09 Справочные данные об организации

Обязательный реквизит для писем ( чтобы знали куда дать ответ). Набирается по «новым почтовым требованиям» и включает почтовый адрес, телефон, факс.

10 Наименование вида документа набирается заглавными буквами во всех документах кроме писем, то есть обязательный реквизит, кроме писем.

11 Дата документа – Обязательный реквизит, придающий документу юридическую силу. Набирается арабскими цифрами ( Число/ месяц/год) пара цифр.

12 Регистрационный номер документа – обязательный реквизит. Проставляется в той же строчке, что и дата. Это порядковый номер с начала года и берется из журналов регистрации. В организациях, где большой документооборот регистрационный номер в письмах состоит из трех частей:

• Номер структурного подразделения

• Номер дела по номенклатуре – это список дел с заводимых организацией в течение года. (номер папки, где храниться документ)

• Порядковый номер с начала года

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Проставляется только в ответных письмах, чтобы быстро найти копию письма.

14 Место составления или издания документа. Название населенного пункта в котором находится организация. В письмах не проставляется, т.к. название города указано в 09 реквизите.

15 адресат – пишется в любой корреспонденции.

К ОРРЕСПОНДЕНЦИЯ (переписка)

Внутренняя Внешняя

Переписка работников Переписка руководителей организации

С руководителями подразделений или руководителей структурных

Или руководителем подразделений с руководителями

О рганизации других организаций

НАПРИМЕР: Заявление

Докладная записка Исходящая Входящая

Объяснительная НАПРИМЕР: Письма(факс, эл. Почта)

Телеграммы, телефонограммы

Во внутренней корреспонденции достаточно указать должности, фамилию в Д. падеже.

Во внешней необходимо указать почтовый адрес и название организации. Оформляется в в правом верхнем углу от 4 положения.

16 Гриф утверждения в организационно-правовых документах в которых оговариваются права и обязанности работников организации: правило, штатное расписание. Это документы приобретают юридическую силу с момента утверждения. Проставляется в правом верхнем углу от 5-ого положения.

17 Резолюция – это решение руководителя, оформленное от руки на свободном месте выше текста и содержащее указание работникам в целях исполнения документа. Не использование резолюции может оцениваться, как нарушение трудовой дисциплины.

19 Отметка о контроле – это буква К, проставляемая красным карандашом в правом верхнем углу документа, означающая, что исполнение документа взято на особый контроль.э

1-19 реквизиты заголовочной части любого документа.

18 Заголовок к тексту – делит заголовочную часть документа от основной. Является обязательным так как содержит основную цель составления документа и необходим для регистрации документа. Располагается не более чем в 4-ех строках, переносы и точки не ставятся. Отвечает на вопросы:

- О чем? - письмо, приказ, некоторые акты

- Чего? – протокол

- Кого? – должностная инструкция.

Допускается не ставить заголовок в документах на формате А5, а так же в сопроводительных письмах.

19.10.2010 № 6

1. 2

1 8 О приеме на работу

4 76 мм

Реквизиты Основные части документа

20 Текст – обязательный реквизит, абзац начинают с 1-ого положения. Между абзацами интервал и схема построения зависит от вида л=документа.

2 1 Отметка о наличии приложения. Некоторые документы, чаще всего сопроводительные письма содержат приложения. На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка.

2

Приложение : 1. Учебный план на 5 лет. В1 экз.

0 2. __________________________

3. ___________________________

РЕКВИЗИТЫ ОФОРМЛЯЮЩЕЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА

Делятся на две группы:

• Оформляют документ, то есть придают юридическую силу, подтверждая достоверность сведений и подлинность подписи 22-26

• Делопроизводственные пометки, проставляемые после создания документа и необходимые для обеспечения работы с исполнением готового документа.

22 Подпись – обязательный реквизит, необходимый для подтверждения достоверности сведений, содержащихся в заголовочной и основной части. Подпись состоит из 3 элементов: должность, подпись, расшифровка подписи.

4

Директор ____________ А.С. Сидоров

1. 6 (110)

23 Гриф согласования – согласование сведений содержащихся в документе со специалистом другой организации. Проставляется ( в левом углу) на практике в левом углу в последней странице документа и на практике в виде штампа на котором вырезано «СОГЛАСОВАНО»

2

Согласовано

0 Главный инженер

Завода «Восход»

__________ И. О. Морозов

__________ дата

24 Виза согласования – это внутреннее согласование со специалистом своей организации.

2

Юрисконсульт

0 _____________ А.А. Аваров

_____________ дата