Теоретические вопросы по дисциплине «Организация секретарского обслуживания»

1. Ступени карьерного роста секретаря. Категории секретарей. Деловые и личностные качества секретаря.

2. Организация приема посетителей.

3. Ведение телефонных переговоров.

4. Подготовка командировок.

5. Подготовка и обслуживание совещаний.

6. Организация презентации и приема.

7. Планирование рабочего дня секретаря.

8. Оборудование рабочего места секретаря.

9. Культура делового общения с посетителями.

10. Требования к внешнему виду секретаря.

Содержание разделов и тем, включенных в программу по дисциплине «Организация секретарского обслуживания»

Тема № 1. Ступени карьерного роста секретаря. Категории секретарей. Деловые и личностные качества секретаря

Понятие «секретарь». Роль и место секретаря в структуре управления. Организационное и информационно-документационное обслуживание – главная обеспечивающая функция управления. Категории секретарей: секретарь – помощник руководителя, секретарь-референт, секретарь учреждения, секретарь структурного подразделения и т.п.

Квалификационные требования к должности секретаря. Профессиональные требования к различным категориям. Соотношения творческих, логических и технических видов работ. Требования к личным качествам секретаря.

Тема № 2. Организация приема посетителей

Категории посетителей: сотрудники организации, сотрудники других организаций, посетители по личным вопросам. Организация приема посетителей. Время приема.

Определение срочности и первоочередности приема. Направление посетителей к другим должностным лицам. Технология организации приема: запись. Представление руководству, перенос приема и т.п.

Обязанности секретаря во время приема посетителей руководителем. Визитные карточки.

Тема № 3. Ведение телефонных переговоров

Виды телефонных переговоров. Правила служебного телефонного общения. Фильтрация телефонных звонков руководителю. Запись телефонных сообщений. Прием и передача телефонограмм. Типовой формуляр телефонограммы.

Тема № 4. Подготовка командировок

Понятие командировки. Подготовка проекта приказа о командировке. Командировочное удостоверение. Составление программы командировки. Подготовка и подбор документов. Обработка материалов командировки. Регистрация командировочных удостоверений.

Тема № 5. Подготовка и обслуживание совещаний

Место и значение совещаний в управленческой деятельности. Виды совещаний. Организационно-технические мероприятия по подготовке совещаний: составление повестки дня, определение круга участников, составление приглашений, оповещение участников, составление уточненного списка участников, подготовка материала для рассмотрения на совещании (сбор и размножение), заказ гостиницы, заказ транспорта, организация культурно-массовых мероприятий, выбор и проверка готовности помещения, подготовка технических средств. Подготовка видеоконференций.

Роль секретаря в обслуживании совещания. Встреча участников. Значение этого этапа обслуживания совещания. Регистрация участников, ее цели. Раздача материалов. Роль секретаря во время проведения совещания. Порядок документирования совещания: стенограмма, фонограмма, видеозапись, протокол. Требования к ведению и оформлению протокола.

Тема № 6. Организация презентации и приема

Место и значение презентации и приема в управленческой деятельности. Виды презентации и приема. Организационно-технические мероприятия по подготовке презентации и приема: составление специального информационного досье, определение круга участников, составление приглашений, оповещение приглашенных, составление уточненного списка приглашенных, порядок их размещения, подготовка материала для рассмотрения на совещании (сбор и размножение), заказ гостиницы, заказ транспорта, организация культурно-массовых мероприятий, выбор и проверка готовности помещения, подготовка технических средств. Роль секретаря в подготовке презентации и приема. Встреча приглашенных. Значение этого этапа обслуживания презентации и приема. Роль секретаря во время проведения презентации и приема.

Тема № 7. Планирование рабочего дня секретаря

Важнейшая задача секретаря – разгрузка руководителя. Зависимость плана рабочего дня секретаря от плана рабочего дня руководителя. Повседневные виды работы секретаря. Виды работ, согласованные по времени с работой руководителя: подписание документов, прием сотрудников организации, прием граждан, проведение оперативных совещаний (ежедневные, еженедельные) и т.д. Непредвиденные ситуации в работе секретаря. Ежедневный порядок начала и окончания рабочего дня секретаря. Соблюдение режима труда и отдыха. Перерывы, физкультурные паузы. Санитарные нормы при работе на компьютере. Использование ПК для планирования рабочего дня секретаря.

Тема № 8. Оборудование рабочего места секретаря

Значение рациональной организации рабочего места секретаря. Интерьер приемной, озеленение, необходимая мебель, ее габариты. Зоны рабочего места секретаря: основная, вспомогательная и зона обслуживания, назначение каждой зоны. Виды офисной техники, применяемые в работе секретаря. Оборудование рабочего места офисной техникой и ее размещение. Рабочий стол секретаря.

Тема № 9. Культура делового общения с посетителями

Показатели культуры общения секретаря. Правила приветствия посетителей. Форма общения секретаря с посетителями – беседа. Правила поведения секретаря при общении с посетителями. Умение доброжелательно встретить и проводить посетителя.

Тема № 10. Требования к внешнему виду секретаря

Секретарь – лицо организации. Понятие этики. Основные положения культуры поведения. Особенности профессиональной этики секретаря. Личностные требования к секретарю. Деловой этикет. Внешний вид секретаря: прическа, макияж, одежда, обувь.