Лабораторная работа №8 Подготовка отчетов средствами Microsoft Access

Цель работы: изучить назначение отчетов Microsoft Access;

научиться создавать отчеты различной сложности для вывода на печать;

приобрести опыт использования сортировки и группировки данных в отчетах, получения требуемой детализации данных в конечном документе.

Контрольные вопросы:

1. Назначение отчетов, их отличия от форм и таблиц.

2. Структура отчета в Microsoft Ассеss. Виды стандартных отчетов.

3. Изменение свойств элементов отчета.

4. Группировка и сортировка записей в отчетах.

5. Использование вычисляемых элементов управления в отчетах.

Содержание отчета:

1. Титульный лист.

2. Цель работы.

3. Постановка задачи к каждому заданию.

4. Описание построения отчета (режим, уровни группировки, вид макета, итоги, стиль)

5. Вид отчета (в режиме Конструктора и Предварительного просмотра).

6. Краткие ответы на контрольные вопросы.

7. Выводы.

8. Список использованной литературы.

Порядок выполнения работы

1. Автоотчет в столбец.

На основе запроса "Исходные данные" сформировать Автоотчет в столбец. В режиме Конструктора выполнить дополнительное форматирование:

• заголовок отчета "Автоотчет в столбец";

• названия полей написать шрифтом Times New Roman Cyr, 12 пт, синим цветом;

• данные вывести шрифтом Courier New Суг, 10 пт, красным цветом.

Выровнять данные по левому краю.

2. Табличный отчет.

На основе запроса "Запрос с расчетами" сформировать Автоотчет ленточный. В режиме Конструктора выполнить дополнительное форматирование:

• заголовок отчета - "Табличный отчет";

• для названий полей использовать шрифт Arial Cyr, 12 пт, полужирный, синего цвета;

• данные вывести шрифтом Arial Cyr, 12 пт, курсив, черного цвета.

Выровнять данные по левому краю.

3. Подробный итоговый отчет.

В режиме Мастера отчетов на основе запроса "Запрос с расчетами" сформировать подробный итоговый отчет.

В отчет включить все поля запроса.

Группировать данные по полю Фамилия (для варианта 3 по полю Название фирмы).

Подсчитать сумму и среднее по группам, а также общий итог и среднее значение по всем группам.

Результаты вывести в денежном формате или с точностью 2 знака после запятой.

Название отчета — "Подробный итоговый отчет".

4. Краткий итоговый отчет.

В режиме Мастера отчетов на основе запроса "Запрос с расчетами" сформировать краткий итоговый отчет.

Поле группировки данных выбрать согласно варианту (задание 3).

Вычислить только сумму по каждой группе и общий итог. Подробная детализация должна отсутствовать.

Результаты вывести в денежном формате или с точностью 2 знака после запятой.

Название отчета — "Краткий итоговый отчет".

5. Почтовые наклейки.

В режиме Мастера почтовых наклеек сформировать как разновидность отчета адресные этикетки для почтовой рассылки.

Размер наклейки, тип наклейки выбрать самостоятельно.

Макет наклейки должен включать поля:

• Почтовый индекс

• Страна, Населенный пункт

• Почтовый адрес

• Фамилия, Имя, Отчество.

Лабораторная работа №9 Взаимодействие субд Access с приложениями ms Office

Цель работы: изучить механизмы взаимодействия приложений Microsoft Office c СУБД Access;

приобрести опыт использованием информации из БД при подготовке серийных документов в Microsoft Word;

приобрести опыт анализа информации из БД средствами Microsoft Excel.

Контрольные вопросы:

1. Основные механизмы взаимодействия приложений Microsoft Office.

2. Способы конвертирования данных в форматы Microsoft Office.

3. Назначение и особенности команд Публикация в MS Word и Слияние с MS Word (из меню Сервис/Связи с Office).

Содержание отчета:

1. Название работы.

2. Цель работы.

3. Постановка задачи к каждому заданию.

4. Описание выполнения задания и результаты.

5. Краткие ответы на контрольные вопросы.

6. Выводы.

7. Список использованной литературы.

Порядок выполнения работы

1. Используя команду Публикация в MS Word (меню Сервис/Связи с Office), сохранить базовую таблицу в виде документа MS Word (по вариантам).

В MS Word при необходимости выполнить дополнительное форматирование таблицы и установку параметров страницы.

Вариант	Таблица	Вариант	Таблица
1	Должности	9	Коммунальные услуги
2	Города (Тарифы)	10	Товары
3	Товары	11	Преподаватели
4	Предметы	12	Предметы
5	Книги	13	Пицца
6	Вкладчики	14	Маршруты
7	Пункты назначения	15	Видеокассеты
8	Фотоуслуги

2. Используя команду Анализ в MS Excel (из меню Сервис/Связи с Office), сохранить "Запрос с расчетами" в виде рабочей книги MS Excel.

В MS Excel выполнить отображение данных на диаграмме. Тип диаграммы выбрать самостоятельно.

3. Используя команду Анализ в MS Excel (из меню Сервис/Связи с Office), сохранить запрос "Исходные данные" в виде рабочей книги MS Excel.

На основе полученного списка в Excel сформировать компактную сводную таблицу (по варианту).

Вариант	Поля сводной таблицы в области
	страницы	строки	столбца	данных
1	Название проекта	Фамилия сотрудника	Название должности	Количество отработанных дней
2	Название города	Дата разговора	Фамилия абонента	Продолжительность разговора
3	Название фирмы-клиента	Дата заказа	Название товара	Количество проданного товара
4	Название должности	Фамилия преподавателя	Название предмета	Количество проведенных часов
5	Фамилия читателя	Название книги	Дата выдачи	Цена книги
6	Название вклада	Фамилия вкладчика	Дата посещения	Сумма взноса
7	Фамилия пассажира	Дата отправления	Пункт назначения	Расстояние до пункта назначения
8	Название услуги	Фамилия клиента	Дата заказа	Количество единиц заказа
9	Название услуги	Фамилия квартиросъемщика	Дата оплаты	Количество жильцов
10	Название товара	Фамилия клиента	Дата выдачи	Стоимость товара
11	Название предмета	Фамилия студента	Дата сдачи	Оценка
12	Фамилия студента	Название предмета	Месяц рейтинга	Рейтинговая оценка
13	Название пиццы	Дата заказа	Фамилия клиента	Количество заказанной пиццы
14	Название маршрута	Дата поездки	Фамилия клиента	Количество путевок
15	Наименование видеокассеты	Дата выдачи	Фамилия клиента	Залоговая стоимость

4. Используя команду Слияние с MS Word, меню Сервис/Связи с Office, подготовить стандартное серийное письмо для массовой рассылки.

В качестве источника слияния использовать таблицу с персональными данными.

Внимание!

До подготовки серийного письма внести в таблицу с персональными данными и заполнить значениями дополнительное поле Пол (тип данных - текстовый, столбец подстановки с двумя значениями - жен, муж).

Содержание письма должно соответствовать направлению разработанной БД:

• уведомление о повышении (снижении) тарифов,

• приглашение на презентацию нового продукта, книги, видеокассеты

• информационное письмо о сезонных скидках или распродажах,

• напоминание о необходимости оплаты услуг,

• приглашение на юбилей и т.д.

Предусмотреть в тексте письма поля слияния MS Access (адрес, фамилия, имя, отчество, адресата) для подстановки данных из базовой таблицы индивидуальной БД.