Этап «Архивирование». После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько предусмотрено распорядком конкретной организации.

Требования к СЭД:

• обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

• обеспечивать жизненный цикл документа;

• допускать задание пользователем различных типов документов, создание и редактирование карточек для них;

• поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

• осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

• обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу и на основе иерархической структуры организации;

• поддерживать технологию управления иерархическим хранением HSM (Hierarchical Storage Management);

• протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системой; иметь в наличии развитые средства администрирования;

• поддерживать удаленный доступ к информации;

• иметь цифровую подпись.

Принципы электронного документооборота:

• однократная регистрация документа;

• возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

• непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

• единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

• эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем;

• развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с освобождением физического места для хранения документов; с уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; с сокращением расходов на персонал, оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы организации.

Системы электронного документооборота в кадровом делопроизводстве: БОСС-Референт, ДЕЛО, ЕВФРАТ-Документооборот, 1С предприятие-8 и др.