8.2.3 Размещение дел и книг в хранилище

Размещение дел в хранилищах должно проводиться с учетом:

• создании оптимальных условий хранения для документов;

• ежедневного движения дел (прием и выдача дел);

• оперативного использования документов.

Дела хранятся в коробках на стеллажах или в шкафах. Запор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки должен быть не менее 5 см для обеспечения циркуляции воздуха. В отделах муниципальных образовании допускается хранение дел не в коробках в связи с особенностями конструкций стеллажей (т.е. в тех отделах, где стеллажи нестандартные, и коробки не соответствуют размеру стеллажей, разрешается хранить дела в палках).

Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, секции, полки нумеруются. Помещения, если их несколько, рекомендуется нумеровать буквенными индексами или цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются арабскими цифрами слева направо от входа, а полки на стеллажах (шкафах) - арабскими цифрами сверху вниз слева направо. В целях наиболее быстрого поиска дел, книг и т.п. составляются топографические указатели: постеллажные, при наличии нескольких хранилищ составляется общий топографический план (схема). Изменения, происходящие в размещении дел, должны своевременно отражаться в топографическая указателях.

8.2.4Правила и порядок выдачи дел из хранилища

Дела, подразделы и книги выдаются из хранилища сотрудникам Управления по заявкам отправленным либо в системе АИС "Юстиция". При составлении заявки на получение дел из архива Управления без проведения регистрационных действий по данному объекту, (для использования его как справочного или информационного материалах обязательно указывается номер входящего документа, к которому запрашивается дело либо канцелярский номер документа для идентификации дел (протокол № 2 оперативного совещания заместителя руководителя Управления Федеральной регистрационной службы по Новосибирской области от 11.12.2009г.).

Выдача дел из архива осуществляется с обязательным составлением ведомости передачи в АИС «Юстиция». Выдача книг учета из архива осуществляется по журналу учета выдачи книг.

Выдача дел во временное пользования из отдела ведения ЕГРП (далее - отдел), в территориальные отделы, либо обратно осуществляется только через сотрудников отдела ведения ЕГРП, ответственных за хранение дел, с обязательным составлением ведомости передачи в АИС «Юстиция» или в рукописном варианте.

При передаче дел из территориальных отделов в отдел ведения ЕГРП и из Управления в территориальные отделы дела проверяются на наличие и целостность документов и подразделов ЕГРП. Ведомости передачи составляются в АИС «Юстиция» или в рукописном варианте в двух экземплярах, один экземпляр остается у передающей стороны, второй - у принимающей.

Сотрудники Управления имеют право использовать в работе архивные дела, не допуская изъятия каких-либо документов из него и внесения неоговоренных поправок, недопустимы пометки на титульных листах дел. Сотрудники Управлении в период работы с архивным делом вне помещении архивного хранилища несут персональную ответственность за сохранности архивного дела.

Запрещается передача дел от одного сотрудника к другому без составления ведомостей передачи в АИС «Юстиция».