6.2. Документація та оперативний облік надходження, відпуску й витрачання запасів

Під час вивчення питання документального оформлення руху (надходження, відпуску, переміщення) запасів слід користуватися наказом ДКУ від 18.12.2000 року № 130 «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання». Згідно із цим наказом основними первинними документами є:

• акт приймання матеріалів форма № 3—1;

• акт списання форма № 3—2;

• накладна (вимога) форма № 3.3;

• меню-вимога на відпуск продуктів харчування форми № 3.4 і 3.4а;

• забірна картка.

Специфічними первинними документами при цьому є меню-вимога на відпуск продуктів харчування, рецепти тощо.

6.3. Облік запасів на складах та його зв’язок із обліком у бухгалтерії

Запаси бюджетних установ обліковують за місцем їх відповідального зберігання (знаходження) та в бухгалтерії. Складський облік запасів та його зв’язок із обліком у бухгалтерії здійснюють у регістрах (книзі чи картках складського обліку запасів фор­ми № 3-9; 3-9а, книзі чи картках кількісно-сумарною обліку фор­ми №3-6; 3-6а, 3-7) одним із методів сортового обліку запасів:

• кількісно-сумовим (паралельним) (рис. 2.17);

• оперативно-бухгалтерським (сальдовим) (рис. 2.18);

• методом машинної картотеки.

Рис. 2.17. Схема кількісно-сумарного (паралельного) методу обліку запасів

Слід зважити на те, що за умови застосування ПЕОМ трудоміст­кість облікових робіт втрачає свою актуальність, а тому на машинах отримують машинограми — регістри аналітичного обліку, оборотні відомості в розрізі кожного первинного документа, зведені оборотні відомості в розрізі номенклатурних номерів. Є дос­від використання ЕОМ, за яким уся інформація про складський і бухгалтерський облік запасів зосереджується в пам’яті машин, а бухгалтерія і місця зберігання запасів обладнані термінальними пристроями, до яких мають доступ матеріально відповідальні особи з індивідуальними ключами (паролями).

Рис. 2.18. Схема оперативно-бухгалтерського (сальдового) обліку запасів

6.4. Синтетичний облік запасів

Для синтетичного обліку наявності та руху запасів призначені активні рахунки та субрахунки класу 2 Плану рахунків:

• 20 «Виробничі запаси»;

• 21 «Тварини на вирощуванні та відгодівлі»;

• 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»;

• 23 «Матеріали і продукти харчування»;

• 24 «Готова продукція»;

• 25 «Продукція сільськогосподарського виробництва».

Докладно номенклатуру субрахунків за переліченими синтетичними рахунками наведено у Плані рахунків. Основні бухгалтерські проведення з руху запасів наведено у табл. 2.20. Облік надходження запасів ведуть в меморіальних ордерах № 4, 6, 7, 8 (див. тему 3 «Облік фінансово-розрахункових операцій»). Синтетичні показники обліку витрачання запасів фіксують у меморіаль­ному ордері № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріа­лів» форма № 39 (бюджет).

Слід звернути увагу на особливості обліку запасів, які надходять до бюджетних установ у порядку гуманітарної допомоги, а також шляхом централізованого постачання, ознайомитися з порядком реєстрації бюджетних установ як отримувача гуманітарної допомоги в Комісії з питань гуманітарної допомоги при Кабінеті Міністрів України; із переліком документів, які надаються для реєстрації в Єдиному реєстрі отримувачів гуманітарної допомоги; з документальним оформленням та обліком надходження і витрачання запасів.

Таблиця 2.20