ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ БАНКА

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по дслопроизводству банка подго-товлена с целью совершенствования на единой основе документа-ционного обеспечения управления банком, сокращения количе-ства и повышения качества документов, упорядочения документо-оборота и рационализации обработки документов на базе примене-ния прогрессивных технических средств и новых информационных технологий.

1.2. Документы банка являются собственностью банка. Вопросы работы с документами банка регулируются нормативными и рас-порядительными документами банка, а также действующим зако-нодательством Российской Федерации в сфере делопроизводства и архивного дела.

1.3. Примерная инструкция устанавливает обшие требования к организации службы делопроизводства, документированию управ-ленчсской деятельности и организации работы с документами в банке.

1.4. Примерная инструкция разработана на основе изучения прак-тики постановки делопроизводства в банках, а также в соответ-ствии с действующим законодательством по делопроизводству и архивиомуделу и включаетобщие требования и рекомендации Го-сударственной систсмы документационного обеспечения управле-ния, государственных стандартов на управленческую документа-иию, Типовой инструкции по делопроизводству в министерстах и ведомствах Российской Федерации.

В Примерной инструкции используются также положения ряда банковских документов:

Положение о порядке подготовки и вступления в силу'норматив-ных актов Банка России. Переченьдокументов, образуюшихся вде-ятельности Центрального банка Российской Федерации, с указани-ем сроков хранения. Перечень документов, образующихсн' в деятель-ности Сбербанка Российской Федерации, с указанием сроков хра-нения. Примерный перечень документов, образующихся в деятель-ности кредитных организаиий, с указанием сроков хранения и др.

1.5. Положения распространяются как на традиционное доку-ментированис и организацию работы с документами, так п на ком-пьютерные (автоматизированные) технологии созлания и обработ-ки докумснтов'.

1.6. Банк организует и ведет делопроизводство на основании собственной инструкции и других нормативно-методических доку-ментов, не противоречаших дсйствуюшему законодательству в с<1кре делопроизводства и архивного дела.

1.7. Инструкция по дслонроизводству банка утверждается руко-водителем банка. В определенных случаях, предусмотренных норма-тивными актами, инструкция по дслопроизводству банка может согласовываться с соответствующими архивными учреждениями. Согласование проводится с целью соблюдения банками действую-шего законодательства, норматнвных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управле-ния, единого учета и обеспечения сохранности документов.

1.8. Ответственность за правильнуюорганизацию процесса рабо-ты с документами на основе требований и положений действую-щего законодательства по делопроизводству, контроль за соблюде-нием в структурных подразделениях банка инструкции по делопро-изводству, методичсское руководство и обучение работииков ос-новам документационного обеспечения управления возлагается на специальную службу делопроизводства", подчиненную непосред-ственно руководителю банка.

В банках, где по штатному расписанию нс прсдусмотрена спе-циальная служба делопроизводства, эта ответственность возлагает-ся на секретаря руководителя или другое должностное лицо.

1.9. Ответственность за организашш делопроизводства в струк-турных подразделениях банка возлагается на их руководителей. Ру-ководитель структурного подразделения поручает организацию ра-боты с документами секретарю подразделения или назначает от-ветственного за ведение делопроизводства.

1.10. Должностные лица банка при работе с документами руко-водствуются действующим законодательством по делопроизводству и архивному делу, а также нормативно-методическими документа-ми (инструкции, положения и др.) по организации работы с доку-ментами в банке, утвержденными руководством банка¹. С этой ие-лью лица, принимаемые на работу, должны быть ознакомлены с соответствующими документами.

¹ Порядок рэботы с секретными документами устанавливается специальными инст-

рущиями. ³ Наименование и структура службы делопроиэводства устаьавливаются е соответ-

ствии с утвержденной структурой банкэ и положенмем о спужбе депопроизеод-

ства (канцелярия, общий отдеп, секретариат и др.) ¹ При рабоге с документами. подпадающими под действие специальных положёний,

должностные лица банкэ должкы руководствоваться этими положениями

.11. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.12. Публикация служебных документов банка в печати допус-кается только с разрешения руководителя банка.

2. Организация службы делопроизводства банка

2.1. Задачи и функции службы делопроизводства банка

2.1.1. Делопроизводство в банке осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, секретарем руководителя или другим должнрстным лицом банка.

2. 1.2. На службу делопроизводства возлагается решение следую-щих задач:

обеспечение единого порядка работы с документами в банке, начиная с их создания (получения) и др отправки или сдачй в архив;

установление организационно-правового положения, струк'гу-ры, функций, прав и ответственности служб, занятых документа-ционным обеспечением; определение должностного состава и ква-лификационных требований к работникам этих служб; создание для них единой нормативно-методической базы (инструкций, положе-ний, рекомендаций и др.); разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию делопроизводства;

участие в разработке и использование в практической деятель-ности средств и методов автоматизированной обработки докумен-тов на базе ПЭВМ.

2.1.3. В соответствии с возложенными заданами служба делопро-изводства осуществляет следующие функции:

В области документирования:

проектирование бланков документов;

организация по поручению руководства банка подготовки про-ектов ряда документов, их оформления и выпуска;

обеспечение машинописного изготовления документов, стено-графирование, копирование и тиражирование документов;

упорядочение дбкументальной базы, соблюдение правил под-готовки и оформления документов;

контроль за качественной подготовкой и оформлением докумен-тов, сокращением ненужной переписки, сроками прохождения, согласования и исполнения документов;

автоматизированная подготовка документов.

В области организации работы с документами:

определение порядка прохождения и обработки документов;

прием, отправка, экспедиционная ооработка документов; пред-варительное рассмотрение;

регистрация и учет документов, ведение журналов и картотек;

организация своевременного рассмотрения и подго говки к док-ладу руководству банка поступающих, внутренних и отправляемых документов;

организация контроля исполнения документов, регулирование хода исполнения, обобщение сведений о результатах исполнения документов;

использование в процессе регистрации, учета, контроля испол-нения, поиска новейших средств вычислительной техники;

составление номенклатуры дел банка; обеспечение формирова-ция дел, оперативного хранения документов и дел; подготовка дел к сдаче в 'архив банка.

В области методической работы:

методическое руководство и осуществление контроля за орга-низацией работы с документамй в структурных подразделениях банка;

повышение квалификации работников службы делопроизводства и отэетственных за делопроизводство в структурных подразделени-яхбанка;

изучение передового опыта организации работы с документами в государственных структурах.

2.2. Оргатзационная структура службы делопрои шодства

2.2.1. Организационная структура службы делопроизводства банка разрабатывается в целях установления четкого построения службы делопроизводства, рационального распределения функций между должностными лицами службы и повышения эффективности рабо-ты аппарата управления.

2.2.2. Организационная структура службы делопроизводства ос-новывается на действующем законодательстве и нормативно-мето-дических документах в сфере делопроизводства и архивного дела.

2.2.3. Организационная структура службы делопроизводства банка разрабатывается в соответствии с организационной структурой бан-ка, учетом объема документооборота, системой ведения делопро-изводства.

2.2.4. В состав организационной структуры включаются: органи-зационно-структурная схема службы делопроизводства, положение о службе делопроизводства и должностные инструкции работника службы делопроизводства.

2.2.5. Организационно-структурная схема службы делопроизвод-ства банка составляется на основе организационной структуры бан-ка, штатно-должностного состава работников службы делопроиз-водства, распределения функций между структурными частями служ-бы делопроизводства и должностными лицами.

2.2.6. В зависимости от масштабов деятельности банка (уставный капитал, финансовый оборот, наличие филиалов, отделений и др.), его организационной структуры и штатро-должностного состава, кадровых, технических средств, территориального размещения, объема взаимоотношений с клиентами и партнерами, количества обрабатываемой документации банки условно можно разделить на три группы: крупные, средние, малые.

2.2.7. Отнесение банка к одной из групп является основой для составления организационно-структурной схемы службы делопро-изводства банка (приложения 1—3).

2.2.8. На основании организационно-структурной схемы службы делопроизводства банка разрабатываются положение о службе де-лопроизводства, должностные инструкции работников службы де-лопроизводства'.

2.2.9. Для определения количества и наименования должностей работников службы делопроизводства, нормирования их труда банк применять определенные нормативы и нормы².

{. Документирование управленческой деятельности банка

¹ Документирование управленческой деятельности банка заклю-чается в фиксации на бумаге или других носителях по установлен-ным правилам управленческих действий, т.е. в создании управлен-ческих документс№.

Документирование осуществляется на естественном языке (ру-кописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, факсограммы, машинограммы), а также на ис-кусственных языках с использованием новых носителей (диски, кристаллы и др.).