Тема 3. Обработка текстовых электронных документов.
Лекция 3/1. Подготовка документов на ПЭВМ.
Учебные и воспитательные цели:
1. Раскрыть назначение, состав и возможности систем подготовки документов.
2. Раскрыть этапы и содержание подготовки документов на ПЭВМ.
3. Раскрыть характеристики текстовых и графических редакторов для ПЭВМ.
Учебные вопросы и расчет времени:
1.Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел……………..30 мин.
2.Этапы подготовки документов……………………………………30 мин.
3.Текстовые и графические редакторы ПЭВМ……………………..30 мин.
1. Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел.
Во многих областях профессиональной деятельности человека существует необходимость в работе с документами различного вида. При этом одни специалисты документы разрабатывают, другие используют их в повседневной деятельности, в том числе; и при реализации управленческих функций. Естественно, что наиболее трудоемким и в то же время творческим является процесс разработки содержания документа. Однако для того, чтобы содержание документа было правильно и своевременно воспринято пользователями, требуется грамотно, быстро и с высоким качеством оформить документ. Оказывается, что эта, вообще говоря, рутинная работа занимает достаточно много времени, а качество документов подчас остается невысоким при исполнении вручную.
Широкое внедрение персональных ПЭВМ в деятельность различных должностных лиц позволило значительно ускорить процесс подготовки документов, а также повысить качество их текстовой и графической частей. Средством подготовки документов на ПЭВМ являются специальные программы, называемые текстовыми процессорами или текстовыми а также графическими редакторами.
1. Классификация документов
Документы могут быть текстовыми и графическими. Графические документы по сути являются иллюстративными материалами, как правило, прилагающимися к текстовым документам и могут содержать любые рисунки, диаграммы и т.п. Такие документы в настоящее время с большим успехам подготавливаются на ПЭВМ с помощью так называемых графических редакторов.
Текстовые документы разнообразны. Рассмотрим кратко три наиболее известных вида текста; прозаический, табличный, программный.
Прозаический текст наиболее распространен: книги, статьи, техническая документация, письма, приказы, отчеты и т.п. В общем виде такие документы можно представить состоящими из страниц, страницы - состоящими из строк, строки - состоящими из символов.
Каждый символ в тексте однозначно определен номером страницы, номером строки на этой странице и номером позиции в строке. Строки в свою очередь могут состоять из подстрок, что характерно при записи различных формул.
Табличный текст распространен достаточно широко. Элементами структуры такого текста являются клетка, строка, столбец.
Каждая клетка таблицы может содержать собственный вид текста.
Программный текст представляет собой исходные тексты программ, написанных на алгоритмических языках. Элементами структуры здесь являются символ, слово, строка.
Как показывает практика, наиболее часто используемыми являются так называемые смешаныые тексты, в которых прозаическая часть перемежается таблицами, формулами, рисунками и т.д.