1.10.2. Встраивание таблиц
Кроме возможности импорта данных из файлов другой прикладной программы, в Access существует возможность анализа данных, представленных в формате другой прикладной программы, а также возможность их обработки без выполнения импортирования. Такие данные представляют для Access внешнюю таблицу, они остаются в своем исходном формате и могут обрабатываться далее как в оригинальной прикладной программе, так и в Access.
1.10.3. Экспортирование таблиц
Пользователь может экспортировать или импортировать данные из Access-таблиц в текстовые файлы, электронные таблицы, файлы других прикладных программ управления базами данных, а также в другую базу данных Access
2. Запросы
С помощью запросов пользователь может получить из набора данных ответы на интересующие его вопросы, например на такие: как сдали студенты экзамен по информатике? или как сдала сессию такая-то группа? Такой тип запросов называется запросами выбора. С помощью запросов выбора пользователь может увидеть часть данных таблицы, проанализировать и даже изменить их. Данные, доступные пользователю в одном запросе, могут храниться в одной или нескольких таблицах одной базы.
После выполнения запроса выбора Access отобразит результат запроса в специальной таблице - динамическом наборе данных. Этот набор называется Dynaset и выглядит точно так же, как таблица, но не является таковой. Dynaset является специально подобранной группой записей. Как только запрос будет закрыт, Dynaset ликвидируется, хотя данные, которые пользователь видел в нем, останутся в исходной таблице.
2.1. Проектирование запроса
Сессия закончилась и нам необходимо знать, сколько осталось задолжников по информатике. Для этого необходимо составить запрос по обеим таблицам Студенты и Предметы.
Для создания
запроса проделайте следующее: на ленте
Создание
нажмите на пиктограмму
в поле Другие.
После этого на экране появится пустое окно проектирования запроса и отобразится диалоговое окно задания базовой таблицы запроса Добавление таблицы.
В этом диалоговом
окне, состоящем из трех разделов
(закладок): Таблицы,
Запросы
и Таблицы и
запросы,
приведены
все имеющиеся в распоряжении пользователя
таблицы и запросы (в данном случае только
две). Перейдите в раздел Таблицы
и маркируйте таблицу Студенты,
после чего
выполните щелчок на кнопке
.
Так как в запросе следует использовать и вторую таблицу Предметы, необходимо маркировать ее и снова выполнить щелчок на кнопке .
то же самое проделайте для таблицы Сессия;
Затем следует
закрыть диалоговое окно, выполнив щелчок
на кнопке
.
Имена таблиц появятся в окне проектирования
запроса.
2.2. Проектирование запроса
Начнем с проектирования запланированного запроса: как сдали студенты экзамен по информатике?
Процедура проектирования запроса включает в себя следующие этапы:
Выбор полей.
В строке «Поле:» необходимо указать интересующие Вас поля.
В запрос не следует включать все поля таблиц. Нас в данном случае интересуют следующие сведения: группа, фамилии студентов, а также оценки и предмет. На экране должны быть отображены именно эти поля.
Установка критериев отбора записей.
В запросе устанавливаются критерии, которым должны удовлетворять отбираемые записи. В данном случае критериями отбора являются:
Предмет = Информатика
Сортировка записей.
Пользователь может запустить индикацию записей в определенной последовательности, например, по группам и по фамилиям (внутри групп) в алфавитном порядке.
Отображение колонок на экране.
По заданию требуется,
чтобы колонка Оценка
на экране
не отображалась. Для этого надо убрать
щелчком мыши символ
из
квадратика строки Вывод
на экран:
колонки Оценка.