Збирання, оброблення та інтерпретація інформації — найважливіші етапи, оскільки від вірогідності інформації залежить характер прийнятих рішень, а відтак — і ефективність управління будь-яким об'єктом.
Будуючи інформаційну мережу системи управління, насамперед треба подбати про джерела соціальної інформації, які адекватно висвітлюватимуть процеси, що відбуваються в усіх сферах суспільного життя. Наприклад, у масштабах держави бажано налагодити систему інформування уряду з боку органів державної статистики, економіки, праці та соціальних питань, промисловості й сільського господарства, так званих силових структур, науково-дослідних установ, які фінансуються з бюджету, та ін.
Окрім згаданих (офіційних) джерел інформації, також бажано використовувати соціологічні та соціопсихологічні дослідження, аналіз публікацій преси, повідомлень радіо й телебачення, листів і звернень до урядових структур громадян, їх спільнот і груп, суспільних і політичних організацій тощо.
Для підвищення вірогідності інформації, яка надходить до центру прийняття рішень (наприклад, президента, уряду, парламенту, губернатора, мера) бажано мати якомога більше незалежних джерел інформації (не менше трьох). Це дає змогу розширити банк інформації з питань, що розглядаються, сприяє формулюванню більшої кількості представлених альтернативних проектів рішень, а отже, підвищує вірогідність прийняття адекватних ситуації ухвал.
Світовий досвід урядового менеджменту свідчить, що, окрім урядових інформаційно-аналітичних ресурсів, бажано використовувати також (відносно) незалежні інформаційно-аналітичні центри.
На міжнародному рівні використовують такі:
1. Професійні дослідницькі асоціації (Association for Computing Machinery, IEEE Communications Society).
2. Дослідницькі лабораторії (Bell Laboratories, Національна лабораторія Л Берклі, лабораторія А. Лінкольна).
3. Неурядові організації (Greenstar Foundation).
4. Науково-дослідницькі центри при відомих університетах (Georgetown University, Massachusetts Institute of Technology).
5. Аналітичні центри великих корпорацій (Electronic Industries Alliance, SkNY, Coca-Cola);
6. Інформаційно-аналітичні центри на зразок "think tanks" (Атлантична Рада СІЛА, Центр вивчення європейської політики в Брюсселі, Advocate Institute of Human Resources та ін.).
Але повернемося до цілей і завдань, які має вирішувати інформаційно-аналітична система організації.
Інформаційно-аналітична система має реалізовувати три цілі:
• аналітично-попереджувальну (відстежувати події, що виходять за межі звичайного "сигналу тривоги");
• освітню (подавати необхідні факти разом з відвертою та компетентною оцінкою фахівців, яким можна довіряти);
• прогнозну (довідуватися про можливі дії та час їх появи, прогнозний вплив цих дій на зміну ситуації).
Кожна посадова особа, яка наділена правом ухвалювати урядові рішення, висуває різні вимоги до кількості та якості інформації, що має до неї надходити з різних джерел (офіційні). Це — стосовно інформації, що надходить закритими, службовими каналами. Але не можна забувати про такі джерела, як засоби масової комунікації. Недарма ж фахівці з розвідувальних служб стверджують, що 90 % інформації стратегічного характеру можна взяти з відкритих джерел: газет, журналів, телебачення, радіо, комп'ютерних мереж.
Наприклад, обсяги інформації, яку "перетравлює" Відомство у справах преси та інформації Німеччини, є не менш вражаючими, ніж у відповідних структурах урядових кіл СІЛА. Щоденний обсяг матеріалів, який піддається аналізу, становить близько 3 млн слів, або 10 тис. сторінок машинописного тексту 23-ма мовами світу.
Загалом аналізуються повідомлення 25 інформаційних агентств (ДПА, АП, РЕЙТЕР, АФП, ІТАР-ТАРС, Сіньхуа тощо), 90 радіопрограм, 32 телепрограми, 90 німецьких газет і журналів.
Про приблизну структурно-функціональну схему побудови інформаційно-дослідної служби, скажімо адміністрації президента або уряду, можна довідатися з рис. 11.
Ця служба має щодня готувати стандартний пакет інформаційних повідомлень засобів масової комунікації для свого керівника. Це зведення новин має бути подане найвищому керівництву без купюр вищих рангом чиновників адміністрації, позаяк запровадження внутрішньої цензури може зіграти не на користь і "підставити" керівника, уповноваженого приймати повідомлення.
Підсумовуючи, ще раз зауважимо, що інформація має передаватися без спотворень. Якщо новину аж ніяк не можна назвати позитивною, її все одно треба вміщати до дайджесту.