Технология подготовки выставки: разработка плана подготовки к новой выставке.

1. Выбор новой выставочной тематики, учреждение новой ярмарки

Подготовка выставки практически начинается с выбора или уточнения ее тематики и присвоения ей названия. Выбор выставки с новой тематикой, как правило, приходится делать в двух случаях. Во-первых, это делают организации, начи­нающие работу над проектом первой выставки, и, во-вторых, в слу­чае, когда действующая выставочная организация планирует рас­ширить свою выставочную программу.

Перед коллективом, решившим заняться выставками, сразу же встают три вопроса: Какую выставку провести первой? Где и на каких площадях ее устраивать? Какой период для этого лучше вы­брать? Только очень актуальная для города или региона тематика первой выставки может обеспечить достаточное число участников и посетителей, привлечь к себе внимание соорга­низаторов, кредиторов и спонсоров.

Начинать нужно с изучения регионального рынка товаров и услуг, с выявления того, чего не хватает и почему; с изучения состава участников и содержания выставок, проводившихся ранее или намеченных к проведению другими организациями. Сегодня ни в коем случае нельзя начинать с универсальной выставки или ярмарки. В стране их уже избыток и давно идет процесс специализации выставочных мероприятий. Считается удачей обнаружить тематическую нишу, то есть на­правление, по которому выставки нужны, но не проводятся или проводятся редко и не регулярно. И только, когда достоверно установлено, что по выбранной тематике существует интересная продукция, товары, оборудование, технологии и ус­луги, что есть много заинтересованных предприятий­поставщиков, и при этом нет выставок­конкурентов, можно с достаточной уверенностью принимать решение о проведении выставки.

Без такой предварительной работы по анализу и отбору тематики выставки риск провала достаточно велик. Рекомендуется подготовить опросные листы для потенциальных участников, если есть достаточное количество откликов, то можно переходить к следующей стадии.

Формулирование целей и задач выставки. Важнейшим этапом яв­ляется четкое формулирование целей и аргументирование задач но­вой выставки. Их нужно четко сформулировать и изложить на бумаге, причем ка­ждая из них должна быть описана не только качественно, но коли­чественно, то есть, выражена в цифрах и единицах измерения.

Цель - это результат проведения выставки, намечен­ный устроителем. для коммерческих предприятий - это, прежде всего, доход или прибыль. Но данная цель обычно не единственная. Выставка - многоплановое явление, и ее проведение может преследовать сразу несколько целей разного ранга и направленности.

Задача - это работа, которую нужно выполнить для достиже­ния определенных целей. И их тоже по каждой цели может быть множество. Фактически это первое описание предстоя­щей практической работы.

В процесс е аргументации целей и обсуждения задач следует взвесить и оценить их реальность. Окончательные формулировки целей и задач вносятся в распорядительный документ (приказ или распоряжение) по подготовке и проведению выставки.

Разработка официального названия выставки и ее краткого рабочего имени. Прежде всего, нужно правильно, грамотно сформулировать полное официальное название выставки. Фактически - это ее «паспорт». Название ДОЛЖНО отразить не только общее содержание выставки, но и область ее специализации, чтобы приглашаемые участники могли быстро определиться, подходит она им или нет. Официальное название должно указывать на статус выставки: международная, российская, региональная и т.д. Например:

Международная выставка гостиничной мебели, оборудования для гостиниц, ресторанов, торговых залов и игорного бизнеса «ОТЕЛЬ-2002».

Официальное название можно дать и одним словом: «М.И.Т.Т». Но тогда приходится рядом с ним перечислять все группы или разделы тематики. За рубежом это практикуется довольно часто. Например:

«МЕЖДУНАРОДНЫЙ ТРАНСПОРТ И СВЯЗЬ». Специализированная выставка. Транспорт. Морской, речной, воздушный, железнодорожный, автомобильный транспорт. Специализированный транспорт. Оборудо­вание для авторемонтных мастерских. Автосервис и аксессуары. Грузо­вые и пассажирские перевозки. Средства механизации портовых и су­доремонтных работ. Строительство и эксплуатация путепроводов и мостов. Материалы и оборудование для дорожного и гидротехническо­го строительства. Системы и средства транспортной связи и телеком­муникации. Информационные технологии.

Когда название не содержит указания на год проведения, выставка проводится впер­вые. Для удобства работы и в рекламных целях в подавляющем большинстве случаев наряду с полным названием мероприятия дается еще короткое, броское и запоминающееся имя (наимено­вание). Это фактически логотип, у которого рекламно-имиджевая функция.

Уже не принято давать выставкам плакатно-лозунговые назва­ния, но они все еще встречаются. Например, в феврале 1999 г. на ВВЦ была объявлена: «2-я Международная выставка «Стране и за­щитникам Отечества - двойные технологии».

Сегодня выставка с таким названием обречена на провал. Во­первых, по тематике не понятно, универсальная она или специа­лизированная; каков диапазон выставляемой экспонатуры, какие ограничения имеет выставляемая продукция и тех­нологии; только ли оборонные предприятия могут принимать в ней участие. Во-вторых, данное укороченное наименование не производит мгновенного впечатления, плохо воспринимается, тя­жело читается, отдает старыми традициями и с трудом запомина­ется.

В логотип может быть включен слоган - девиз выставки. Но он, Может использоваться на документах или в рекламе отдельно. Девиз выставки, отражающий важнейшие цели мероприятия, обычно ис­пользуется для крупных международных форумов, но он никогда не помешает и на других уровнях.