8

Самостійна робота №1

Організація створення документів

1. Організація контролю за виконанням документів.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпе­чення своєчасного і якісного їх виконання.

Відповідальність за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов´язків та керівники струк­турних підрозділів.

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в канце­лярії документів, для яких зазначено термін виконання.

Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відпо­відальним буде той, хто вказаний першим у резолюції або заз­начений поміткою "скликання". Він організовує здійснення доручення, забезпечує колегіальне обговорення питання і підготовку узгодженого рішення та подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ із візами усіх співвиконавців.

Співвиконавці зобов´язані подати свої пропозиції відпові­дальному виконавцю з резервом часу не менше ніж 20 відсотків до настання строку виконання доручення.

Відповідальність за своєчасну підготовку пропозицій одна­ковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції.

Контроль за виконанням документів в апараті організації здійснюють:

- канцелярія — за дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими до­кументами, що надходять від вищих державні органів, запита­ми та зверненнями народних депутатів України, зверненнями громадян, дорученнями керівництва за документами, які на­дійшли від міністерств і відомств, підприємств і організацій, ок­ремими дорученнями керівництва; за розглядом заяв, скарг та пропозицій;

- групи спеціалістів, підпорядкованих структурним підрозді­лам.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за дотри­манням строків виконання документів здійснює діловод або осо­ба, спеціально призначена для цього.

Про результати виконання таємних документів, взятих на контроль, начальник Першого відділу щомісячно доповідає ке­рівнику організації.

Загальний контроль за дотриманням строків виконання до­кументів і доручень структурними підрозділами та узагальнен­ня даних в апараті покладається на загальний відділ.

2.Робота з пропозиціями, заявами та скаргами громадян

Пропозиції, скарги і заяви громадян надходять в установи як в усному, так і письмовому вигляді. Письмові заяви можуть пересилатися поштою, телеграфом, вручатися особисто або через експедиції чи спеціальні бюро скарг, створені у великих установах. Усні — висловлюються на особистому прийомі чи передаються телефоном. Останні узагальнюються в письмовому вигляді довідки чи в іншій формі. Усi скарги мають однакову силу, якщо законом не встановлене інше, і підлягають ретельній перевірці. Принцип реєстрації пропозицій, скарг, заяв подібнi до принципу роботи зі службовими документами. Реєстрації підлягають усі пропозиції, скарги і заяви, що надходять, але особливістю індексації тут є те, що до індексу додається перша літера прізвища автора документа (наприклад, скаргу гр. Лисенко під №83 записують таким чином: Л-83). Картотека заяв, пропозицій і скарг ведеться окремо від картотеки інших видів документів. Картки розташовують за прізвищами заявників в алфавітному порядку. В разі необхідності алфавітну картотеку можна розподілити за адміністративно-територіальною ознакою, а всередині — за прізвищами (згідно з алфавітом). Під час реєстрації первинного надходження заяви, скарги тощо картку заповнюють повністю, за винятком деяких колонок. У колонці “Кореспондент” пишуть прізвище, ім’я, по батькові, місце роботи чи домашню адресу громадян. У разі повторного надходження заяву реєструють у тій самій картці в спеціально передбачених графах. У ряді випадків ведуть журнали реєстрації пропозицій, заяв і скарг. Заповнення граф журналу проводиться аналогічно заповненню граф єдиної реєстраційної картки. Інколи надходять повторні листи громадян з одного й того самого питання. Доводиться перегортати журнал, щоб установити, чи заява не повторна. Бувають випадки пропусків при перегляді журналу, що веде до нової реєстрації документів і направлення їх на розгляд іншим виконавцям. Про надходження та результати розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян в установах І і II категорій щомісяця складають окреме зведення, III і IV категорій — заповнюють спеціальну графу в єдиній щомісячній довідці про виконання документів. Ці дані використовують для узагальнення та аналізу. Після реєстрації всі пропозиції, заяви, скарги передаються керівникові установи, який призначає виконавця. Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян. У розгляді пропозицій, заяв, скарг велике значення мають терміни виконання. Розгляд заяв і скарг громадян в усіх органах не повинен перевищувати один місяць. При цьому заяви і скарги, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, підлягають розгляду невідкладно, в усякому разі не пізніше 15 днів з дня надходження. Керівник установи може продовжити термін розгляду заяви чи скарги, але не більше ніж на один місяць, повідомивши про це заявникові в п’ятиденний строк. Термін розгляду питань, що містяться в пропозиціях, заявах тощо, рахується з моменту їх надходження в організацію. Заяви чи скарги, що надійшли до установи, яка не вирішує даних питань, не пізніше ніж у п’ятиденний строк пересилаються до відповідного закладу, з повідомленням заявника.