Тема 6. Документування та інвентаризація господарських операцій і майна підприємства
6.1. Документування як спосіб первинного відображення об’єктів бухгалтерського обліку.
6.2. Вимоги щодо змісту й оформлення бухгалтерських документів.
6.3. Бухгалтерське опрацювання первинних документів та їх збереження.
6.4. Інвентаризація майна і коштів підприємства.
6.1. Документування як спосіб первинного відображення об’єктів бухгалтерського обліку.
Будь-яка господарська операція у бухгалтерському обліку повинна бути записана на місці її здійснення у відповідному бухгалтерському документі (накладній, чеку, рахунку, ордері тощо). Таке відображення об’єктів обліку (господарських явищ і процесів) у первинних бухгалтерських документах називається первинним обліком
Первинний облік – початкова стадія облікового процесу, який охоплює спостереження, вимірювання об’єктів обліку і реєстрацію одержаної інформації на паперових або машинних носіях – документах. Первинний облік є основним джерелом економічної інформації, основою синтетичного й аналітичного обліку.
Документ (doqumentum) – латинське слово, що буквально означає свідоцтво, доказ. У теорії і практиці під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксована в доцільній для сприйняття формі інформація. Документи складають у різних сферах людської діяльності (медицина, юриспруденція, освіта, техніка, економіка тощо).
Бухгалтерський документ – це письмове свідоцтво певної форми і змісту, що фіксує і підтверджує факт здійснення господарської операції або розпорядження на право її проведення.
Документація – сукупність документів, що їх складають на всі господарські операції. Дані первинних бухгалтерських документів є основою первинної облікової інформації.
Документування – це процес суцільного й неперервного відображення об’єктів бухгалтерського обліку в первинних бухгалтерських документах. Документування є важливою частиною методу бухгалтерського обліку. На підставі даних первинних бухгалтерських документів здійснюють контроль за правомірністю господарських операцій на підприємстві.
Бухгалтерські документи класифікують за такими ознаками (див. рис. 6.1):
Р
ис.
6.1.
Класифікація первинних бухгалтерських
документів
за місцем складання;
за призначенням;
за порядком складання;
за способом оформлення операцій;
за змістом.
За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні (оформлені на підприємстві) та зовнішні (отримані від ділових партнерів підприємства та інших підприємств і установ).
За призначенням бухгалтерські документи поділяють на:
розпорядчі, які містять розпорядження на право здійснення певних господарських операцій (доручення на отримання матеріальних цінностей, платіжне доручення, вимога тощо);
виконавчі (виправдні), що підтверджують факт здійснення господарської операції (прибутковий ордер, накладна, рахунок-фактура);
бухгалтерського оформлення, що їх складають працівники бухгалтерії на підставі даних розпорядчих і виконавчих документів (розрахунки заробітної платні, амортизації, податків);
комбіновані, в яких поєднані ознаки розпорядчих, виконавчих документів та документів бухгалтерського оформлення (лімітно-забірна карта, наряд, касовий ордер тощо).
За порядком складання (рівнем узагальнення господарських операцій) бухгалтерські документи поділяють на первинні, які складають у момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення (касовий ордер, накладна) та зведені, які складають на підставі даних згрупованих однорідних первинних документів (авансовий звіт, платіжна відомість).
За способом оформлення (кількістю охоплених операцій) бухгалтерські документи поділяють на одноразові, котрі заповнюють на одну операцію, та нагромаджувальні, в яких записують однорідні господарські операції за певний проміжок часу.
За змістом бухгалтерські документи поділяють на грошові, розрахункові, обліку основних засобів, обліку матеріальних запасів, обліку особового складу тощо.