ВВЕДЕНИЕ

Служба управления персоналом реализует множество функций: планирование и маркетинг персонала; разработка структуры управления персоналом; развитие кадрового потенциала; подбор и набор персонала; мотивация и стимулирование труда; информационное обеспечение управления и др. Современные службы персонала ориентированы на реализацию инновационных функций управления персоналом – процессуальных и профильных. К процессуальным функциям относятся планирование и набор персонала, развитие персонала, управление корпоративной культурой и др. Профильные функции предназначены для поддержки и обеспечения выполнения процессуальных функций. К ним относятся: маркетинг персонала, информационное обеспечение и организация процесса управления. Функция HR-службы – информационное обеспечение и организация процесса управления – реализуется в процессе решения множества задач, в том числе и документационном обеспечении управления персоналом или кадровом делопроизводстве.

Функции по каждому из направлений кадровой работы осуществляются в полном объеме и на постоянной основе отдельными подразделениями (отделы, кадров, отделы службы персонала, бухгалтерия и т.д.) В тех организациях, где для оптимизации бизнес-процессов внедряется система менеджмента качества (СМК), основанная на международных стандартах серии ISO9000:2000, главными направлениями деятельности кадровой службы становятся:

• подготовка документационного обеспечения деятельности по управлению персоналом;

• внедрение разработанных документов и контроль их исполнения;

• совершенствование элементов системы управления персоналом и системы управления предприятием.

Степень документированности зависит от размера предприятия, вида его деятельности, стратегии развития, сложности и характера процессов, уровня компетентности работников. В общем бюджете рабочего времени специалистов HR-службы реализация функции «кадровое делопроизводство» занимает второе по величине место (13 %), на первом месте реализация функции «подбор персонала» (41, 2 %). В то же время необходимо отметить, что по значимости кадровых функций кадровый учет и делопроизводство (наряду с обучением и повышением квалификации) занимают лидирующую позицию.

В деятельности организации любой формы собственности возникают документы, работу с которыми необходимо организовать максимально эффективно. Грамотно составленные и соответствующим образом зарегистрированные документы подтверждают деятельность данной организации в том вопросе, суть которого они отражают.

Основными информационными ресурсами любой организации являются документы, так как именно документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Непрерывный процесс движения документов с момента их создания или получения и до момента исполнения или отправки называется документооборотом предприятия. Документооборот объективно отражает деятельность организации и позволяет оперативно управлять всеми процессами. Большой объем архивной информации, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Распорядительная деятельность предприятия многообразна и в ходе этой деятельности принимаются решения по вопросам подбора, расстановки, учета, движения, организации деятельности кадров. Документы, создаваемые в ходе деятельности организации в отношении персонала, образуют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу, графики отпусков и табели учета рабочего времени, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все иные документы, образующие личное дело сотрудника.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и др. Для бухгалтерского учета кадровые документы служат первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, например, начисление и выплата заработной платы, премий, компенсаций и др.

В делопроизводстве нельзя полагаться на свою интуицию. Работа с документами в делопроизводстве - это тот случай, когда ошибка, даже на первый взгляд незначительная, допущенная одним человеком, ведет к очень серьезным последствиям.

1. Понятие и характеристика делопроизводства

и документооборота

1.1. Цели и задачи делопроизводства. Документооборот.

Классификация документов

Изучая делопроизводство в кадровой службе (кадровое делопроизводство), нельзя не затронуть вопросы общего документооборота организации, так как последнее напрямую связано, а порой и определяет порядок работы с документами в отдельных подразделениях, в том числе и в HR-службе.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Соответственно, кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация – это совокупность форм (документов), фиксирующих информацию о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

В ГОСТ Р 51141-98 понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Таким образом, понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

По своему функциональному назначению кадровое делопроизводство осуществляет связь кадрового документооборота современной организации с требованиями действующего трудового законодательства. Ведение кадрового делопроизводства является непосредственной обязанностью любого работодателя (предприятия, организации, частного предпринимателя) вне зависимости от формы собственности, количества персонала и финансового оборота. Регулируя трудовые отношения, кадровые документы содержат информацию, обладающую высокой социальной, коммерческой и юридической значимостью.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Задачами делопроизводства являются:

• создание документов;

• передача документов для исполнения и принятия решений;

• регистрация документов;

• систематизация и хранение документов;

• быстрый поиск документов.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образуют документооборот организации, отдела, службы, подразделения.

При организации документооборота компании необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

2. Однократность пребывания документа в структурном подразделении или у одного исполнителя.

3. Параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.

В документообороте участвуют документы, обладающие разными свойствами, что обуславливает особенности работы с ними. В связи с этим определяется необходимость качественной характеристики документооборота. Выделяются несколько групп документов, участвующих в документообороте. На рис. 1 представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Рис. 1. Классификация документов по характеру информационных связей предприятия

По направлению документопотока можно выделить 3 группы документов: документы, входящие в организацию из внешней среды; документы, исходящие из организации во внешнюю среду; внутренние документы, созданные в организации и имеющие движение только внутри неё. На рис. 2 представлена классификация документов по направлению документопотока.

Рис. 2. Классификация документов по направлению документопотока

В зависимости от функционального назначения все документы в организации можно разделить на 4 группы: организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по личному составу. Состав документов, образующих каждую группу, показан на рис. 3.

Рис. 3. Классификация документов по функциональному назначению

Не меньшую значимость имеет и количественная характеристика документооборота, (например, объем документооборота, т.е. количество документов всех потоков, поступивших в организацию и созданных ею за год, квартал, месяц). Подсчет ведется по регистрационным формам (табл. 1).

Таблица 1

Объем документов отдела XXX

№ п/п	Наименование документации	Объём, с.
1	Стандарты	21 шт.·20 с. = 420
2	Приказы и распоряжения	174
3	Входящая корреспонденция	234
4	Исходящая корреспонденция	409
5	Копии регламентов, положений	315
6	Должностные инструкции	112
7	Документы по охране труда и промбезопасности	256
8	Каталоги, прейскуранты цен	10
9	Разное	254
10	Отказы от работ, невыигранные тендера	98
11	Реестры выполненных работ	12 шт.· 2 с. = 24
12	Графики выполнения внешних заказов	12 шт.·4 с. = 48
13	Копии договоров	159 шт.·7 с. = 113

Отдел делопроизводства должен периодически составлять сводки по объему документооборота. Знание объема документооборота необходимо, прежде всего:

• для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

• для расчета эффективности применения средств автоматизации делопроизводства;

• для определения загруженности делопроизводственного персонала и всего управленческого аппарата в целом.

Чтобы определить объем документооборота, необходимо отдельно подсчитать подлинники и копии документов за определенный промежуток времени.

В целях наиболее эффективной организации управления необходимо разработать оптимальные схемы движения документов, т.е. оперограммы. При включении оперограмм в инструкцию по делопроизводству, они будут иметь нормативный характер. Оперограммы позволяют оптимизировать работу с документами, а также осуществлять своевременный контроль и исполнение документов. Оперограммы могут быть представлены как в виде таблицы, так и в виде схемы. В оперограмме обязательно указываются наименование операций или вид работы с документом, фамилии исполнителей и сроки исполнения документа. На рис. 4 показан вариант оперограммы общего движения документов в организации (оперограммы приказов по личному составу, графика отпусков и другие будут представлены далее в тематических разделах).

Вид документа	Исполнитель
	Исполнитель	Отдел кадров	Замести-тель начальника	Начальник	Секретарь	Внешняя организация
Входящий документ
Входящий документ
Внутренний документ
Исходящий документ

Рис. 4. Оперограмма общего движения документов

Каждый документопоток должен иметь стабильный маршрут движения. Входящий документопоток (рис. 5) может быть направлен:

1) руководителю организации;

2) руководителю структурного подразделения;

3) исполнителю.

Рис. 5. Направления входящего документопотока

В исходящем документопотоке маршрут зависит от процедур согласования, визирования и регистрации. Документопоток внутренних документов может объединять маршруты входящих и исходящих документов. На рис. 6 показана возможная схема документооборота в организации.

Руководство

организации

Руководство структурных

подразделений

Исполнители

Секретари руководителей

структурных подразделений

Секретарь

руководителя

Канцелярия

Рис. 6. Схема документооборота в организации: – входящие

документы; – документы, отправляемые из организации

(исходящие); – внутренние документы

Создавая документы, специалисты кадровых служб должны руководствоваться в своей деятельности следующими принципами:

1. Вид внутренних документов, порядок их разработки и утверждения применяется тот, который удобен именно в этой организации.

2. Вид внешних (исходящих) документов должны соответствовать общим правилам придания документам юридической силы.

3. Хранение документов должно осуществляться с учетом требований архивной службы.

В табл. 2 представлены законодательные и нормативные документы, определяющие порядок оформления и работы с документами.

Таблица 2

Содержание нормативных документов

№ п/п	Наименование документа	Содержание документа
1.	Трудовой кодекс Российской Федерации	Основной закон кадровой службы любой организации. В области документирования: – устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков и др.; – устанавливает документы, регламентирующие прием, увольнение, перевод, отпуск и др.; – устанавливает сроки исчисления документов (ст. 14); – устанавливает конкретные сроки подготовки приказа о приеме на работу (ст. 68),копии документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) и др.; – устанавливает обязательность заключения трудового договора (ст. 56 – 71) и др.

Продолжение табл. 2

№ п/п	Наименование документа	Содержание документа
2	Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Федеральной архивной службой России от 27.11.2000 г.	Содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Рассмотрены вопросы технологии обработки и порядка хранения документов
3	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, разработанный НИПИстатинформ Госкомстата России. 2001 г.	Распространяется на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций
4	Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. Росархив. 2000 г.	Содержит перечень всех возможных документов в организации с указанием сроков их хранения
5	Постановление Правительства РФ. «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» № 69 от 10.10.2003 г.	Устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек. Устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, а также общий порядок их ведения
6	ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»	Устанавливает требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
7	ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[	Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу

Окончание табл. 2

№ п/п	Наименование документа	Содержание документа
8	Постановление Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документальному обеспечению управления» № 72	Содержит перечисление операций по документированию, излагается последовательность работы с документами, устанавливается технология регистрации документов, порядок их хранения. Служит для обоснования численности работников кадровой службы
9	Постановление Госстандарта РФ № 299 «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, (ОКУД)	Служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов и должен проставляться на каждой унифицированной форме
10	«Общероссийский классификатор предприятий и организаций» ОК 007-93 (ОКПО)	Содержит классификатор предприятий и организации
11	«Общероссийский классификатор информации о населении» (ОКИН)	Используется при оформлении анкет, личной карточки Т-2 и других учетных форм
12	Постановление Госстандарта РФ № 367 «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОК ПДТР)	Позволяет кодировать анкетно- биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и пр. Применяется для заполнения учетных форм (Т-2)
13	Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих(утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. N 37, с изменениями от 21.01. 2000г.)	Содержит перечень должностей с указанием выполняемых функций