МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ
НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ «ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА»
каф.САПР
ЗВІТ
лабораторна робота № 4
на тему:
Створення структури бази даних в середовищі Microsoft Access
з курсу: «Організація баз даних та знань»
Виконала:
ст. гр. КН-23
Нарушинська О.О.
Прийняв:
Головацький Р.І.
Львів 2012
Тема:
Створення структури бази даних в середовищі Microsoft Access.
Мета:
Навчитися розробляти та створювати структури БД в середовищі Microsoft Access.
Індивідуальне завдання:
За допомогою середовища Microsoft Access розробити структуру БД на тему «Крамниця шоколадних виробів», щоб відображались зв’язки всіх типів:
один до одного ;
один до багатьох;
багато до одного;
багато до багатьох;
У результаті виконання повинні бути наведені:
Структура бази даних із вказанням типів зв’язків та їх напрямком.
Скріншоти структури всіх таблиць в режимі конструктора. На наведених скріншотах відобразити всі поля таблиці із вказанням їх типів. Скріншоти створювати при виділеному ключовому полі. Кількість скріншотів повинна бути рівна кількості ключових полів.
Теоретичні відомості.
Реляційні бази даних
Для вирішення складних задач одного файлу з даними буває недостатньо. Припустимо, що необхідно скласти заявку на товари, в якій повинні бути найменування товару і адреса постачальників. Якщо всю цю інформацію зберігати тільки в одній таблиці, поруч з найменуванням товарів, варто було б передбачити також поле для адреси постачальників. Якщо ж один і той самий постачальник має декілька видів товару то дуже багато записів будуть зберігати інформацію, що дублюється: одна і та ж адреса постачальника для різних найменувань товару. Цей спосіб організації бази даних має такі недоліки:
При додаванні у базу даних інформації про новий товар вже відомого постачальника доведеться знову вводити його адресу.
Якщо адреса постачальника зміниться необхідно буде перевірити і обновити всі записи, що містять дану адресу.
При збереженні у кожному записі повної адреси постачальника збільшується об’єм пам’яті, що використовується і затрати часу на управління даними, а пошук записів відповідно сповільнюється.
Підвищується ймовірність помилки (при вводі та опрацюванні).
У подібних ситуаціях більш ефективною є база даних побудована на основі реляційної моделі. Перевага її у тому, що для кожного самостійного набору даних створюється власний файл (таблиця). У описаному прикладі це був би окремий файл найменувань товару і окремий файл постачальників. У файлі найменувань адреса постачальника вказується у вигляді посилання - номер запису файла постачальників, що містить реальну адресу. Номер запису називається також, первинним ключем. Первинний ключ являє собою індекс, тобто відсортований список, який встановлює відповідність між значенням поля та записом в якому це значення міститься. Індекс полегшує пошук всередині великих наборів даних.
Microsoft Access 2000
При проектуванні готового до використання застосування розробникові доводиться робити складну роботу по створенню окремих його компонентів, таких як екранні форми, звіти та запити. Для автоматизації цього процесу в склад пакету Access було включено ряд спеціалізованих програм, що можуть вирішувати подібні задачі. Один з напрямків цих програм називається Design (Конструктор), а другий - Wizard (Майстер, чарівник). Конструктор надає для роботи користувача ряд інструментальних засобів, за допомогою яких можна швидко і просто скласти потрібну конструкцію: форму, запис, звіт.
Проектування бази даних
У Microsoft Access перед тим, як створювати таблиці, форми та інші об'єкти необхідно розробити проект структури бази даних. Правильна структура бази даних є основою для створення ефективної бази даних адекватної вимогам конкретних задач. Процес побудови структури бази даних поділяється на певні етапи, кожен з яких передбачає вирішення однієї групи проблем.
Етапи проектування бази даних :
Визначення мети створення бази даних.
Визначення таблиць, які повинна містити база даних.
Визначення необхідних у таблиці полів.
Визначення індивідуального значення для кожного поля.
Визначення зв'язків між таблицями.
Актуалізація структури бази даних.
Додавання даних і створення інших об'єктів бази даних.
Використання засобів аналізу в Microsoft Access.
Встановлення типу даних поля
Для кожного поля встановлюється тип даних, що визначає вид інформації, яка буде вноситись в дане поле. Тип даних вноситься в колонку Data Type (Тип даних). Access розрізняє наступні типи даних:
Таблиця 1. Типи даних СУБД MS Access
Тип |
Опис |
Text (Текстовий) |
Текстові поля містять текст, довжина якого не може бути більше 2555 символів. Реальна довжина поля встановлюється за допомогою параметра Field Size (Розмір поля) |
Memo (Коментар) |
В Memo-полях зберігається текст довжиною до 64000 символів. Поля цього типу даних не можуть індексуватись. |
Number (Числовий) |
Діапазон допустимих значень визначається параметром Field Size (Розмір поля). Формат чисел вказується в параметрі Format. |
Date/Time (Дата/Час) |
Поля дати/часу містять значення дат та часу в діапазоні від 100 до 9999 р. |
Currency (Грошовий) |
В грошових полях можна зберігати числа з точністю до 15 знаків зліва від коми і чотирьох розрядів після десяткової коми. |
AutoNumber (Автономер) |
Поле лічильника містить число, яке збільшується на 1 автоматично, щоразу після того, як додається новий запис до таблиці. |
Yes/No (Логічний) |
Поле є тригером. Може містити значення Yes/No, True/False, On/Off, що обирається користувачем в залежності від потреб. |
OLE-Object (Об’єкт OLE) |
В OLE-полях розміщуються об’єкти, такі як, наприклад, Excel-таблиця або Microsoft Draw-графіка, опрацьовані OLE-сервером. Розмір поля маже бути до 128 Мб. Поля даного типу не можуть індексуватись. |
Hyperlink (Гіперпосилання) |
Посилання на ім'я файлу або Internet адреса Web сайту. |
Крім перелічених вище типів в списку доступних значень колонки Data Type є ще й Lookup Wizard (Майстер підстановки), який дозволяє представляти поля у вигляді списку або комбінованого списку певних значень. Додаткові властивості такого, досить часто використовуваного поля подаються в розділі вікна Lookup.
Зміна типу даних поля після вводу даних в таблицю супроводжується довгою процедурою перетворення в момент збереження таблиці. Якщо Access не може виконати перетворення без помилок, то частина даних може бути втрачена або спотворена.
Визначення властивостей поля
Характеристики кожного поля визначаються рядом параметрів, які регламентують способи опрацювання, збереження та відображення даних.
Таблиця 2. Параметри полів таблиць.
Назва властивості |
Опис |
Field Size (Розмір поля) |
Визначає максимальну довжину текстового поля або спосіб представлення чисел в полі типу Number. |
Format (Формат поля) |
Визначає спосіб представлення даних.Допускає використання власних форматів користувача. |
New Values (Нове значення) |
Визначає нове значення для поля AutoNumber (Автономер): Increment (Приріст) або Random (Випадкове число). |
Decimal Places (Число десяткових знаків) |
Визначає кількість розрядів справа від десяткової коми. |
Input Mask (Маска вводу) |
Визначає при вводі формат даних, що включає зображення постійних символів в полі, а також задає перевірку формату даних. |
Caption (Підпис) |
Визначає надпис, який буде використовуватись в якості найменування поля у формі або звіті. Якщо для цього параметра не буде задане значення, то в якості надпису буде використовуватись ім’я поля. |
Default Value (Значення по замовчуванню) |
Визначає значення, яке автоматично буде введено в поле при генерації запису. |
Validation Rule (Умова на значення) |
Правило, що обмежує допустимі для вводу в поле дані. |
Validation Text (Повідомлення про помилку) |
Повідомлення про спробу ввести в поле дані, що не задовольняють правилу, заданому у Validation Rule. |
Required (Обов’язкове поле) |
Визначає необхідність заповнення даного поля при вводі. |
Indexed (Індексоване поле) |
Ознака індексування, що приймає наступні значення: No – при відсутності індексування, Yes (Duplicates OK) (Співпадіння допускаються) – індексування з можливістю повторення ключів та No Duplicates – співпадіння не допускаються. |
Додаткові властивості текстових полів |
|
Allow Zero Length (Порожні рядки) |
Визначає чи допустимо вводити в дане поле порожні рядки. |
Unicode Compresion (Стискання Юнікод) |
Використовується чи ні кодування UNІCODE для даного поля. |