П р а к т и ч е с к о е з а н я т и е 6

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Т е о р и т и ч е с к и е с в е д е н и я

Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций , выполняемых на данном предприятии, от разделения и кооперации труда управленческих работников. Должностные инструкции являются действенным средством управления и выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Они позволяют осуществить объективную оценку деятельности сотрудников, служат нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

Основой для разработки должностных инструкций служат должностные квалификационные характеристики, приведенные в квалификационном справочнике должностей служащих, и соответствующие положения о подразделении предприятия.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационный, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции , основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой деятельности.

Целями разработки должностной инструкции являются:

создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);

обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.

Должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности предприятия, носить обезличенный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции указывают наименование подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД включает следующие разделы:

«Общие положения» - содержатся основные сведения о должности, наименование подразделения, в котором работает сотрудник, занимающий данную должность; нормативные документы, которыми он руководствуется в своей работе; его подчиненность; порядок назначения и освобождения от должности; минимально необходимый уровень образования для данной должности; квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью; перечень структурных подразделений и отдельных должностей сотрудников , непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если таковые имеются); порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

«Функции» - раздел, где определяются основные направления деятельности специалиста.

«Должностные обязанности» - перечисление конкретных задач, вытекающих из задач и назначения данного подразделения, указание формы участия специалиста в управленческом процессе ( руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.).

Кроме того, в этом разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя структурного подразделения.

«Права» - следующий раздел. Раздел содержит описание полномочий работника , необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права работника, как принятие решений , получение информации, необходимой для работы, требования выполнения определенных действий, право визирования документов, осуществление контроля.

«Ответственность» - установление видов ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав , несоблюдение требований должностной инструкции и других нормативных документов. В этом разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности. В данном разделе указывают также , каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.

«Взаимоотношения. Связи по должности.» - перечисление круга должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указание сроков получения и предоставления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.

В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел «Оценка работы», в котором должны быть перечислены критерии оценки качества выполнения работников своих функций и обязанностей, степени использования прав т.д.

При разработке должностных инструкций следует учитывать наименование должностей, предусмотренных ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.

Должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом (юрисконсультом) предприятия. При необходимости она согласовывается с другими функциональными подразделениями предприятия и вышестоящим руководителем, курирующим соответствующее направление деятельности предприятия.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию заверяют печатью предприятия в и хранят в отделе кадров предприятия в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия или другим должностным лицом , уполномоченным на это и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

Должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

• при изменении наименования организации или структурного подразделения;

• при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция в виде исключения была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы бывшего работника.

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом – приказом директора о распределении обязанностей.

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.

Таким образом, разработка положений об отделах и службах, должностных инструкций исполнителям играет важную роль в регулировании деятельности предприятия, рациональной организации труда работников, обеспечивает взаимоувязанное, последовательное достижение целей, поставленных перед предприятием.

Примерная должностная инструкция руководителя канцеля­рии, общего отдела, секретариата

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

______________________________ ______________В.И. Петров

Наименование организации Подпись

Дата

Должностная инструкция

руководителя канцелярии (общего отдела, секретариата)

1. Общие положения

Назначение должности

Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации.

Структура взаимодействия

Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специа­листа, инспектора и четырех делопроизводителей.

Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-референтами по вопросам орга­низации делопроизводства, работы информационной техники, мате­риального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.

Нормативные документы

В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, зако­нами Российской Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального Собрания, Правительства РФ, законами и иными нормативными и правовыми актами области, Инструкцией по делопроизводству, Положением о канцелярии.

Назначение и освобождение

Назначается и освобождается от должности в порядке, установ­ленном в организации в соответствии с действующим законода­тельством, регулирующим трудовые отношения.

2. Обязанности

2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотруд­ников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.

2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выра­ботке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации…..

3. Права

Имеет право:

3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальни­кам отделов по вопросам организации делопроизводства, испол­нительской дисциплины, работы оргтехники…..

4. Ответственность

За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обя­занностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно КЗоТ РФ.

5. Профессиональные качества и знания

Знания

1. Основные положения Конституции РФ.

2. Кодекс Законов о труде РФ.

3. Устав области…..

Умение и качества

1. Представительские качества.

2. Ответственность….

6. Квалификационные требования

Образование — высшее, желательно — высшее управленчес­кое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности «Делопроизводство» (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности «Государственное и муни­ципальное управление» (500 ч).

Зам. руководителя Подпись И.И. Петров

Дата

Задание.

Разработать стандарт предприятия «Разработка, согласование и утверждение должностных инструкций».

Примечание.

Отчет о выполнении данной работы должен быть оформлен в соответствии с требованиями стандарта ГУЦМиЗ СТП 2.407.