I. Для организаций, имеющих самостоятельный баланс

А. Исходные плановые и контрольные цифры:

— общий объем реализации услуг, работ и продукции;

- объем реализации услуг предприятиям и организациям;

— объем реализации услуг, работ и продукции населению;

— доход (прибыль);

— важнейшие показатели развития;

— валютная выручка.

Б. Заказы местной администрации города (или госзаказы). В. Экономические нормативы:

— отчислений от дохода и прибыли в госбюджет;

— отчислений от дохода и амортизации в фонд производствен­ного и социального развития;

— отчислений на образование фонда материального поощрения и фонда заработной платы, когда они формируются как остаток хозрасчетного дохода после отчислений в фонд производственного и социального развития;

— отчислений для образования валютного фонда.

Г. Лимиты капитальных вложений для нового строительства или решения особо важных задач.

Д. Нормативы распределения материально-технических ресур­сов по подразделениям.

II. Для структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса (отделы, филиалы и отделения)

А. Исходные плановые и контрольные цифры:

— общий объем реализации услуг, работ и продукции по под­разделению;

— объем реализации услуг предприятиям и организациям;

— объем реализации услуг, работ и продукции населению,

— доход (прибыль) подразделения;

— важнейшие показатели развития подразделения;

— заказы местной администрации города или государственные;

— показатели качества услуг, работ и продукции подразделения.

Б. Экономические нормативы:

— лимиты расходования сырья, материалов, электроэнергии;

— лимит расходования валюты;

— затраты на 1 рубль реализации услуг, работ и продукции;

— фонд заработной платы подразделения;

— фонд производственного и социального развития подразделения;

— фонд материального поощрения подразделения. Источники финансирования выставочно-ярмарочной деятельности

можно подразделить на две группы:

I. Производственные активы, стартовый капитал и накопления, в том числе:

— оборотные средства;

— фонд развития;

— рисковый фонд;

— краткосрочное кредитование;

— проценты от кредитов другим организациям;

— целевое бюджетное финансирование заказов с оплатой факту выполнения;

— капитальные вложения и долговременные кредиты;

— спонсорские взносы и инвестиции;

— ценные бумаги.

II. Авансирование работ участниками и соорганизаторами выставки:

— целевое бюджетное авансирование заказов;

— предоплата аренды выставочных площадей;

— предоплата проектирования и строительства выставочных стендов:

— предоплата пристендовых услуг;

— предоплата издания официального каталога выставки и другой рекламы;

— авансы и предоплаты торговых, посреднических и других партнеров.

При определении конкретных источников финансирования следует обращать внимание на разнообразие возможных вариантов в зависимости от типа действующих выставочных предприятий, их форм собственности, юридического статуса или специализации.

5.2. Затраты и ценообразование при подготовке и проведении выставок

Наряду с источниками финансирования для эффективной выставочной деятельности важнейшее значение имеет структура производственных и непроизводственных затрат и опыт балансирования ими. Работы по проектированию, художественному оформлению и обеспечению функционирования выставок, проведение сопутствующих мероприятий (семинаров, культурных программ, деловых встреч и т.п.) требуют существенных материальных вложений и финансовых затрат. Эти затраты ложатся в основу формирования себестоимости и расчетных цен выставочных работ и у луг. Менеджер, контролирующий процесс ценообразования, дол жен хорошо разбираться в составе затрат и механизме обоснования стоимости.

Типовые затраты производственно-хозяйственной деятельно­сти. Для определения объемов и себестоимости работ по подго­товке и проведению выставки составляется документ «Смета за­трат». Это таблица, в которой построчно (постатейно) перечисляются и в соответствующих графах оцениваются в количествен­ном и стоимостном выражении работы, оплата труда, сырье и материалы, цена за единицу, суммарный объем. В последней графе указывается расчетная суммарная стоимость статьи. Дела­ется это на основе калькуляций расходов или установленных нормативов. Путем суммирования стоимостей по каждой статье получают общую стоимость подготовки и проведения мероприя­тия. Рассмотрим типовой состав затрат на организацию выстав­ки. Он примерно следующий:

1. Затраты на творческую подготовку выставки: проведение творческих конкурсов, гонорары творческим работникам за разра­ботку концепций выставки, творческого проекта или идеи, составле­ние текстов, написание сценариев, на проекты художественно-графического оформления, прочие расходы, связанные с творчест­вом. Оплата творческих работ государственными предприятиями осуществляется по ставкам Министерства культуры, а коммерчески­ми организациями — по договорным ценам или действующим рас­ценкам фирмы.

2. Затраты на информацию о выставке, полиграфическую и на­ружную рекламу, рекламу выставочного мероприятия в СМИ, на ра­дио и телевидении.

3. Затраты на техническую подготовку выставки и реализацию проекта, т.е. затраты на зарплату административного, исполнительного и вспомогательного персонала, на приобретение материалов и изго­товление оборудования, плата за аренду и прокат оборудования и технических средств, на транспортировку выставочных грузов (обору­дования, материалов, экспонатов и пр.), затраты на монтаж стендов и оборудования, затраты на страхование выставки.

4. Затраты на эксплуатацию выставки: оплата обслуживания арен­дуемых площадей и служебных помещений, оплата электроэнергии, во­ды, противопожарной охраны, работы служб безопасности, телефон­ной связи и телекоммуникаций, затраты на вознаграждения, поощре­ния и награды.

5. Затраты на представительские продукты и сувениры.

6. Затраты на проведение сопутствующих мероприятий: семина­ров, конференции, встреч специалистов, презентаций, на конкурсы лучших экспозиций и экспонатов и т.п.

7. Затраты на закрытие и демонтаж выставки, приведение в поря­док помещений и сдачу их в надлежащем состоянии.

«Смета затрат» после согласования с руководством становится основой для утверждения бюджета выставки, выделения средств исполнителям и контроля оплаты последующих операций и работ установления расценок на разные выставочные услуги и работая возмещающих произведенные затраты и формирующих прибыль, определения долей затрат, списываемых на себестоимость производства или прибыль и т.п.

В данном разделе нет необходимости демонстрировать многообразие видов смет или детальные калькуляции постатейных стоимостей, поэтому здесь приводятся только типовые формулы примеры.

Себестоимость выставки и ценообразование выставочных услуг Механизм определения себестоимости и расценок на работы услуги по выставкам примерно следующий. Предположим, что размер общих затрат по выставке в павильоне площадью 10 тыс. кв. м в соответствии с утвержденным бюджетом составит З т.об = = 20 млн руб. Разделив общие затраты на размер площади павильона, получают себестоимость 1 кв. м этой площади С использования ее в последующих расчетах. В нашем случае будет равно 2 тыс. руб.:

20 000 000 руб.

С = --------------------- = 2000 руб. / кв.м.

10 000 кв.м.

Но это вся площадь павильона, так называемая площадь «брутто». А участникам выставки сдается только ее часть. Обычно арендуемая участниками выставки экспозиционная площадь (нетто) составляет 50—70% площади павильона. Остальная площадь используется для организации маршрутов посетителей, проходов между стендами, лестничных маршей, зон рекреации и отдыха, служебных вспомогательных помещения и т.п. Эти части площадей и помещения считаются «площадью общего пользования». Возмещение затрат на их содержание, оформление и эксплуатацию может быть реализовано двумя путями. При платном входе на выставку средняя стоимость 1 кв. м умножается на размер площадей «общего пользования», а полученная сумма используется для определения стоимости входного билета. В простейшем варианте цена входного билета Ц вх.б. рассчитывается путем деления 30% себестоимости «площади общего пользования» (6 млн руб.) на число ожидаемых посетителей выставки (20 тыс. чел.). Тогда:

Ц вх.б. ⁼ 6 млн руб.: 20 тыс. чел. = 30 руб.

Планируемые доходы от входных билетов в бюджете выставки относят на статью «Сборы с посетителей». Иногда планируется окупить часть этих затрат не только за счет стоимости входных билетов, но и стоимости участия специалистов в семинарах, конференциях и других сопутствующих выставке мероприятиях. Тогда для этих мероприятий устанавливается соответствующая «Стоимость участия », например, по количеству мест в зале или по количеству заявок на участие.

Если же признается целесообразным сделать вход на выставку бесплатным, затраты на «площади общего пользования» раскла­ниваются на экспонентов. В таком случае средняя себестоимость 1 кв. м. площади, предоставляемой экспонентам, рассчитывается делением общих затрат только на размер чистой экспозиционной площади.

Предположим, что чистая экспозиционная площадь в павиль­оне составит только 50% общей, то есть 5000 кв. м. Тогда себе­стоимость ее 1 кв. м, сдаваемого в аренду участникам С1 составит уже 4 тыс. руб.:

20 000 000 руб.

С ₁ = ------------------- = 4000 руб./кв. м;

5000 кв. м

Затем планово-финансовая служба по средней себестоимости и планируемой прибыли, устанавливает конкретные расценки на 1 кв. м экспозиционной площади в разных местах павильона, дифферен­цируя их по категориям привлекательности, выгодности, удобства, заинтересованности и т.д. В лучших местах устанавливаются повы­шенные наценки, а за места, малопривлекательные или пользую­щиеся меньшим спросом, делаются скидки.

Чтобы обеспечить не только возмещение затрат, но и получение прибыли, расчеты производят с учетом необходимой рентабельно­сти хозяйственной деятельности и к утвержденным общим затратам на выставку добавляются будущие платежи, перечисления в фонды, налоги, приплюсовывается расчетная прибыль и, таким образом, получают отчетно-плановый показатель — «Объем работ». Как это делается?

В нашем случае при плановом уровне рентабельности Р = 50% торговая наценка к себестоимости Т_н составит 10 млн руб.:

20 000 000 руб. x 50 %

Т_н = ------------------------------- = 10 000 000 руб.

100 %

Тогда с надбавкой к. общим затратам показатель называемый «Объемом работ» О_р будет оценен в 30 млн руб.:

О_Р = З_т.об + Т_н = 20 млн руб. + 10 млн руб. = 30 млн руб.

Теперь разделив объем работ О_р на 5000 кв. м чистой экспозиционной площади, получаем среднюю стоимость аренды 1 кв. м. площади в павильоне для экспонентов Ц_с.ар.

30 000 000 руб.

Ц_с.ар. = -------------------------- = 6000 руб. / кв.м;

5 000 кв.м

Затем по средней цене для разных зон павильона устанавливаются конкретные расценки для арендаторов. Расценки на различные участки экспозиционной площади дифференцируются по категориям с помощью коэффициентов значимости места. На участках в конце маршрута, в тупиковых зонах и т.д. цена аренды снижает а для наиболее удобных и выгодных площадей — наоборот, она повышается. Аналогично устанавливаются расценки на аренду типовых боксов для офисов и стендов (рядный, угловой, остров и т.п.) фиксированными размерами. Эти размеры могут быть, например: 2м x 2м; 2м х 4 м; 4м х 4м; 4м х 8м; 4м х 12м; 4м х 16м; 4м х 20м; 6м х 24м, и т.д. Оплата конкретного стенда будет соответственно меняться в зависимости от его типа и площади.

Образец

Расценки на аренду необорудованной выставочной площади с учетом коэффициентов

Сектор	Общая пл. (кв. м)	Цсар (руб)	Коэфф.	Цена 1 кв. м
1	1000	6000	1,5	9000 руб.
2	1000	6000	1,2	7200 руб.
3	1000	6000	1,0	6000 руб.
4	1000	6000	0,8	4800 руб.
5	1000	6000	0,5	3000 руб.

Стоимость проектирования и строительства нетипового (эксклюзивного) выставочного стенда калькулируется и обсчитывается отдельно, а работа по его строительству осуществляется на дополнительных договорных условиях после получения заказа.

Для обоснования других наценок разрабатываются разные до­полнительные показатели, например затраты приходящиеся на рабочий день выставки.

Разделив затраты по выставке на количество дней ее работы можно оценить, во что обходится 1 день ее работы.

Например, выставка работает 5 дней. Тогда затраты на 1 день ее работы С_д составят 4 млн руб.

20 000 000 руб.

С_д. = --------------------------- = 4 000 000 руб./день;

5 дней

По этой величине можно определять разные характеристики, например, эффективность работы выставки за день. Это может быть эффективность организации деловых контактов Э_ДК (по числу проведенных встреч, заключенных за день контрактов или сделок) или, во что обошелся организатору один посетитель выставки Э_д п. по числу зарегистрированных посетителей.

Э_д.к. ⁼ 4 млн руб.: 500 контактов = 8 тыс. руб.

Э_д.п. ⁼ 4 млн руб.: 4000 чел./день = 1000 руб.

Следует добавить, что в выставочной практике себестоимость (как и в любом другом хозяйстве) складывается из производст­венных и внепроизводственных затрат. Производственные затра­ты — это непосредственные затраты на производство работ, а внепроизводственные затраты — сопутствующие расходы, с про­изводством выставочных работ и услуг непосредственно не свя­занные и просто списываемые на себестоимость по статьям сме­ты «Внепроизводственные затраты». Кроме того, в смете преду­сматриваются статьи: «Прочие затраты» или «Непредусмотрен­ные затраты». Состав себестоимости подготовки и проведения выставки складывается из множества элементов затрат. Для удобства расчетов или сравнения вариантов используют интегри­рованные, универсальные или «приведенные к базе показатели», например:

а) затраты и себестоимость на содержание 1 кв. м чистой выста­вочной площади в период между выставками;

б) затраты и себестоимость на застройку и эксплуатацию 1 кв. м художественно оформленных площадей в период проведения выставок;

в) среднегодовые затраты или себестоимость эксплуатации 1 кв. м площадей и т.д., и т.п.

И все это нужно уметь достоверно обсчитать, что бывает доста­точно сложно сделать по всем правилам. Поэтому в некоторых ор­ганизациях (особенно, в начинающих, где нет статистики по пре­дыдущим мероприятиям) расчеты ведут «от обратного». Сначала путем маркетинговых исследований рынка выставочно-ярмарочных услуг выявляют существующие расценки на работы и услуги раз­личных фирм. Затем, исходя из местных условий и возможностей, с учетом уровня и качества услуг и работ устанавливают расценки для потребителей и клиентов, т.е. просто подгоняют под расценки сметы затрат, калькуляции, себестоимость и другие расчетные показа­тели. Этот прием применяется еще и в случаях многовариантных расчетов, например, когда предварительные прикидки показывают, что выявленные затраты не укладываются в утвержденный бюджет выставки. Тогда начинаются повторные расчеты с поиском наибо­лее экономного варианта.

Бизнес-планы выставочных организаций. Поскольку в России итоги работы подводятся поквартально и в конце года, для лучшей организации работ и управления производственно-хозяйственными процессами предприятия традиционно планируют свою деятель­ность накануне этих периодов.

Особое значение для проведения хозяйственной политики, выбора тактики и стратегии выставочной организации приобре­тают экономические программы, которые теперь чаще называют бизнес-планами. В сущности, это комплект документов с техни­чески обоснованной программой выставок или ярмарок на оче­редной год, где по каждой выставке делается экономическое обоснование ожидаемых результатов. Все чаще такие же доку­менты называют выставочными проектами. А бизнес-план — это итоговый документ (как правило, в табличной форме) с разнесенными по соответствующим графам названиями выста­вок с сопутствующими мероприятиями, затратами, выручкой и прибылью. В случае необходимости показатели могут быть разби­ты поквартально или помесячно.

В основе всех программ и проектов лежит «Сводная смета за­трат по выставкам», составленная на основании смет затрат по ка­ждой выставке года.

Таким образом «Сводная смета затрат» — это комплект смет затрат по каждой выставке плюс итоговая смета, суммирующая показатели по соответствующим статьям смет затрат по каждой выставке.

Например, если проектом или программой деятельности пред­приятия намечается провести 12 выставок за год, то «Сводная смета затрат» будет состоять из 13 документов (12 смет по каждой выстав­ке и Сводная смета затрат).

Руководством организации утверждается только итоговый доку­мент, по которому определяется годовой бюджет на проведение вы­ставок. Остальные сметы просто визируются ответственными ис­полнителями, так как в следующем году в зависимости от склады­вающихся экономических условий они обязательно уточняются, корректируются и утверждаются перед началом подготовки очеред­ной выставки.

Образец

Утверждаю Директор фирмы

«_»____2002 г.