9. Структура и особенности использования бухгалтерских ис

Главными пользователями бухгалтерской информации являются ру­ководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации оценивается чистая прибыль предприятия за последний отчетный пери­од, соответствие нормы прибыли ожидаемой величине, наличие денеж­ных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наи­более прибыльные направления деятельности, определяется себестои­мость производимой продукции. Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанализировать итоги, но и прогно­зировать результаты деятельности предприятия при принятии различных решений.

Для этапа планирования бухгалтер должен предоставить информацию о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель или нет. Если нет, то по каким причинам это произошло. По результатам анализа принимаются решения относительно совершенствования системы управления предприятием.

Существуют внешние пользователи бухгалтерской информации. Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и ин­спекторы налоговых служб. Акционерам и инвесторам важно знать, на­сколько эффективно и прибыльно используется собственный капитал владельцев предприятия, нужны ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить; может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях. Кредиторов интересуют вопросы о необходимости ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами. В этой связи бухгалтерская ин­формация все в большей степени становится связанной с технико-экономическим обоснованием и с бизнес-планированием при привлече­нии инвестиций. Покупателей продукции интересует соответствие рекла­мы предприятия фактическому состоянию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслуживания. Государ­ственные службы интересует полнота и правильность определения при­были и исчисления налогов, соблюдение антимонопольного и валютного законодательства.

Подсистемы БУИС

В бухгалтерской информационной системе в общем случае выделяют три составляющие.

1. Подсистема управленческого учета.

Управленческий учет оперирует показателями себестоимости, затратами подразделений, выявляет результаты проведенных операций по ответственным лицам, секторам деятельности, по другим подразделениям. Объекты управленческого учета — сметы, нормативы, калькуляции, оптимальные соотношения затрат и результатов. Информация управленческого учета имеет четко выраженную внутреннюю направленность. Она используется производственным, управленческим персоналом, дирекцией для внутрихозяйственного управления и зачастую настолько конфиденциальна, что считается коммерческой тайной.

2. Подсистема финансового учета.

Финансовый учет направлен на обобщение информации. Он позволяет оперативно определять прибыль предприятия за некоторый период, обобщать активы и пассивы предприятия в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние предприятия. Информация финансового учета широко используется внешними потребителями — инвесторами, кредиторами и другими организациями и предприятиями. Она необходима также и управленческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, членам правления для принятия финансовых решений, планирования и прогнозирования экономики предприятия, экономического анализа информации.

Финансовый учет регламентируется общими для всех правилами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Достоверность финансовой отчетности подтверждается независимым специалистом — аудитором.

3. Подсистема первичного учета.

Первичный учет представляет собой систему сбора, измерения, регистрации, накопления, хранения информации, а также передачи ее для дальнейшей обработки. Информация первичного учета обеспечивает обратную связь в БУИС, а значит, и для управленческого, и финансового учета, а также для всех других подсистем, использующих первичную информацию при подготовке и принятии управленческих решений.

Необходимость подсистемы первичного учета обеспечивается тем фактором, что финансовый и управленческий учет — это взаимосвязанные (хотя и самостоятельные) подсистемы бухгалтерского учета, основанные на одном и том же массиве первичных данных и первичной документации. Собирать первичные данные в рамках каждой подсистемы, проделывая, по сути, двойную работу, нецелесообразно.

Виды БУИС

1. Бухгалтерские комплексы.

Первые БУИС были созданы на базе больших вычислительных машин и представляли из себя бухгалтерские комплексы. Они использовались в основном для обработки больших объемов учетной ин­формации на крупных промышленных предприятиях, в министерствах, так как были дорогими, требовали значительных площадей и специально подготовленный персонал для их эксплуатации. Данный этап развития БУИС характеризовался автоматизацией отдельных задач бухгалтерского учета. Автоматизировались наиболее трудоемкие участки, такие как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет затрат на производство, калькулирование себестоимости продукции. Обработка информации в таких БУИС велась централизованно, а с появлением мини-ЭВМ — децентрализованно.

Использование персональных компьютеров (ПК) приблизило источник информации к пользова­телю этой информации — бухгалтеру, минуя посредников (вычислитель­ные центры), привело к созданию на базе ПК автоматизированных рабочих мест (АРМ). Широкое распространение получила децентрализо­ванная обработка учетной информации и распределение баз данных меж­ду пользователями.

Среди БУИС данного класса в настоящее время наибольшее развитие получили бухгалтерские комплексы для автоматизации складского учета и учета труда и заработной платы. Они могут использоваться на крупных и средних предприятиях с большим оборотом хозяйственных средств и значительной численностью персонала.

Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить: «Учет товаров и материалов» (фирма «Паритет-Софт»), «Склад» (фирма «Фолио»); «Торговый склад» (фирма «Компьютер-Сервис»); «Склад» (фирма «Инфин»); «Парус - Реализация и Склад» (корпорация «Парус»); «1С - зарплата» (фирма «1С»); «Зара­ботная плата» (фирма «Паритет-Софт»); «Мини-зарплата»; «Макси-зарплата»; «Супер-зарплата» (фирма «Инфин»); «Зарплата» (корпорация «Парус») и др.

2. Мини-бухгалтерии

В начале 90-х годов появление в России большого количества ком­мерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского ПО появились так называемые мини-системы или мини-бухгалтерии — разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации. Рассмотрим несколько наиболее известных систем этого класса:

«Бухгалтер для малого предприятия» (фирма «Интеллект-Сервис»)

«1С-Бухгалтерия Проф»

«Инфо-Бухгалтер»

3. Комплексные бухгалтерские системы

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, потребовало от БУИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей БУИС — квалифицированных бухгалтеров — была необходима автоматиза­ция не только всех учетных задач, но и получение своевременной и опе­ративной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получе­ния стабильной прибыли. В ответ на эти потребности появляются универсальные бухгалтерские системы, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгал­терского учета на промышленном предприятии, могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Они называются комплексными БУИС и занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

К этому классу систем относятся: «ABACUS», рассчитанный на бухгалтерию в 50-60 человек фирма «Омега»); «Интегратор» (фирма «ИнфоСофт»); «БЭСТ» - для комплексной автоматизации предприятий (фирма «Интеллект-Сервис»); «Парус-Предприятие» - вариант для крупных и средних предприятий (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланке»); «Турбо-Бухгалтер» (фирма «Диц») и др.

Благодаря использованию различных современных информационных технологий БУИС этого класса обеспечивают:

• возможность настройки на особенности любой бухгалтерии, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур. Это достигается, например, за счет ведения плана счетов, изменения и добавления налого­вых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минималь­ной заработной платы;

• ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину ана­литического учета можно определить по структуре плана отчетов. Некото­рые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического уче­та до десятого порядка в глубину;

• регистрацию хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто встречаются два подхода при регистрации хозяйственных операций - «от проводки» и «от первичного документа». В первом случае, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных опера­ций, в которых регистрируются проводки. Во втором - ввод данных по лю­бой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения пер­вичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платеж­ных поручений, авансовых отчетов и др.). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;

• несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации;

• формирование любых отчетных первичных документов и оператив­ных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент време­ни и за любой период (от одного дня до года). Как правило, в любой систе­ме предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, Главная книга и др.), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся за­конодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и др.). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчетности, а также специфические для данного предпри­ятия;

• формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной деятельности посредством использования гра­фического редактора;

• сбор информации обо всех этапах работы для контроля за деятельно­стью работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;

• формирование оперативной информации о состоянии дел на пред­приятии, возможность консолидированного управления и получение кон­солидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;

• надежность и сохранность информации путем определения для каж­дого пользователя уровня доступа (администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, работник склада и др.), закрытия от изменений всех данных за определенный период, периодического резервного сохранения данных, проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;

• ведение многовалютного бухгалтерского учета;

• ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

4. Интегрированные БУИС

В настоящее время создание современных БУИС ориентировано на интегрированность в отношении автоматизации бухгалтерского учета, анализа отчетности и планирования деятельности предприятия. Интегри­рованные БУИС это многофункциональные системы для управления предприятием. Подобные системы должны обеспечивать решение всего комплекса задач по обработке учетной информации — от сбора и проверки корректности информации, поступающей в базу дан­ных, ее обработки по соответствующим алгоритмам до анализа данных. Причем от пользователя в таких системах не требуется специальных зна­ний в области баз данных, факторного анализа или методов оптимиза­ции.

БУИС для крупных предприятий

Проблема создания БУИС для крупных предприятий остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Это связано, прежде всего, с необходимостью обеспечения доступа к информационной систе­ме на таких предприятиях большого количества пользователей, перера­ботки значительных объемов информации, оперативной выдачи результа­тов, их анализа для принятия управленческих решений.

БУИС для крупного предприятия должна обеспечивать:

• автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета в соответствии с российскими и международными стандартами, ана­лиза финансово-хозяйственной деятельности предприятия, планирования, а также внутреннего аудита;

• получение оперативной, постоянно меняющейся информации о те­кущем состоянии дел на предприятии. Такой режим важен для крупных промышленных предприятий, имеющих отдаленные подразделе­ния, филиалы, с целью более эффективного использования их ресурсов, а также для предприятий, работающих в сфере оптовой торговли и контактирующих с большим количеством клиентов, которые требуют оперативную информацию об ассортименте, текущих ценах, наличии товара на складах и условиях его поставки. Основной акцент при этом должен быть сделан на получении оперативных аналитических отчетов и сводок по использова­нию вложенных финансовых ресурсов;

• возможность консолидированного управления и получения консоли­дированных финансовых отчетов. Крупные предприятия могут иметь фи­лиалы или удаленные склады. Кроме того, финансы такого предприятия могут принадлежать группе собственников. Поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуще­ствлять обмен данными для оперативного управления из центра.

БУИС крупного предприятия, отвечающую всем требованиям, можно создать на основе комплекса функционально взаимосвязанных АРМ спе­циалистов. Такая БУИС относится к комплексным бухгалтерским систе­мам.

Рассмотрим наиболее типовые АРМ, входящие в состав такой БУИС

1. АРМ сводного учета

С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналитического и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уров­ней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финан­совых результатах и другие учетные регистры синтетического и аналити­ческого учета.

2. АРМ финансового анализа и планирования

АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает финансо­вый анализ и планирование, позволяющие формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию. К такой информации относятся показатели себестоимости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, деби­торской и кредиторской задолженности, различные экономические пока­затели, динамика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информа­ция может быть получена по запросу в любой момент времени.

Данный АРМ ориентирован, прежде всего, на финансового директора, главного бухгалтера, финансового менеджера-аналитика, сотрудников от­дела планирования. Возможна передача информации к внешним пользо­вателям - налоговым службам, потенциальным партнерам, инвесторам.

К основным возможностям АРМ финансового анализа и планирова­ния можно отнести следующее:

• формирование динамики типовых форм отчетности за соответст­вующий период времени (баланс предприятия, отчет о финансовых резуль­татах и пр.);

• анализ типовых форм отчетности относительно выбранного момен­та времени по структуре и в динамике;

• анализ динамики и структуры показателей финансово-хозяй­ственной деятельности предприятия (оценка имущественного положения, ликвидности, финансовой устойчивости, деловой активности, рентабель­ности, положения предприятия на рынке ценных бумаг и др.);

• анализ динамики превышения и занижения показателей финан­сово-хозяйственной деятельности относительно рекомендуемых значений, что позволяет сделать вывод о возможности ухудшения или показывает опасное или нерациональное соотношение финансово-хозяйственных средств предприятия;

• планирование и создание бюджетов по различным уровням и перио­дам времени.

3. АРМ внутреннего аудитора

АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать все совершенные операции (дата ввода, информация о лице, осуществившем ввод, ссылки на документы, обосновывающие проводку и др.). С целью осуществле­ния аудиторского анализа АРМ предусматривает возможность подготов­ки детальной распечатки проводок по счетам, а также ежемесячных расшифровок реализации и затрат по продукции. Кроме того, данный АРМ помогает отслеживать изменения в системе бухгалтерских стандартов, анализировать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабаты­вать предложения по учетной политике, по регулированию издержек и рациональному построению инвестиционной политики, осуществлять налоговое планирование.