Формы регистрации документа.

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная, автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов , т.к. поиск информации по журналу довольно продолжителен во времени. Необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще по видам и разновидностям документов..

Недостатки:

запись в журнале ведется в последовательности поступления документов, поэтому при большом количестве поступающих документов процесс регистрации занимает значительное время;
при журнальной системе документ регистрируется повторно во всех отделах . через которые он проходит;
невозможно осуществлять справочную работу по документам , т.к. при хронологической записи документа надо знать хотя бы приблизительную дату документа

невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольные карточки.

Форма регистрационного журнала входящих документов имеет такие графы:

Дата получения	Регистрационный номер	Корреспон-дент	Номер и дата документа	Содержание	Резолюция	Исполнитель	Срок исполнения	Отметка об исполнениии	Номер дела
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации .

Преимущество карточной системы заключается в следующем:

регистрацией одновременно могут заниматься несколько сотрудников;
карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
карточки «подвижны». Их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Пример регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 (обвести срок исполнения)
Корреспондент (автор)
Дата получения	Входящий №	Дата документа	№ документа
Заголовок ( о чем)
Резолюция
Исполнитель (указывается фамилия и инициалы)

Оборотная сторона

Ход исполнения

_____________

№ дела

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Форма регистрационной карточки на компьютере

Регистрация документов