Классификация деловой документации.

• По видам деятельности

- конструкторская

- технологическая

-нормативная

- управленческая

- по личному составу

- плановые

- бухгалтерскому учету

-социальному обеспечению и другое.

• по наименованию:

-планы

-служебные письма

-стандарты

-справки

• по способы фиксации информации:

-письменные

-графические

-фото

• по месту составления:

-внешние

-внутренние

• по степени сложности

-простые

-сложные

• по степени главности:

-открытые

-с ограниченным доступом:

1) по степени секретности

2) документы для служебного пользования

3)конфиденциальные документы

• по юридической силе

-подлинные

1)действительные

2)не действительные

-подложные

• по срокам наименования

-срочные

-не срочные

• по стадиям подготовки

-черновики

-копии

-отпуск

-выписка

-дубликат

• по происхождению:

-служебные

-личные

• по срокам хранения

-временного срока хранения

1)до 10 лет

2)свыше 10 лет

• по степени унификации:

-индивидуальные

-типовые

-трафаретные

-анкеты

-таблица

-примерные

• по характеру содержания:

-первичные

-вторичные

• оформляющие взаимоотношения сторон:

-договоры

1)поставки

2)выполнение работ или услуг

3)аренды

4)трудовые договоры

Правила оформления реквизитов

01 Герб РФ-оформляется в соответствии с законом “о гербе РФ” на документах, издаваемых в министерствах, судах, прокуратур и т.п- в центре верхнего поля.

02 Герб субъекта РФ- в центре верхнего поля- органа местного самоуправления.

03 Эмблемы организации или товарный знак.

1,2 и 3взаимоискючаются.

04 Код организации- это номер организации, который ей присваивается органом статистики при ее регистрации в качестве юридического лица по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Необходим для поиска в электронной библиотеке органов статистики. Проставляется во всех финансово-расчетных документах, и документах, предназначенных для органов статистики.

05 Основной государственный регистрационный номер – это тот же номер организации, который ей присваивается при ее регистрации налоговым органом (ОГРН). Присваивается в финансово-расчетных документах для поиска в электронной базе налоговой инспекции.

06 Индивидуальный номер налогоплательщика / код постановки на учет - это так же двойной номер, который присваивается организации налоговой службой – необходим для поиска в электронной базе, по этому так же проставляется только на регистрационных документах.

07 Коды формы документа. Присваивается бланку унифицированного документа по общероссийскому классификатору управленческих документов. Реквизиты 1-7 не обязательны, т.е. в одном документе могут быть, а в другом документе могут отсутствовать.

08 Наименование организации – это обязательный реквизит, то есть должен быть в любом документе. Придает документу юридическую силу, набирается заглавными буквами в соответствие с названием, утвержденном в учредительном документе. Абравиатура и сокращенное название пишутся ниже полного в скобках.

Условно все рабочее поле делится с помощью табулятора на 8 вертикальных зон. Отсчет ведется от левого поля, который принят за нулевое положение. 0 – левое поле:

1 – 15 мм, абзац или красная строка

2- 45 мм - 12 реквизит

4- 80-85 мм - адресат ( 15 реквизит)

5 - 100 мм - гриф утверждения

6 - 110 мм расшифровка подписи в реквизите подпись (22)

7 - 120 мм - расшифровка подписи в реквизите гриф утверждения (16)

Все документы делятся на три части:

1. Заголовочная ( 1-19)

2. Основная (содержательная) (20-21)

3. Оформляющая (22-30)

Принято между частями документа делать четвертной межстрочный интервал. Между реквизитами – двойной межстрочный интервал ( 1 кл). внутри реквизит одинарный.