Технология выполнения операций Сортировка

Пошаговые инструкции

1. Выделить сортируемую таблицу с первой строкой имен полей;

2. выбрать пункты меню Данные/Сортировка;

3. установить главный признак сортировки: имя поля, по которому производится главная сортировка;

4. указать точкой порядок сортировки: по возрастанию (от меньшего числа к большему или от А до Я) или убыванию (от большего числа к меньшему или от Я до А);

5. при сложной сортировке, когда, кроме главного признака, указывается следующий признак, необходимо указать соответствующее имя поля второстепенного признака и также порядок, как в п. 4. Для следующего признака действия аналогичны.

6. OK.

Примечания

Необходимо помнить о том, что в случае выделения только того столбца, по которому происходит сортировка, остальная информация останется на прежнем месте, и не будет соответствовать элементам отсортированного поля.

Сортировка может производиться не только по элементам столбца, но также и по элементам строки. Режим сортировки по строке устанавливается при активизации кнопки Параметры, установки флажка на режиме «Сортировать столбцы диапазона». OK.

Подведение итогов

Пошаговые инструкции

1. Провести сортировку таблицы по полю, по которому подводятся итоги;

2. установить курсор на любую ячейку таблицы;

3. выбрать команды Данные/Итоги;

4. в диалоговом окне установить имя отсортированного поля в разделе «При каждом изменении в»;

5. установить вычисляемую итоговую функцию в поле «Операции»;

6. в поле «Добавить итоги по» указать флажком поля, по которым подводятся итоги;

7. при необходимости изменить установленные режимы, располагаемые в нижней части диалогового окна;

8. OK.

Примечание

Удаление промежуточных итогов указанной таблицы производится с помощью выполнения последовательности команд Данные/Итоги/Убрать все.

Фильтрация

Данная операция может быть выполнена двумя способами:

• С помощью автофильтра (искомая информация выделяется в исходной таблице за счет сокрытия остальной);

• с помощью расширенного фильтра (при отборе информации используется сложный критерий с применением встроенных функций, причем, результат поиска может быть оформлен в виде отдельной таблицы).

Автофильтрация

Пошаговые инструкции

1. Выделить фильтруемую таблицу;

2. установить режим автофильтрации, вызвав команды Данные/Фильтр/Автофильтр. В результате в нижнем правом углу каждого имени поля таблицы (в первой строке) появится кнопка выпадающего меню вариантов фильтрации:

2. «(Все)» - показ исходной таблицы полностью;

2.2 «(Первые 10…)» – показ первых десяти строк;

2.3 «(Условие…)» - формирование простого или составного (из двух) условия;

2.4 несколько строк, в каждой из которых указаны повторяющиеся значения признака.

3. в поле таблицы, отображающем данные, по которым необходимо провести отбор, активизировать кнопку меню фильтрации;

4. записать критерий;

5. провести аналогичные пунктам 3 и 4 действия со следующими полями.

Примечание

Пункт 5 выполняется в случае фильтрации с составным критерием, т.е. при установленных условиях по нескольким полям.

Формирование критерия в режиме «Условие…»

Пошаговые инструкции

1. Щелкнуть на кнопку-стрелку/Условие…;

2. в диалоговом окне слева установить логическую операцию (равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, содержит, не содержит и т.д.);

3. в правой строке набрать константу (текст, число, дату и т.п.);

4. при сложном условии для связывания условий назначить режим точкой (и/или). Аналогично п. 3 назначить второе условие;

5. OK.