Передача документов
Согласно рекомендациям ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц , которые отвечают в них за работу с документами.
Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.
Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.
Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами
Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа. Проект документа проходит этап согласования – сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов. Локальная компьютерная сеть в организации позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации, часть сотрудников имеют ограниченный доступ ( право чтения, право копирования, право внесения изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы производства.
После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства (указывает адресата).
Поступивший документ , копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело , сделав соответствующие отметки об исполнении.
По такой же схеме исполнитель работает над инициативными документами – запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.
Т.о. , подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. Чем выше уровень подписания документов, тем больше инстанций он проходит.
Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же , как исходящих.
Общие правила регистрации документов
Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства, предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов. Для это необходимо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.
Регистрация определяется как «запись учтенных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» (ГОСТ Р 51141-98). Регистрация придает юридическую силу документу, фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть перечень нерегистрируемых документов (рекламные извещения, плакаты, листовки; прейскуранты (прайс-листы); поздравительные письма; приглашения, программы семинаров; печатные издания; пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; документы и информационные материалы , присланные для сведения), нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению.
Каждый документ , отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Документы должны регистрироваться один раз , при этом внутренние документы должны регистрироваться в день в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Из входящего документа в регистрационную форму выписываются следующие сведения:
дата получения;
входящий регистрационный номер, присваиваемый получателем;
дата документа;
регистрационный номер документа, присвоенный ему отправителем;
автор (корреспондент) – тот чей это документ;
заголовок (о чем документ);
резолюция;
срок исполнения;
исполнитель (кто с ним работает);
ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
номер дела (куда документ помещен после исполнения).
Для регистрации исходящих документов существуют следующие отличия:
указывается название подразделения, подготовившего документ;
исходящий номер (переносится на исходящий документ);
дата документа ( подписания, утверждения, отправки);
адресат (название организации, которой посылается документ);
исполнитель;
если на документ ожидается ответ, заполняется «контрольная дата»;
если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;
номер дела, в которое подшита копия отправленного документа.
При регистрации внутреннего документа заполняются следующие поля регистрационной карточки:
порядковый номер;
вид документа. Каждый вид документа нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» - личный состав, распоряжение – «рп», «БМ» - Борис Мишин –автор документа;
дата документа ;
количество листов документа и количество листов приложения;
краткое содержание документа;
подразделение, ответственное за исполнение;
исполнитель (ФИО);
срок исполнения («Контрольная дата»);
отметка об исполнении;
ход исполнения;
связанные документы;
дело, в которое подшит документ.
Регистрационную форму дозаполняют резолюцией, исполнителем и сроком исполнения после передачи документа руководителю. Ход исполнения и номер дела вносятся по ходу и после исполнения документа. У внутреннего, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер.