1.2. Понятие и сущность электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД), или система автоматизации документооборота (САД), – это комплексное средство повышения качества работы организации за счет более эффективной работы с основным ресурсом организации – документами. Системы этого класса обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов на предприятии: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение.
Основной причиной распространения систем электронного документооборота стало осознание потребности в использовании подобных систем.
Электронный документооборот включает в себя: создание документов, их обработку, передачу, хранение и вывод информации. Под управлением электронным документооборотом принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных.
Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними. В СЭД автоматически отслеживаются изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролируются все их версии и подверсии.
Комплексная СЭД охватывает весь цикл делопроизводства предприятия или организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивает централизованное хранение документов в любых форматах. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами. Жизненный цикл документов в СЭД состоит из нескольких этапов (рис. 7).
Рис. 7. Жизненный цикл документов в СЭД
Этап «Рождение». Документ в СЭД не может возникнуть, если у него нет «паспорта» – карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх.
Этап «Становление». Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который называется «черновиком» – неутвержденный документ в этот период переходит из рук в руки, его меняют и переделывают. Качество результирующего документа во многом зависит от того, насколько успешно и организованно он прошел через этот этап.
Этап «Публикация». Это тот этап жизненного цикла, ради которого документ создавался. Публикация – это момент, после которого документ утрачивает свою актуальность. Благодаря наличию механизма публикации можно быть уверенным в том, что в электронном виде всегда будет содержаться в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру. Если после публикации документа в нем потребуется что-то изменить, то для этого на основе опубликованной версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл.