Электронный документооборот.

- это создание документа, работа с документом и хранение документа.

Документ-это информация зафиксированная с помощью реквизитов на материальном носителе, позволяющими эту информацию идентифицировать.

Реквизит- это элемент документа, расположенный в определенном месте в соответствии со сложившимися традициями или требования стандартов.

Создавая электронный документ необходимо выяснить общее правило оформления документа.

Правила оформления управления документов (приказы,письма,акты) зафиксированы в ГОСТ Р6.30-2003.

Унифицированная система документации. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации.

Унифицированный- одинаковые требования.

ОРД-административные или управленческие правила, инструкции, положение, уставы.

Распорядительные документы- приказы, распоряжения и так далее.

Правила оформления документа по ГОСТ Р6.30-2003

Управленческие документы создаются на форматах: А4 (297*210 мм), А5(148*210 мм)

Функции верхнего поля 20мм

1 Распологаются реквизиты

1. Герб РФ

2. Герб субъекта РФ

3. Герб организации ( эмблема организации или товарный знак)

2 Проставляется номер страницы, первая страница считается, но не нумеруется.

Нижнее поле

Не менее 20 мм – для сохранения информации при перелистывании.

Правое поле

Не менее 10 мм,

Постоянные реквизиты:

• Название организации (08)

• Место похождения (09)

Могут располагаться двумя способами :

Относительно верхнего поля. По этому приказу выделяют 2 вида бланков:

• Продольный- располагают вдоль верхнего поля.

• Угловой (флаговый)- в левом верхнем углу в квадрате 76*76 мм

• На практике рекомендуют флаговый так как экономится до 20% бумаги.

Юридическая сила документа

- это свойство документа сообщаемая ему действующим законодательством и компетенцией издавшего его органа.

Требования к оформлению реквизитов по ГОСТ Р.6.30.-2003

ГОСТом Р.6.30.-2003 установлен следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб РФ

2. Герб субъекта РФ

3. Эмблема организации или товарный знак

4. Код организации

5. Основной регистрирующий номер (ОГРН) юридического лица

6. Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН\КПП)

7. Код формы документа

8. Наименования организации

9. Справочные данные об организации

10. Наименования вида документа

11. Дата документа

12. Регистрационный номер документа

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14. Место составления или издания документа

15. Адресат

16. Гриф утверждения документа

17. Резолюция

18. Заголовок к тексту

19. Отметка о контроле

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

22. Подпись

23. Гриф согласования документа

24. Виды согласования документа

25. Оттиск печати

26. Отметка о заверении копии

27. Отметка об исполнителе

28. Отметка об использовании документа и исправлении его в дело

29. Отметка о поступлении документа в организацию

30. Идентификатор электронной копии документа

Классификация реквизитов, проставляемых на документах, создающих в процессе управления организации:

• Обязательства

Наименования организации, дата, регистрационный номер, текст, подпись.

• Постоянные

1. Не имеются вообще: наименования вида документа

2. Не меняются длительное время: наименования организации, справочные данные организации.

• Меняющиеся

Дата, текст, заголовок к тексту.