Теоретические вопросы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

1. Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документооборота.

2. Организация приема документов. Первичная обработка документов.

3. Организация предварительного рассмотрения документов.

4. Регистрация документов. Формы регистрации.

5. Организация работы с исходящими документами.

6. Организация работы с внутренними документами.

7. Организация информационно-справочной работы.

8. Организация контроля исполнения документов.

9. Работа с письменными обращениями граждан.

10. Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел.

11. Формирование и оформление дел.

12. Передача дел в ведомственный архив. Составление описей.

Содержание разделов и тем, включенных в программу по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Тема № 1. Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документооборота

Служба документационного обеспечения управления, основная задача, функции, типовые структуры, должностной состав, функциональные обязанности, нормирование труда.

Понятие «документооборот», общие принципы организации документооборота, его структура, необходимость учета объема документооборота.

Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию работы службы ДОУ и организацию документооборота. Компьютеризация документооборота.

Тема № 2. Организация приема документов. Первичная обработка документов

Пути поступления документа в учреждение. Прием и первоначальная обработка документов, состав выполняемых работ при первичной обработке документов. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию». Место проставления, состав реквизита.

Организация работы экспедиции как основного подразделения по приему и отправке документов. Механизация процессов первичной обработки документов. Оборудование экспедиции.

Организация доставки документов по назначению. Основные принципы организации курьерской связи.

Тема № 3. Организация предварительного рассмотрения документов

Предварительное рассмотрение документов, его цели. Реквизит «Резолюция», его состав и значение. Требования к оформлению.

Работники службы ДОУ, осуществляющие предварительное рассмотрение документов, их обязанности и права. Подготовка документов для рассмотрения руководством. Типовые сроки рассмотрения документа и передачи его на исполнение.

Тема № 4. Регистрация документов. Формы регистрации

Регистрация документов, ее задачи и цели. Категории документов, не подлежащих регистрации. Основной принцип регистрации.

Регистрация документов как составная часть технологии ДОУ, как процесс создания банка данных о документах организации. Формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы. Правила переноса резолюции в регистрационные формы, внесение других отметок, отражающих маршрут движения документа в учреждение. Особенности регистрации входящих, внутренних и исходящих документов, состав регистрационных индексов.

Тема № 5. Организация работы с исходящими документами

Этапы обработки исходящих документов. Составление черновика или проекта документа. Согласование проекта документа (проставление на документе визы согласования или грифа согласования). Передача документа на удостоверение руководителю (подписание руководителем, при необходимости печать и утверждение). Передача документа на регистрацию, проставление на документе регистрационного номера (индекса) и даты отправления. Экспедиционная обработка исходящих документов. Подшивка 2-го экземпляра исходящего документа (копии) в дело.

Тема № 6. Организация работы с внутренними документами

Этапы обработки внутренних документов. Составление проекта документа. Согласование проекта документа (проставление на документе визы согласования или грифа согласования). Передача документа на удостоверение руководителю (подписание руководителем, при необходимости печать и утверждение). Передача документа на регистрацию, проставление на документе регистрационного номера (индекса) и даты составления. Передача документа исполнителю. Исполнение документа. Проставление отметки об исполнении документа. Подшивка документа в дело.

Тема № 7. Организация информационно-справочной работы

Сущность информационно-справочной работы. Картотеки и классификационные справочники. Организация работы с помощью справочных картотек. Признаки формирования карточек в картотеке. Автоматизированный режим информационно-справочной работы. Поиск и использование информации в автоматизированных информационно-поисковых системах.

Организация работы подразделений службы ДОУ, осуществляющих регистрацию и информационно-справочную работу. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа». Место проставления, состав реквизита и его значение.

Тема № 8. Организация контроля исполнения документов

Реквизит «Отметка о контроле». Значение реквизита, требования к его проставлению.

Понятие контроля исполнения документов, его виды. Подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль исполнения, его функции, права. Принципы организации контроля. Понятие: срок исполнения, типовой срок. Нормативные документы, устанавливающие типовые сроки исполнения. Ручной и автоматизированный контроль, их достоинства и недостатки; применяемая техника. Технология ведения контроля. Правила снятия документов с контроля. Анализ и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Тема № 9. Работа с письменными обращениями граждан

Социальное значение обращения граждан. Виды обращений (предложение, заявление, жалоба), их понятия.

Нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Основные задачи делопроизводственной службы по организации работы с обращениями граждан, ее особенности. Операции по приему, регистрации, контролю исполнения, принятию решений по обращениям граждан. Сроки исполнения. Требования к содержанию ответных документов. Формирование и хранение предложение, заявлений, жалоб граждан. Обобщение, анализ и использование данных о работе с обращениями граждан в аппарате управления.

Тема № 10. Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел

Понятия: дело, номенклатура дел. Значение номенклатуры дел для классификации документов.

Виды номенклатур дел. Порядок составления, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры дел.

Составление сводной номенклатуры дел организации.

Правила хранения дел в делопроизводстве, сроки хранения дел до их передачи в ведомственный архив. Офисная техника, применяемая при текущем хранении дел.

Ответственность за сохранность документов. Порядок выдачи документов и дел во временное пользование.

Тема № 11. Формирование и оформление дел

Порядок формирования дел в делопроизводстве, особенности формирования в дела отдельных категорий документов. Порядок заведения дел с начала делопроизводственного года. Папки для формирования дел.

Понятие оформления дел. Полное и частичное оформление дел: перегруппировка документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь, нумерация листов, внутренняя опись, заверительная надпись, подшивка или переплет документов дела, оформление всех реквизитов обложки дела. Акты о выделении документов к уничтожению и снятию с учета. Оформление дел для оперативного хранения. Дополнительная подготовка дел для длительного хранения.

Тема № 12. Передача дел в ведомственный архив. Составление описей

Подготовка к передаче дел архива организации в ведомственный архив. Информационные характеристики документов и дел. Составление сопроводительной документации.

Опись дел – учетный документ в архиве и делопроизводстве. Описи дел постоянного и временного хранения. Подготовительная работа перед составлением описи: проверка качества формирования дел, их оформление, соответствие количества дел, вносимых в опись, с количеством заведенных по номенклатуре.