3. Методология предпроектного обследования системы.

На предпроектной стадии можно выделить следующие этапы: комплексное обследование объекта управления; формирование требований к создаваемой ЭИС; разработка технического задания. На этой стадии используется методология системного анализа при комплексном обследовании объекта управления с целью выявления необходимости автоматизации работ на данном объекте. При формировании требований к создаваемой системе дается технико-экономическое обоснование целесообразности создания системы, которое может быть отражено в документе «Технико-экономическое обоснование ЭИС». Этот документ является не обязательным на предпроектной стадии. Итогом предпроектной работы по созданию ЭИС является создание документа «Техническое задание» (ТЗ), в состав которого входят требования к создаваемой системе и ее отдельным компонентам: программному, информационному, и техническому, состав функциональной части системы, а также производится выбор методов проектирования. Этот документ является основанием для последующего проектирования ЭИС. На этой стадии разработчик должен определить границы изучаемой системы, определить пользователей будущей ЭИС и выделить типы объектов, подлежащих обследованию и последующей автоматизации. Объектами могут быть: структура предприятия (отделы, цехи, участки, рабочие места); функциональная структура (перечень функциональных задач или функций управления); ресурсное обеспечение (продукция, предметы труда). Кроме того, к объектам обследования могут быть отнесены информационные потоки (документы, файлы, сообщения) и технологии и методы преобразования информации. На первом этапе производятся следующие работы: предварительное изучение предметной области; выбор метода проведения сбора материала; разработка программы обследования; разработка плана графика сбора материалов обследования; сбор материалов обследования. При предварительном обследовании решаются следующие задачи: устанавливается состав функц. задач; структура управленческих работ объекта. При выборе метода проведения обследования можно ориентироваться на следующие: метод локального обследования, т.е. для разработки комплекса задач или подсистемы; метод сплошного обследования, охватывающий подразделения всей системы; метод выборочного обследования при условии наличия однотипных по структуре подразделений (складов, цехов и т.д.); метод с ориентировкой на заказчика, при котором работы могут выполняться только силами проектировщика или группы, куда входит заказчик. При выборе метода сбора материалов следует руководствоваться следующим: Метод бесед и консультаций с руководством высшего звена и руководителями предприятий; Метод документальной инвентаризации управленческих работ; Метод опроса исполнителей на рабочих местах; Метод анкетирования. Второй метод предусматривает сбор и регистрацию документов следующих типов: организационно-управленческие (штатное расписание, организационная схема, положения о структурных подразделениях, приказы и т.д.); юридические (пакет регистрационных документов, нормативные акты, законы и т.д.); экономические – документы по каждой функциональной задаче или по каждому подразделению. При третьем методе происходит сбор сведений непосредственно у специалистов на рабочих местах и поэтому должен производиться по заранее подготовленному документу-опроснику. Вопросы должны отразить перечень функциональных задач, выполняемых специалистом, их трудоемкость, характер технологии выполнения. Четвертый метод предусматривает разработку анкет различных видов в зависимости от решений специалистов, проводящих обследование объекта. Анкета может быть составлена: на задачу (наименование задачи или функции управления; структура подразделения; входные документы; выходные документы; методика расчетов по задаче); на экономический документ (наименование документа; тип документа (входной, выходной, промежуточный); код документа; наименование подразделения; периодичность формирования; объем документа); на показатель (тип документа; наименование документа; значность показателя; методика или алгоритм формирования показателя; подразделение-потребитель). На этом же этапе составляется программа обследования, которая должна отразить следующие разделы: 1.получение информации об объекте в целом (цели и задачи функционирования объекта, основные показатели деят. предприятия); 2.изучение функциональной структуры предприятия (перечень функциональных задач и функций управления); 3. изучение и описание информационных и материальных потоков на уровне экономических документов и показателей. В соответствии с программой обследования составляется план-график выполнения работ на стадии сбора материалов обследования, включаются следующие графики плана: наименование работ; подразделение предприятия, где планируется сбор информации; исполнитель группы проектировщиков; дата начала; длительность исполнения; дата окончания. На основе собранных материалов об объекте управления и выполнении формализованных разделов отчета об обследовании выполняется этап «анализ материалов об обследовании», целью которого является: сопоставление всей собранной информации об объекте с требованиями; выработка направлений совершенствования работ, связанных с разработкой инф. технологий в работу ЭИС объекта; обоснование выбора решений по обеспечивающим частям системы. Основные методы анализа: построение схем документооборота; построение матричных моделей потоков информации. Матричная информационная модель представляет со­бой таблицу, отражающую соответствующие взаимосвязи между всеми подразделениями предприятия и его окружением (через движение документов и показателей), а также формирование но­вых данных в процессе функционирования системы управления. Модель состоит из четырех квадрантов и двух вспомогательных разделов, каждый из которых имеет свое специфическое содержа­ние и назначение. Результатом этапа работ является выполнение формализованного отчета об обследовании, который должен отвечать поставленным целям. Результатом третьего этапа является разработка «Технико-экономического обоснования» (ТЭО) проекта ЭИС и «Технического задания на создание автоматизированной системы» (ТЗ).