Занятие № 2 Формирование миссии, цели и задач организации.

Цель работы приобрести практические навыки в формировании целей, миссии и задач организации.

Содержание работы:

Дано: Малое предприятие «Строитель» выделилось из крупного строительного треста в период приватизации. Его возглавил один из начальников СМУ, известный своей деловой хваткой, ответственностью, жесткостью в управлении подчиненными, хорошо знающий строительное дело и своих поставщиков. Фирма развивалась достаточно быстро и заняла большую долю рынка, получив устойчивый имидж быстро и качественно работающей фирмы, сдающей объекты с «0» «под ключ». В последние два года условия работы изменились. Появились многочисленные конкуренты.

Многие клиенты, имеющие средства, отказываются от услуг «Строителя», особенно при проведении столярных работ и при отделке, предпочитая «евро» стиль, который требует более высокой квалификации исполнителей, иного подхода к дизайну, подбору материалов.

Фирма может вести относительно недорогое и качественное строительство для менее обеспеченных слоев населения, но они потеряли свою платежеспособность, нуждаются в кредитах под низкий процент, чтобы закончить строительство, даже если и имеют средства для его начала и «возведения стен».

Задание

1. Определить предмет бизнеса.

2. Сформулируйте основную цель предприятия, если основной на ближайшие 2 года является: восстановление потерянного рынка в городе, его расширение.

3. Определите миссию организации

4. Определите комплекс новых управленческих целей и задач.

5. Построить иерархическую структуру целей организации (дерево целей).

Теоретические сведения.

1. Предмет бизнеса - это тот вид продукта или услуга благодаря реализации которого предприятие получает основную прибыль. Предметов бизнеса у одного предприятия может быть несколько. Например, у фирмы МАКДОНАЛЬД"С предметом бизнеса являются продукты питания категории "Фаст-фут". А у фирмы САМСУНГ - электротехнические изделия как бытового так и промышленного назначения.

2.

Появление организации связано с наличием у людей общих целей. Если нет цели, то нет и управления организацией. Цели представляют собой описание будущего состояния объекта управления (организации).

Цель – это идеальное описание результата деятельности, а сама деятельность – это процесс достижения цели.

Цель – средство - результат. Цель – один из элементов поведения и сознательной деятельности человека, который характеризуется предвидением (в мышлении) результата деятельности, и путей достижения результата с помощью определенных средств. Цель выступает как способ интеграции различных действий человека, а в организации – действий различных людей в некоторую упорядоченность или систему. Цель является исходным пунктом, определяющим отношения между субъектом и объектом управления.

Средства достижения цели – существующие в природе и обществе предметы или действия (для организации – структура и процессы) включенные в систему целенаправленной деятельности и обеспечивающие получение определенного результата.

Общая цель, вызывающая у сотрудников организации состояние устремленности к каким-либо ценностям называется миссия.

Существуют широкое и узкое понимания миссии.

В случае широкого понимания миссия рассматривается как констатация философии и предназначения, смысла существования организации. Философия организации определяет ценности, верования и принципы, в соответствии с которыми организация намеревается осуществлять свою деятельность. Предназначение определяет действия, которые организация намеревается осуществлять, и то, какого типа организацией она намеревается быть. Философия организации обычно редко меняется. Что касается второй части миссии, то она может меняться в зависимости от глубины изменений, которые могут проходить в организации и в среде ее функционирования.

В том случае, если имеется узкое понимание миссии, рассматривается как сформулированное утверждение относительно того, для чего или по какой причине существует организация, то есть миссия понимается как утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в котором проявляется отличие данной организации от ей подобных.

Правильно сформулированная миссия, хотя и имеет всегда общий философский смысл, тем не менее, обязательно несет в себе что-то, что делает ее уникальной в своем роде, характеризующей именно организацию, в которой она была выработана.

Целевое начало в деятельности организации возникает как отражение целей и интересов различных групп людей, так или иначе связанных с деятельностью организации и вовлеченных в процесс функционирования. Основными группами людей, чьи интересы оказывают влияние на деятельность организации, а, следовательно, должны быть учтены при определении ее предназначения, являются:

собственники организации, создающие, приводящие в действие и развивающие организацию для того, чтобы за счет присвоения результатов деятельности организации решать свои жизненные проблемы;

сотрудники организации, своим трудом непосредственно обеспечивающие деятельность организации, создание и реализацию продукта и продвижение ресурсов извне, получающие от организации за свой труд компенсацию и решающие с помощью этой компенсации свои жизненные проблемы;

покупатели продукта организации, отдающие ей свои ресурсы (чаще всего деньги) в обмен на продукт, предлагаемый им организацией, и удовлетворяющие с помощью этого продукта свои потребности;

деловые партнеры организации, находящиеся с ней в формальных и неформальных – деловых отношениях, оказывающие организации коммерческие и некоммерческие услуги и получающие аналогичные услуги со стороны организации;

местное сообщество, находящееся с организацией во взаимодействии, имеющем многогранное содержание, связанном в первую очередь с формированием социальной и экологической среды обитания организации;

общество в целом, в первую очередь в лице государственных институтов, взаимодействующее с организацией в политической, правовой, экономической и других сферах макроокружения, получающее от организации часть создаваемого ею богатства для обеспечения общественного благополучия и развития, плодами которого наряду с другими членами общества также пользуется и организация.

Миссия организации в большей или меньшей мере должна отражать интересы всех шести вышеназванных субъектов. Степень проявления в миссии интересов каждого из данных шести субъектов принципиально зависит от того, какие размеры имеет организация, в каком она состоит бизнесе, где расположена и т.п. Наиболее устойчивое, сильное и специфичное влияние на миссию организации, независимо от того, что организация собой представляет, оказывают интересы собственников, сотрудников и покупателей. Поэтому миссия организации должна быть сформулирована таким образом, чтобы в ней обязательно находило проявление сочетание интересов этих трех групп людей.

Как считает Ф. Котлер, миссия должна вырабатываться с учетом следующих пяти факторов:

- история фирмы, в процессе которой вырабатывалась философия фирмы, формировались ее профиль и стиль деятельности, место на рынке и т.п.;

- существующий стиль поведения и способ действия собственников и управленческого персонала;

- состояние среды обитания организации;

- ресурсы, которые она может привести в действие для достижения своих целей:

- отличительные особенности, которыми обладает организация.

Хорошо сформулированная миссия проясняет то, чем является организация и какой она стремится быть, а также показывает отличие организации от других ей подобных. Для этого в сопровождающей миссию расшифровке должны быть отражены следующие характеристики организации:

целевые ориентиры организации, отражающие то, на решение каких задач направлена деятельность организации, и то, к чему стремится организация в своей деятельности в долгосрочной перспективе;

сфера деятельности организации, отражающая то, какой продукт организация предлагает покупателям, и то, на каком рынке организация осуществляет реализацию своего продукта;

философия организации, находящая проявление в тех ценностях и верованиях, которые приняты в организации;

возможности и способы осуществления деятельности организации, отражающие то, в чем сила организации, в чем ее отличительные возможности для выживания в долгосрочной перспективе, каким способом и с помощью какой технологии организация выполняет свою работу, какие для этого имеются know-how и передовая техника.

Наряду с вышеперечисленными характеристиками организации при формировании миссии организации важным является отражение в содержании и форме изложения миссии имиджа, которым обладает организация. Миссия в большей или меньшей степени всегда отражает имидж организации. Однако при умелом подходе к формулированию миссии можно добиться того, что в ней будет очень ясно отражен имидж, которым обладает организация.

Миссия не должна нести в себе конкретные указания относительно того, что, как и в какие сроки следует делать организации. Она задает основные направления движения организации, расположение организации к процессам и явлениям, протекающим внутри и вне ее. Очень важно, чтобы миссия была сформулирована предельно ясно для того, чтобы она была легко понятна всем субъектам, взаимодействующим с организацией, в особенности всем членам организации. При этом миссия должна быть сформулирована таким образом, чтобы она исключала возможность разнотолков, но в то же время оставляла простор для творческого и гибкого развития организации.

Итак, миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, выражающие смысл ее существования.

Миссия отвечает на три вопроса:

1. Для чего организация существует?

2. Зачем мы находимся в ней?

3. Почему мы делаем то, что делаем?

Миссия – информирует членов организации о том:

- что ожидает общество от организации,

- что организация ожидает от своих сотрудников.

Конечные состояния, к которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей, иначе говоря, цели – это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на это направлена ее деятельность. Цель формируется на основе миссии и имеет горизонт планирования более чем один год (за пределами обычного планового периода). Цели – это то, чего мы хотим достичь? Куда мы движемся? Что ждет нас впереди?

Стратегия – это способ или средство достижения целей. Стратегия отвечает на вопросы: что нужно сделать для достижения целей? Как лучше (какие есть альтернативные варианты) использовать имеющиеся ресурсы и средства? Каковы этапы этого пути?

Задачи (краткосрочные цели) – представляют собой результаты, которые предполагается получить в пределах планового периода.(1 год) Они являются этапами, из которых складываются долгосрочные цели и отвечают на вопросы: Что конкретно нужно выполнить? Кому? Когда? Где? Сколько? Как?

Политика (относится к средствам достижения поставленных задач) включает правила и процедуры, устанавливаемые в организации для поддержания усилий сотрудников по достижению задач. Политика создает каркас для процесса принятия решений в рутинных ситуациях и отвечает на вопросы: – на каком уровне ожидается выполнение задачи? Каким образом выполняется работа?

Организационные цели. Цели индивида – это единственные цели, которые существуют в объективном мире, т. к. они строятся на неудовлетворенных потребностях человека.

Все остальные цели являются организационной или общественной трансформацией целей индивида. Очень важен процесс преобразования целей индивида в цели организации и общества, так как в цепочке индивид - организация - общество протекает процесс приспособления индивидуальных целей в качестве мотивирующей силы.

В рамках организации происходит обмен личной независимости для достижения целей. Очень важным мотивом является использование целей организации в собственных интересах.

Цели организации – общие для всех ее членов цели успешных компаний солидаризируются с целями, имеющими значения для общества. Максимальная прибыль считается главной целью.

Цели являются важным элементом системы управления и выполняют функции:

Мотивирующую

- цели направляют поведение людей на удовлетворение их потребностей;

- цели уменьшают неопределенность, например, имея цель обойти конкурентов, сотрудники получают четкое представление о том, за какие действия они будут вознаграждены.

Организующую

- цели оправдывают существование организации;

- цели ограничивают деятельность членов организации, регулируют их поведение (соблюдение технологической дисциплины);

- цели заставляют сотрудников брать на себя соответствующие обязательства (риск);

- цели обеспечивают основу для конструирования организации (создание новых подразделений).

Контролирующую

- цели помогают приспособиться к окружающей действительности (сравнение с другими; соответствие требованиям);

- цели являются стандартом для оценки работы членов организации.

Типы организационных целей.

Официальные цели – определяют общее назначение организации; абстрактны; идеалистичны и описываются в качественных терминах. По этим целям трудно определить чем, на самом деле, занимается организация.

Оперативные цели (указывают, что организация на самом деле пытается делать) имеют внутреннюю направленность и важны для сотрудников.

Операционные цели – еще более измеряемы, чем оперативные (разрабатываются по деталям и выражаются в количественных терминах). По ним дают оценку работе.

Цели становятся инструментом управления, когда они:

1) определены и сформулированы;

2) известны работникам;

3) приняты ими к исполнению.

Цели предприятия/организации должны удовлетворять следующим требованиям¹:

1. Конкретность предполагает установление точных заданий в различных аспектах деятельности: будь то планы в области кадровых вопросов, оплаты труда, оказания отдельных видов услуг или же общие экономические показатели работы организации.

2. Измеримость целей позволяет руководствоваться ими при принятии конкретных управленческих решений, следить за тем, чтобы деятельность банка была направлена на их достижение.

3. Ориентация целей во времени – важная их характеристика, определяющая соотношение долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных целей организации и позволяющая оценивать не только сам результат, но и сроки его достижения. В первую очередь формулируются долгосрочные цели, в развитие которых вырабатываются средне- и краткосрочные цели, обеспечивающие выполнение долгосрочных. С особой тщательностью обычно подходят к разработке краткосрочных целей организации, как правило, устанавливаемых на предстоящий год, которые должны служить основой для текущего контроля за работой организации.

4. Достижимость целей – принципиальное требование при планировании. Установление цели без учета реальных возможностей организации, воздействия внешних факторов, может оказаться не под силу организации, способно привести к печальным последствиям. Здесь дело не столько в технической невозможности ее осуществления, сколько в утрате такого важного фактора, как мотивация персонала.

5. Требования к совместимости целей организации в целом и целей ее организационных единиц, а также к совместимости целей, устанавливаемых на одном организационном уровне, в обязательном порядке учитываются в процессе планирования. Несоответствие целей разных структурных подразделений ведет к несбалансированности и неустойчивости всей организации.

Когда что-то не ладится в организации - проверьте цели

Установление целей в организации. Цель – это атрибут свободного человека, свободного предприятия т. к. предлагает выбор другого состояния для объекта управления и его развитие. Отсутствие выбора переводит цель в категорию устанавливаемого задания. Типичная функция руководителя – устанавливать цели в организации.

В зависимости от специфики отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания миссии в каждой организации устанавливаются свои собственные цели, особенные как по набору параметров организации (желательное состояние которых выступает в виде общих целей организации), так и по количественной оценке этих параметров. Однако, несмотря на ситуационность в выборе целей, выделяются четыре сферы/области, применительно к которым организации устанавливают цели, исходя из своих интересов.

Этими областями являются: - доходы организации; - работа с клиентами; - потребности и благосостояние сотрудников; - социальная ответственность.

Цели должны быть установлены в восьми ключевых областях: - маркетинг; - инновация; - человеческая организация; - финансовые ресурсы; - материальные ресурсы; - производительность; - социальная ответственность; - прибыль.

Прибыль - не цель, но требование, которое должно быть объективно определено в отношении данного предприятия, его стратегии, нужд и риска.

Цель есть базис/основа для работы и рабочих заданий. Они определяют структуру предприятия, ключевые виды деятельности, и, прежде всего, назначение исполнителей. Цели - основа проектирования как структуры предприятия, так и работы отдельных подразделений и отдельных менеджеров.

Цели не определяют будущее. Это средства мобилизовать ресурсы предприятия для создания будущего.

Маркетинг и инновация – основа установления целей.

Процесс установления организационных целей. С точки зрения логики осуществления действий, выполняемых при установлении целей, можно считать, что процесс целеполагания в организации состоит из трех последовательных стадий: 1) на первой стадии происходит осмысление результатов анализа среды; 2) на второй – выработка соответствующей миссии; 3) на третьей стадии непосредственно вырабатываются цели организации.

Правильно организованный процесс выработки целей предполагает прохождение четырех фаз:

1) выявление и анализ тех тенденций, которые наблюдаются в окружении;

2) установление целей для организации в целом;

3) построение иерархии целей;

4) установление индивидуальных целей.

Первая фаза. Влияние среды сказывается не только на установлении миссии организации. Цели также сильно зависят от состояния среды. Цели должны быть гибкими, чтобы их можно было менять в соответствии с изменениями, происходящими в среде. Однако из этого никак не следует делать заключения, что цели должны быть привязаны к состоянию среды только путем постоянной корректировки и приспособления к тем изменениям, которые происходят в среде. При правильном подходе к установлению целей руководство должно стремиться предвидеть то, в каком состоянии окажется среда, и устанавливать цели в соответствии с этим предвидением. Для этого очень важно выявлять тенденции, характерные для процессов развития экономики, социальной и политической сфер, науки и техники. Конечно, правильно предусмотреть всего невозможно. Более того, иногда в окружении могут происходить изменения, которые никак не вытекают из обнаруженных тенденций. Поэтому менеджеры должны быть готовы к тому, чтобы ответить на неожиданный вызов, который им может бросить среда. Тем не менее, не абсолютизируя ситуации, они должны формулировать цели, чтобы ситуационные составляющие нашли в них свое отражение.

Вторая фаза. При установлении целей для организации в целом важно определить, что из широкого круга возможных характеристик деятельности организации следует взять за основу. Далее выбирается определенный инструментарий количественного расчета величины целей. Особое значение имеет система критериев, которыми пользуются при определении целей организации. Обычно эти критерии выводятся из миссии организации, а также из результатов анализа макроокружения, отрасли, конкурентов и положения организации в среде. При определении целей организации учитывается то, какие цели она имела на предыдущем этапе и насколько достижение этих целей способствовало выполнению миссии организации. Наконец, решение по целям всегда зависит от тех ресурсов, которыми обладает организация.

Третья фаза. Установление иерархии целей предполагает определение таких целей для всех уровней организации, достижение которых отдельными подразделениями будет приводить к достижению общеорганизационных целей. При этом иерархия должна строиться как по долгосрочным, так и по краткосрочным целям.

Таблица 1