Документи з обліку грошових документів і коштів у дорозі

Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими та видатковими касовими ордерами або накладними, які їх замінюють. У встановлені терміни касир складає і передає до бухгалтерії звіт про рух грошових документів.

Підставою для відображення в бухгалтерському обліку сум грошових коштів у дорозі є:

- при здачі виручки інкасатору - супровідна відомість;

- відділенню зв'язку - квитанція про приймання грошової суми;

- у касу банку - квитанція до прибуткового касового ордеру банку;

- за сумами, переказаними вищим організаціям, - отримані від них повідомлення (авізо) із зазначеною датою, номером платіжного доручення, суми та назви установи банку або поштового відділення, яке прийняло перерахування.

Здача виручки інкасатору оформлюється супровідною відомістю.

Супровідна відомість складається у трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідна відомість) вкладають до інкасаторської сумки, другий (накладна) - віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) - залишається у касі підприємства (інкасатор розписується на цьому примірнику та ставить відповідний штамп). Цей документ є підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотному боці першого та другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи ' заповнюють покупюрний опис грошей, які здаються.

Підставою для списання сум, що обліковуються на рахунку 33 "Інші кошти", є виписки банку, які підтверджують зарахування грошових коштів.

Характеристика рахунків з обліку готівки та інших грошових коштів

Характеристика Рахунок 30 "Каса" призначений для узагальнення інформації рахунку ЗО 'Каса " про наявність і рух грошових коштів у касі підприємства. Рахунок ЗО "Каса" має такі субрахунки:

301 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти тощо), відкриваються субрахунки 303 "Операційна каса в національній валюті" та 304 "Операційна каса в іноземній валюті".

За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, за кредитом - виплата (витрачання) готівки.

Аналітичний облік Аналітичний облік може вестися за кожною та управління операційною касою або касиром, що забезпечує грошовими коштами реалізацію функції збереження майна власника, а також за видами валют. Найбільш достовірний аналітичний облік ведеться в звіті касира, де відображається кожна господарська операція з руху грошових коштів у касі.

З метою реалізації функції управління облік повинен бути організований таким чином, щоб у будь-який момент часу можна було визначити платоспроможність підприємства, відслідкувати залишки готівки, а також рух і напрями її використання. Облікова інформація необхідна управлінцям для:

- аналізу руху та напряму грошових коштів підприємства в попередніх періодах;

- визначення мінімальної необхідної потреби в грошових коштах для здійснення поточної господарської діяльності;

- коригування потоку платежів для зменшення максимальної і середньої потреби в грошових коштах;

- забезпечення ефективного використання тимчасово вільних грошових коштів;

- забезпечення прискорення оборотності грошових коштів;

- побудова ефективних систем контролю за рухом грошових коштів підприємства;

- мінімізація втрат грошових коштів від інфляції і від зміни курсу (для іноземної валюти).

Характеристика Рахунок 33 "Інші кошти" призначений для узагальнення інформації про наявність і рух грошових документів (у національній та іноземній валюті) та про кошти в дорозі.

Рахунок 33 "Інші кошти має такі субрахунки:

"Грошові документи в національній валюті";

"Грошові документи в іноземній валюті";

"Грошові кошти в дорозі в національній валюті";

"Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті".

За дебетом рахунку 33 "Інші кошти" відображається надходження грошових документів до каси підприємства та коштів у дорозі, за кредитом вибуття грошових документів і списання коштів у дорозі після їх зарахування на відповідні рахунки.

Грошові документи обліковуються на субрахунках 331 "Грошові документи в національній валюті" та 332 "Грошові документи в іноземній валюті" за їх номінальною вартістю. Аналітичний облік ведеться за видами грошових документів.

На субрахунках 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті" та 334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті" обліковуються грошові кошти (переважно грошова виручка), внесені до кас банків, ощадних кас чи кас поштових відділень для зарахування на рахунки в банку, але ще не зараховані за призначенням. За дебетом цих рахунків відображаються здані до банку суми, за кредитом - суми, зараховані на поточні рахунки. На перше число кожного місяця сальдо за субрахунками 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті" та 334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті" повинно збігатися з розміром виручки, зданої до банківської установи в останній день місяця.

Аналітичний облік грошових коштів у дорозі може вестися в розрізі відділень зв'язку та інших установ (організацій), які прийняли перекази за кожним первинним документом, який підтверджує здавання грошових сум.

Суб'єкти малого підприємництва (СМП) за власним бажанням для відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку можуть використовувати спрощений План рахунків, про що повинно бути зазначено в Наказі про облікову політику. У цьому Плані рахунків об'єднані рахунки бухгалтерського обліку повного Плану рахунків.

Синтетичні рахунки коштів, розрахунків та інших активів спрощеного Плану рахунків		Синтетичні рахунки коштів, розрахунків та інших активів повного Плану рахунків
Рахунок 30 "Каса»		Рахунок 30 "Каса"
		Рахунок 331 "Грошові документи в національній валюті"
		Рахунок 332 "Грошові документи в іноземній валюті"
Рахунок 31 "Рахунки в банках"		Рахунок 31 "Рахунки в банках" Рахунок 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті"
		Рахунок 334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті"

Порівняння повного та спрощеного Плану за рахунками грошових коштів

Відповідно до спрощеного Плану рахунків СМП можуть використовувати п'ять рахунків, призначених для обліку коштів, розрахунків та інших активів: рахунок ЗО "Каса", 31 "Рахунки в банках", 35 "Поточні фінансові інвестиції", 37 "Розрахунки з різними дебіторами", 39 "Витрати майбутніх періодів".

Відображення операцій з грошовими коштами на рахунках бухгалтерського обліку

На рахунку 33 "Інші кошти" ведеться узагальнення інформації про наявність і рух грошових документів (у національній та іноземній валюті), що знаходяться в касі підприємства (поштові марки, оплачені проїзні документи тощо). Поштові марки та марковані документи обліковуються за дебетом рахунку, доки вони не відправлені листом. Вартість звичайних придбаних конвертів відображається за дебетом рахунку 209 "Інші матеріали".

Приклад 1.

У січні 20хх р., працівник підприємства придбав на пошті: 10 звичайних конвертів - 0,12 грн. за шт., у т.ч. ПДВ - 0,02 грн.; 5 маркованих конвертів -0,60 грн.; 10 поштових марок - 0,30 грн. за шт. До бухгалтерії працівник подав авансовий звіт, про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, до якого додав квитанції. У тому ж місяці всі конверти й марки було використано. У бухгалтерському обліку операції будуть відображені наступним чином:

№ .	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, грн.
		Дебет	Кредит
1	Оприбутковано поштові марки та марковані конверти на підставі авансового звіту	331 "Грошові документи в національній валюті"	372 "Розрахунки з підзвітними особами"	6,00
2	Оприбутковано звичайні конверти	209 "Інші матеріали"	372 "Розрахунки з підзвітними особами"	1,00
3	Відображено ПДВ	641 "Розрахунки за податками" )	372 "Розрахунки з підзвітними особами"	0,20
4	Відшкодовано з каси суми, витрачені працівником на придбання марок і конвертів	372 "Розрахунки з підзвітними особами"	301 "Каса в національній валюті"	7,20
5	Витрачено конверти і марки	92 "Адміністративні витрати"	331 "Грошові документи в національній валюті"	6,00
		92 "Адміністративні витрати"	209 "Інші матеріали"	1,00

Вартість придбаних підприємством і переданих працівникам путівок з рахунку 33 "Інші кошти" списується в дебет рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" (якщо путівка передана в рахунок оплати праці) або 949 "Інші витрати операційної діяльності" (якщо вона передана безкоштовно). При передачі путівки своєму працівнику з оплатою її вартості сума, що підлягає сплаті, визнається іншим доходом від операційної діяльності.

Відображення господарських операцій з руху готівкових коштів, грошових документів і грошових коштів у дорозі наведено в таблиці

Таблиця Облік грошових коштів у касі та інших коштів

№	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1	Одержано готівку в погашення: - довгострокової заборгованості	30 "Каса"	16 "Довгострокова дебіторська заборгованість"
	- одержаних раніше векселів	30 "Каса"	34 "Короткострокові векселі одержані"
	- заборгованості від покупців в оплату раніше відвантаженої продукції, товарів, послуг	30 "Каса"	36 "Розрахунки з покупцями та замовниками"
	- винної особи, підзвітних осіб, працівників в погашення раніше виданих безвід-соткових позик	30 "Каса"	37 "Розрахунки з різними дебіторами"
2	Передано гроші з операційної каси в касу підприємства	30 "Каса"	30 "Каса"
3	Одержано кошти з банку в касу	30 "Каса"	31 "Рахунки в банках"
4	Перераховано гроші для придбання або продажу іноземної валюти	33 "Інші кошти"	31 "Рахунки в банках"
5	Внесено готівку учасником споживчого товариства	30 "Каса"	41 "Пайовий капітал"
6	Погашено заборгованість засновників (учасників) за внесками до статутного капіталу	30 "Каса"	46 "Неоплачений капітал"
7	Отримано готівкою цільове фінансування з бюджету	30 "Каса"	48 "Цільове фінансування і цільові надходження"
8	Одержано в касу: - довгострокову позику	30 "Каса"	50 "Довгострокові позики"
	- фінансову допомогу на зворотній основі	30 "Каса"	55 "Інші довгострокові зобов'язання"
	- короткострокову позику банку	30 "Каса"	60 "Короткострокові позики"
	- кошти від наймачів квартир чи орендарів нежитлових приміщень	30 "Каса"	68 "Розрахунки за іншими операціями"
9	Повернуто зарплату, надлишково видану працівникам	30 "Каса"	66 "Розрахунки з оплати праці"
10	Одержано готівкою: - виручку від продажу товаріву роз^дзібній торгівлі	30 "Каса"	70 "Доходи від реалізації"
	- штрафи, пені, неустойки за невиконання господарських договорів	30 "Каса"	71 "Інший операційний дохід"
	- дивіденди від інших підприємств	ЗО "Каса"	73 "Інші фінансові доходи"
	- виручку від реалізації необоротних активів	30 "Каса"	74 "Інші доходи"
	- надзвичайні доходи готівкою	30 "Каса"	75 "Надзвичайні доходи"
11	Оплачено готівкою витрати на монтаж або ремонт основних засобів	15 "Капітальні інвестиції"	30 "Каса", 33 "Інші кошти"
12	Передано гроші з каси до банку	31 "Рахунки в банках"	30 "Каса"
13	Зараховано на поточний рахунок виручку, що була у інкасатора	31"Рахунки в банках"	33 "Інші кошти"
14	Передано гроші інкасатору	33 "Інші кошти"	30 "Каса"
15	Видано готівкою безвідсотко-ву позику працівнику; видано в підзвіт; виплачено аліменти	37 "Розрахунки з різними дебіторами"	30 "Каса"
16	Проведено передоплату за газети та журнали	39 "Витрати майбутніх періодів"	30 "Каса"
17	Викуплено підприємством акції власної емісії	45 "Вилучений капітал"	30 "Каса"
18	Погашено готівкою: - заборгованість за раніше виданим векселем	51 "Довгострокові векселі видані", 62 "Короткострокові векселі видані"	30 "Каса"
	- короткострокову позику банку	60 "Короткострокові позики"	30 "Каса"
	- поточну заборгованість за довгостроковими зобов'язаннями	61 "Поточна заборгованість за довгостроковими зобов'язаннями"	30 "Каса"
	- заборгованість перед постачальниками та підрядниками	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"	30 "Каса"
	- заборгованість перед фондами соціального страхування та Пенсійним фондом	65 "Розрахунки за страхування?*"	30 "Каса"
19	Виплачено заробітну плату працівникам підприємства	66 "Розрахунки з оплати праці"	30 "Каса"
20	Видано працівникам проїзні квитки в рахунок заробітної плати	66 "Розрахунки з оплати праці"	33 "Інші кошти"
21	Виплачено дивіденди засновникам	67 "Розрахунки з учасниками"	30 "Каса"
22	Погашено готівкою заборгованість перед іншими кредиторами	68 "Розрахунки за іншими операціями"	30 "Каса"
23	Оплачено готівкою витрати на малих підприємствах, які не використовують рахунки класу 9	84 "Інші операційні витрати", 85 "Інші затрати"	30 "Каса", 33 "Інші кошти"
24	Оплачено готівкою (грошовими документами) витрати на підприємствах, які не використовують рахунки класу 8	91 "Загальновироб-ничі витрати", 92 "Адміністративні витрати", 93 "Витрати на збут", 94 "Інші витрати операційної діяльності", 95 "Фінансові витрати", 97 "Інші витрати", 99 "Надзвичайні витрати"	30 "Каса", 33 "Інші кошти"