Назначение отчетов
Отчет — это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.
Структура отчёта отличается от структуры формы только большим количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.
Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула номера страницы выполняется команда Вставка / Номера страниц. Этот элемент можно перемещать из области колонтитула в другие области, например в область заголовка отчёта, если указатель мыши принимает форму ладони.
Редактирование структуры отчёта выполняется в режиме Конструктор. Для запуска режима в окне базы данных маркируется имя созданного отчёта и выполняется щелчок на кнопке Конструктора.
Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:
Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчет позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.
В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.
Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.
В работе построены отчеты:
«автоотчет в столбец», который создан по таблице «билеты»
«автоотчет ленточный» по запросу «Запрос2 итоговый»; отчет имеет расчетную строку, в которой вычисляется стоимость билета со скидкой в 50%
«кассир», отчет в котором подводились итоги по продажам билетов двумя опытнейшими кассирами и вычислялась общая выручка
«классы (отчет с группировкой)», в котором использовалась операция группировки, подводился итог, выраженный в денежном виде, по продаже билетов в зависимости от класса обслуживания, там же показывалась максимальная цена билета по обслуживаемым классам.
«Пассажиры(мастер отчетов)», отчет который создан по таблицам «пассажиры» и «билеты»
«Связи для bdvaleria(конструктор отчетов)», показывающих схему связи.
В данном отчете были использованы элементы WordArt; с помощью контекстного меню Свойства был изменен цвет фона, тип фона, шрифт, размер, выравнивание и т.д. Благодаря этому, каждый отчет может быть уникальным.
На примерах убедились, что отчет является важным средством извлечения информации из БД.