П р а к т и ч е с к о е з а н я т и е 9
Цель работы. Научиться регистрировать входящие и исходящие документы. Изучить формы работы с документами в организации.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (прием, передача, составление, согласование, оформление, удостоверение и отправка документов).
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Основное правило организации документооборота – прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, т.к. централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.
Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положением о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников .
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому аппарату. По направлению выделяют горизонтальные потоки , связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Входящий документопоток складывается из :
документов вышестоящих организаций – директивные указания, нормативные и методические акты (указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации);
документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий (отчеты о финансовой, хозяйственной , социальной и управленческой деятельности; инициативные докладные записки, письма, акты);
документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, консультирования, информации ( письма информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы; договоры, акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.).
Входящие документы образуют три направления: к руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации . К внутренним относятся организационные документы , распорядительные документы, создаваемые руководством, протоколы, акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава , докладные, служебные и объяснительные записки и т.д.
Организационные формы работы с документами
Существует три формы организации работы с документами - централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в введении одного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника. В этом подразделении выполняется полный цикл обработки документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. Полная централизация возможна только в небольших учреждениях .
Децентрализованная форма – создается в том случае, когда структурное подразделение одной организации создает свою службу для работы с документами. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен и имеет специфические особенности (например , исходя из соображений защиты информации ).
Смешанная форма. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства , а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов (печати), их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы может быть работа , при которой регистрация документов может быть для одних централизованно , а для других децентрализованно ( если документ адресован руководству предприятия, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения – в подразделении).
Действующие государственные нормативно-технические документы не регламентируют форму работы с документами. Регламентация выбранной формы закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.
Прием и первичная обработка документов
Документы, поступающие на предприятие на бумажных носителях , проходят первичную обработку , предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрывают ( за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Должны приниматься к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте, в противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты не сохраняются, целесообразно сохранять, если только по конверту можно определить обратный адрес.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации , и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений ( письмо с предложением о совместной деятельности, жалоба покупателя на низкое качество изделий, приказ генерального директора и т.д.). Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступающих документов исполнение каждого из них различное.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняют несколько структурных подразделений , получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов – проверяет, кто и когда задержал выполнение документов. При этом существуют два основных маршрута документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.
Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа , откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы.
Практически во всех сферах управления используются компьютеры, с распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединить компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации служба делопроизводства должна участвовать в регламентации этих потоков информации.