Процессы управления проектами

Управление проектами — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, временем, качеством и рисками в рамках некоторых проектов, направленных на достижение определенного результата при указанных ограничениях.

Группы процессов управления проектами  Инициация проекта – процесс управления проектом, результатом которого является авторизация и санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла. 

Инициация проекта может включать следующие процедуры:

• Разработка концепции проекта:

  • Анализ проблемы и потребности в проекте;

  • Сбор исходных данных;

  • Определение целей и задач проекта;

  • Рассмотрение альтернативных вариантов проекта.

• Рассмотрение и утверждение концепции.

• Принятие решения о начале проекта:

  • Определение и назначение менеджера проекта;

  • Принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой фазы проекта.

Планирование проекта – непрерывный процесс, направленный на определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом всех факторов его реализации.

Основным результатом этого этапа является План проекта. Однако, процесс планирования не завершается разработкой и утверждением первоначального плана проекта. В ходе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и во внешнем окружении, которые требуют уточнения планов, а часто значительного перепланирования. Поэтому процессы планирования могут осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта, и заканчивая детальным планом работ завершающей фазы проекта.

Планирование – комплексная, многокритериальная функция, предполагающая рассмотрение, анализ и прогнозирование нескольких функциональных областей проекта. Планирование проекта может включать следующие процедуры:

• Планирование целей и содержания проекта

• Календарное планирование работ проекта

• Планирование затрат и финансирования проекта

• Планирование качества

• Организационное планирование

• Планирование коммуникаций

• Планирование управления рисками

• Планирование контрактов

• Разработку сводного плана проекта.

При этом очень важно не забывать, что по ходу реализации проекта, происходит уточнение и более четкая детализация планов, а также возможно перепланирование проекта .

Организация исполнения проекта – процесс обеспечения реализации плана проекта путем организации выполнения включенных в него работ и координации исполнителей.

Организация исполнения проекта может включать следующие процедуры:

• Распределение функциональных обязанностей и ответственности

• Постановку системы отчетности

• Организацию контроля выполнения расписания проекта

• Организацию контроля затрат по проекту

• Организацию контроля качества

• Оперативное управление мерами по снижению и предотвращению рисков

• Управление командой проекта

• Распределение информации в проекте

• Подготовку и заключение контрактов

• Управление изменениями в проекте

В ходе процессов организации исполнения менеджеру проекта сильно потребуются лидерские навыки, умение решать проблемы и разрешать конфликты.

Контроль исполнения проекта - процесс сравнения показателей плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решений о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений.

Контроль проекта может включать следующие процедуры:

• Сбор отчетности о ходе работ по проекту

• Анализ текущего состояния проекта относительно основных базовых показателей (результаты, стоимость, время)

• Прогнозирование достижения целей проекта

• Подготовку и анализ последствий корректирующих воздействий

• Принятие решений о воздействиях и изменениях

Завершение проекта – процесс формального окончания работ и закрытия всего проекта.

Завершение проекта может включать следующие процедуры:

• Сдача результатов проекта Заказчику;

• Заключительная оценка финансовой ситуации (постпроектный отчет);

• Заключительный отчет по проекту и проектная документация;

• Список открытых вопросов и заключительных работ;

• Разрешение всех спорных вопросов

• Роспуск команды проекта

• Документирование и анализ опыта выполнения данного проекта.

В рамках данных процессов производится архивация основных управленческих и содержательных проектных документов для последующего использования при реализации других проектов.

23 понятие бизнес-процесса. Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процесс - это цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей.

Главная идея заключается в том, что любой бизнес-процесс имеет потребителя внутреннего или внешнего. Опираясь на это определение, можно все действия внутри организации (компании) рассматривать либо как бизнес-процесс, либо как его часть.

................

Бизнес-процессы имеют ряд классификаций построенных исходя из рассмотрения этого сложного явления под различными углами зрения.

1. Классификация бизнес-процессов в зависимости от их места в организационной структуре компании.

• горизонтальные процессы – процессы, отражающие взаимодействие по горизонтали

• индивидуальные горизонтальные процессы – процессы, выполняемые отдельными работниками (организационными единицами),

• межфункциональные горизонтальные процессы – процессы, выполняемые многими работниками (организационными единицами),

• вертикальные процессы – процессы, отражающие взаимодействие работников (организационных единиц) по вертикали,

• интегрированные процессы – процессы, отображающие взаимодействие участников процессов по вертикали и по горизонтали.

2. Классификация бизнес-процессов в зависимости от степени их сложности.

• монопроцессы – односложные процессы,

• вложенные процессы - монопроцессы, входящие в состав более сложного процесса (макропроцесса),

• связанные процессы – выделенные и последовательно реализуемые по определенному алгоритму монопроцессы.

3. Классификация бизнес-процессов в зависимости от их предназначения:

• основные бизнес-процессы – горизонтальные бизнес-процессы, обеспечивающие выполнение реальных операционных задач, связанных с созданием продукта и реализацию его клиенту; - это процессы, операции которых имеют прямое отношение к продукту предприятия и тем самым влияют на создание добавленной стоимости,

• поддерживающие бизнес–процессы – горизонтальные бизнес-процессы, обеспечивающие исполнение основных процессов, они не имеют непосредственного отношения к производимым товарам и услугам, однако, без них невозможно выполнение операций по созданию добавленной стоимости,

• бизнес-процессы управления – вертикальные бизнес-процессы, обеспечивающие управление деятельностью компании, основными и поддерживающими бизнес-процессами. Это процессы формирования стратегии, планирования бизнеса и контроля.

4. Классификация бизнес-процессов в зависимости от их места в иерархии целей организации:

• бизнес-процессы верхнего уровня – процессы, направленные на реализацию стратегических целей компании, наиболее значимые для компании,

• бизнес-процессы среднего уровня – бизнес-процессы, направленные на реализацию тактических целей,

• бизнес-процессы нижнего уровня бизнес-процессы, направленные на реализацию оперативных целей,

5. Классификация бизнес-процессов в зависимости от степени их детализации:

• макропроцессы – укрупненные бизнес-процессы имеющие степень детализации необходимую чтобы описать бизнес-процессы верхнего уровня,

• субпроцессы – бизнес-процессы имеющие степень детализации необходимую для описания бизнес-процессов среднего уровня,

• микропроцессы – бизнес-процессы, имеющие предельно максимальную степень детализации, используются для описания бизнес-процессов нижнего уровня.

6. Классификация бизнес-процессов в рамках основных составляющих сбалансированной системы показателей:

• финансовые бизнес-процессы

• клиентские бизнес-процессы

• бизнес – процессы производства,

• бизнес-процессы развития, обучения и роста.

7. Классификация бизнес-процессов по охвату функциональных областей:

управление финансами,

управления персоналом,

управление логистикой,

и др.

• Бизнес-процесс - это целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, преобразующая ряд данных на входе в ряд данных на выходе (товары или услуги), представляющих ценность для потребителя.

• Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия

• Выход (продукт) бизнес-процесса – материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый по отношению к процессу клиентами.

Например: готовая продукция, документация, информация, персонал, услуги и т.д.

• Вход бизнес-процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход. Входы процесса поступают в процесс извне.

Например: сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, персонал, услуги и т.д.

• Ресурс бизнес-процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса. Ресурсы процесса находятся под управлением владельца процесса.

• Например: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура, среда, транспорт, связь и т. д.

24 принципы формализации процесса управления

Формализация – этап перехода от содержательного описания связей между выделенными признаками объекта (словесного или в виде текста) к описанию, использующему некоторый язык кодирования( языка схем, языка математики и т. д.).

Формализация - процесс построения информационных моделей с помощью формальных языков

Безусловно, ответственность за организацию процессов, регламентов и процедур в первую очередь несет руководитель компании. Тем не менее, у линейных менеджеров нередко «не доходят руки» до составления соответствующих регламентов, или они считают, что и без формализованных процессов все сотрудники «и так знают», кто за что отвечает и кто что должен делать. В действительности, когда бизнес-процессы не формализованы, каждый работник выполняет задачи «в меру своего понимания». Грамотное описание всех этапов работы в подразделении позволяет четко установить обязанности сотрудников на конкретных рабочих местах. На основе этих описаний менеджер по персоналу может подготовить фактические должностные инструкции, которые действительно станут рабочим инструментом для сотрудников. При таком подходе мы отталкиваемся от «логики процесса», а не от фантазий руководителя по поводу того, как бы еще «загрузить» подчиненного.

Необходимость формализации бизнес-процессов возникает и при проведении оценки уровня вовлеченности работников компании (или отдельного подразделения). Специалисты по управлению персоналом выявили: один из основных источников неудовлетворенности работой в компании — неэффективная организация труда. Например, не разграничены зоны ответственности, сотрудники выполняют ненужные действия, нарушают технологическую последовательность операций и т. п. В данном случае причина неудовлетворенности работников — управленческие ошибки, а именно: неправильно спроектированные рабочие процессы, которые могут снижать производительность труда, создавать в подразделении конфликтные ситуации, приводить к увольнению ключевых сотрудников, ухудшать удовлетворенность клиентов. Неправильно спроектированные процессы чреваты и такими «побочными эффектами», как недостаток или избыток персонала на различных участках, дублирование одних функций и недостаточное внимание к другим (что также сказывается на результатах — ритмичности работы, производительности труда и качестве продукции/услуг).

25 автоматизированное проектирование ИС с использованием Case-технологий. Методологии моделирования бизнес-процессов. Функционально-ориентированное проектирование. Диаграммы SATD(методика IDEF0)

CASE-технология (Computer Aided Software Engineering — Компьютерное Автоматизированное Проектирование Программного обеспечения) является своеобразной "технологической оснасткой", позволяющей осуществить автоматизированное проектирование информационных технологий.

ИС автоматизированного проектирования применяют для:

• разработки новых изделий и технологий их производства;

• различных инженерных расчетов;

• создания графической документации (чертежей, схем, графиков и т. д.);

• моделирования проектируемых объектов.

Процесс бизнес-моделирования может быть реализован в рамках различных методик, отличающихся прежде всего своим подходом к тому, что представляет собой моделируемая организация. В соответствии с различными представлениями об организации методики принято делить на объектные и функциональные (структурные).

Объектные методики рассматривают моделируемую организацию как набор взаимодействующих объектов – производственных единиц. Объект определяется как осязаемая реальность – предмет или явление, имеющие четко определяемое поведение. Целью применения данной методики является выделение объектов, составляющих организацию, и распределение между ними ответственностей за выполняемые действия.

Функциональные методики, наиболее известной из которых является методика IDEF, рассматривают организацию как набор функций, преобразующий поступающий поток информации в выходной поток. Процесс преобразования информации потребляет определенные ресурсы. Основное отличие от объектной методики заключается в четком отделении функций (методов обработки данных) от самих данных.