7.1.2 Брошюрование дел

При подготовке дел к брошюрованию из документов удаляются все металлические предметы (скрепки, скобы).

При невозможности вшить в дело документ (квитанция об оплате либо другой документ небольшого размера) этот документ наклеивается на лист формата А4 или А5.

Документы, расположенные в установленном порядке, выравниваются по верхнему и левому краям и прошиваются на четыре равноудаленных прокола. Последующие документы подшиваются к делу по имеющимся прокатам.

Дело прошивается белыми нитками №№0 или 00, начиная с первого верхнего прокола. Узел завязывается у первого верхнего проката на оборотной стороне дела. Концы нитей должны быть длиной 5 см.

Листы больших размеров складываются до размеров формата А 4.

Все листы дела, кроме внутренней описи и заверительного листа, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу графическим карандашом. При наличии любой другой нумерации на листах необходимо ее зачеркивать. Нумерации листов в томе дела сквозная, количество листов тома должно быть в пределах 250, при толщине не более 4см. Допускается деление дела на тома, если количество листов в деле либо толщина тома превышает требуемое.

7.1.3 Передача дел и книг учета документов на хранение

Сброшюрованные в установленном порядке дела передаются на хранение в архивное хранилище в порядке делопроизводства.

Книги учета документов передаются в архив управления прошитыми, пронумерованными и заверенными в соответствии с правилами ведения книг учета документов. Прошитая и заверенная книга может быть помешена в жесткий переплет с указанием на нем наименования книги и ее номера.

8.2.2 Хранение документов единого государственного

РЕЕСТРА ПРАВ

8.2.1 Хранение дел правоустанавливающих документов

Дело, сброшюрованное в соответствии с требованиями данных методических рекомендаций, передается в архивное хранилище для постановки на учет и хранение.

Дело может храниться в отдельной папке или в нескольких папках (с указанием на титульном листе номера тома дела в порядке возрастания). Постановка дел на архивное хранение включает в себя:

• приобщение в АИС «Юстиция» описанных и сброшюрованных пакетов документов с типом «принятые документы» к объекту архивного учета, имеющему тип дела «правоустанавливающие документы» (процедура объединения).

• перемещение в АИС «Юстиция» томов «объектов архивного учета» в соответствующие местонахождение («архив» или «проверка в архиве») посредством составления ведомости передачи.

• внесение данных в электронную картотеку при первичном поступлении дела на постоянное хранение.

Ведение электронное картотеки архивных дел в АИС «Юстиция» осуществляют сотрудники отдела ведения ЕГРП, ответственные за хранение дел (в территориальных отделах - специалист, отвечающий за хранение дел). Данные сотрудники вносят присвоенные архивные номера в окне «Объект архивного учета» во вкладке «Тома», идентифицирующие местоположение дела в архиве. При использовании обобщенных указателей (перечня объектов, в котором указано, например: ул. Советская, д д. 1-10), внесение данных в электронную картотеку не требуется.

Том дела закрывается при:

• накоплении объема свыше 250 листов и открывается новый том дела. При создании нового тома дела сотрудником отдела ведения ЕГРП, ответственным за хранение дел (в территориальных отделах - специалистом, ответственным за хранение дел) создается том в электронном виде с использованием АИС «Юстиция».

• в случае прекращения существования объекта недвижимого имущества в результате преобразования (ликвидации). На титульном листе дела ликвидированного объекта делается надпись о ликвидации объекта и о причине ликвидация, также указывается кадастровый номер (номера) вновь образованного объекта (объектов) недвижимости. На титульных листах вновь открываемых дел делаются ссылки на предыдущие кадастровые номера ранее существовавших объектов недвижимости и надпись о вновь образованном (преобразованном) объекте. В аналогичном порядке совершаются записи на титульных листах дел по тем объектам, по которым произошло изменение кадастрового номера или адреса.

При закрытии дела (тома), ко внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Итоговая запись также составляется при закрытии дела (тома), содержащего невыданные документы в «закрытой» мультифоре.

К делу подшивается бланк заверительного листа, составленный по установленной форме, В нем указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела: наличие литерных, пропущенных и неформатных листов. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Запрещается выносить лист- заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

При изменении кадастрового номера или адреса объекта недвижимости формируется новая карточка учета и выдачи дел с указанием предыдущего кадастрового номера или адреса (только в тех отделах, где есть картотека на бумажных носителях) Старая карточка уничтожается.

При закрытия дела (тома) концы нитей, которыми прошивается дело, выводятся на последний лист дела, закрепляются бумажной пломбой клеем ПВА. На пломбе ставится подпись сотрудника с указанием Ф.И.О., закрывающего дело, дата и печать, либо па бумажной пломбе ставится штамп о закрытии дела (тома).

Периодически проводится систематизация дел с внесением изменений в топографию хранилища.

На коробки, в которых хранятся дела, наклеивается указатель - с перечнем дел, находящихся в них, с указанием порядкового (архивного) номера дела, адреса объекта (при необходимости кадастрового номера и номера тома дела). Допускается использование обобщенных указателей.

Схема систематизации - географическая. Систематизация дел проводится с соблюдением следующих принципов: административно-адресного и единого объекта недвижимости. Для городов: районы в городе, кварталы, микрорайоны, улицы, дома, квартиры. В сельской местности населенные пункты, садовые, дачные товарищества и т.п. Систематизация проводится в алфавитном порядке. Сначала в алфавитном порядке выстраиваются населенные пункты, затем также в алфавитном порядке выстраиваются улицы в населенных пунктах и т.д. Номера домов, квартир, участков - по возрастанию.

Если существует несколько объектов с одним и тем же адресом (например, дом и земельный участок, несколько нежилых помещений в одном здании и т.п.), то на коробке помимо адреса указывается кадастровый номер каждого объекта также в порядке возрастания.

Сотрудник отдела ведения ЕГРП, ответственный за хранение дел (в отделах муниципальных образований - специалист, ответственный за хранение дел) записывает показания гигрометра и термометра в определенные дни в одно и тоже время суток в журнал для своевременного контроля за влажностным и температурным режимом в хранилище (1 раз в неделю). В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим температура 17-19 градусов и относительная влажность воздуха 50-55%.

Дела хранятся в коробках или папках на стеллажах (в шкафах, сейфах) в горизонтальном или вертикальном положении.

Расстановка коробок на полках стеллажей и плотность заполнения коробок делами производится таким образом, чтобы обеспечивалось свободное, без усилий перемещение коробок, вынимание и вкладывание дел. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте выполнение этого требования обеспечивается хранением документов в папках, коробках (боксах ) в шкафах и на стеллажах закрытого типа.

В помещенная хранилищ проводится систематическая влажная уборка. Не реже одного раза в год (по возможности чаще) проводится обеспыливание пылесосом стеллажей, шкафов, коробок.

Не допускается хранение документов на полу, на подоконниках, в неразобранных кипах. Перемещение и транспортировка дел производятся с соблюдением требований, обеспечивающих физическую сохранность документов, защиту от механических повреждений, высокой влажности, осадков.