1.4. Назначение поля первичного ключа

Спецификация таблицы определена. Прежде чем сохранить проект (спецификацию) и приступить к заполнению пустой таблицы конкретными данными, необходимо определить поле первичного ключа.

В большинстве случаев первичный ключ представляет собой отдельное поле таблицы, однозначно идентифицирующее каждую запись таблицы. Чтобы установить первичный ключ для поля, следует зафиксировать на нем в спецификации таблицы курсор мыши. После чего необходимо выполнить щелчок на пиктограмме задания первичного ключа в строке пиктограмм на ленте Конструктор. Слева от объявленного первичным ключом поля в селекторной колонке появится изображение маленького ключа . Это признак того, что данное поле является теперь полем первичного ключа.

Внимание. При проектировании таблицы следует тщательно выбирать поле первичного ключа. После установления отношения между таблицами с участием поля первичного ключа внести какие бы то ни было изменения практически невозможно.

1.5. Сохранение проекта таблицы

После того как определение таблицы полностью завершено, проект таблицы следует сохранить. Только после сохранения проекта можно приступать к вводу данных в таблицу. В левом верхнем углу окна Access нажмите на кнопку Office и выберите команду Сохранить. Если имя таблица ранее задано не было, то задайте его сейчас. В строке заголовка окна проектирования появится выбранное имя таблицы. Если со временем у пользователя возникнет желание, он может переименовать таблицу, маркировав ее имя в окне базы данных и нажав на кнопку Office , выбрать команду Переименовать. Затем в диалоговом окне переименования следует ввести новое имя, после чего Access переименует таблицу.

1.6. Редактирование проекта таблицы

Если позднее необходимо будет добавить, удалить или изменить параметры поля (например, формат, индексирование), маркируйте имя таблицы в окне базы данных, двойным щелчком мыши откройте ее и выполните щелчок на пиктограмме , выбрав в открывшемся списке Конструктор. После этого Access откроет проект таблицы, и Вы сможете внести в нее любые исправления. Разумеется, при удалении полей следует быть очень внимательным, особенно если эти поля уже содержат данные (т.е. изменяются поля заполненной таблицы), так как вместе с полем удаляются и все содержащиеся в нем данные.

Если необходимо добавить поле в определенной позиции в проекте, следует маркировать с помощью селекторного столбца ту строку, перед которой должна быть введена пустая строка. Затем нажать правую кнопку мыши и в открывшемся меню выбрать Вставить строки. Перед маркированным полем Access вставит пустую строку спецификации таблицы, и все спецификации полей, расположенные ниже, сдвинутся на одну строку вниз. При этом в случае использования команды Поле подстановки активизируется Мастер подстановок, который возьмет управление на себя.

Воспользуемся возможностью внесения изменений в структуру таблицы. Так как в поле Оценка могут быть введены только четыре значения («2», «3», «4» или «5»), логичнее будет не вводить данные в поле с осуществлением проверки на корректность ввода, а выбирать значения из списка. Чтобы осуществить это предложение, в колонке Тип данных поля Оценка в окне проектирования следует выполнить щелчок и из раскрывшегося списка доступных типов выбрать значение Мастер подстановок.

В открывшемся диалоговом окне Создание подстановки следует выбрать опцию Будет введен фиксированный набор значений., которая позволяет пользователю самостоятельно сформировать список значений для поля, и нажать кнопку .

В появившемся на экране следующем окне Создание подстановки следует в столбик ввести значения 1, 2, 3, 4 и 5, а затем нажать кнопку , после чего процесс формирования комбинированного списка для поля Оценка завершится. В закладке Подстановка области Свойства поля для поля Оценка появятся новые свойства.

Свойство	Значение	Функция
Тип элемента управления	Поле со списком	Определяет вид вводимого для поля элемента управления (в нашем случае это Комбинированный список).
Тип источника строк	Список значений	Определяет тип источника дан­ных. Так как данные вводились непосредственно поль­зователем, то это свойство имеет значение Список значений.
Источник строк	1;2;3;4;5	Определяет источник данных для поля и содержит следующую строку: 2;3;4;5
Присоединенный столбец	1	Определяет число колонок, выводимых для значений из списка (возможно, комбинированного)
Число столбцов	1	Определяет количество колонок для показа
Заглавия столбцов	Нет	Определяет, следует ли выводить для комбинированного списка заголовок
Ширина столбцов	2,54см	Определяет ширину колонки в мультиколоночном списке
Число строк списка	8	Определяет количество элементов в списке
Ширина списка	2,54см	Определяет ширину колонки выводимого списка
Ограничить­ся списком	Нет	Определяет выбор значений для данного поля: Да – значения могут принадлежать только выводимому списку

Закройте проект таблицы с сохранением изменений.