Справочно-аналитические документы

    Акт — документ, составленный группой лиц для установления фактов, событий, действий, имевших место в реальности. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов), приема-передачи (дел), ревизии, инвентаризации, дегустации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации и т.д.

    Главное при составлении акта —  установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта..   Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

    Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту,  отметка о наличии приложений,  подписи, гриф утверждения.

    Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: «Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института»; «Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс»; «Акт списания материальных ценностей».[2]

    Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.д.).

       В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого производились действия, завершившиеся составлением акта.

Справка — документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.[2]

    Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

    Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки); название вида документа «СПРАВКА»; дата и номер документа; заголовок к тексту; адресат; отметка о наличии приложения; подпись.

    Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?» и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в тексте справки сведения, например: Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Римини» в 1998 году

    Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.

Прочитайте отрывок из рассказа В. Шукшина «Чудик». Объясните, почему герою рассказа пришлось переписывать текст телеграммы. Составьте служебную телеграмму. В аэропорту Чудик написал телеграмму жене: «Приземлились. Ветка сирени упала на грудь, милая Груша, меня не забудь. Васятка». Телеграфистка, строгая, сухая женщина, прочитав телеграмму, предложила: «Составьте иначе. Вы взрослый человек, не в детсаде». - «Почему? - спросил Чудик. - Я ей всегда так пишу в письмах. Это же моя жена! Вы, наверное, подумали...» - «В письмах можете писать что угодно, а телеграмма - это вид связи. Это открытый текст». Чудик переписал. «Приземлились. Всё в порядке. Васятка». Телеграфистка сама исправила два слова: «приземлились» и «Васятка». Стало: «долетели», «Василий». - «Приземлились ... Вы что, космонавт, что ли?» «Ну, ладно, - сказал Чудик, - пусть так будет». Телеграмма — документ, передаваемый по телеграфной сети. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, подпись, а также (под чертой) адрес и наименование отправителя, регистрационный номер и дату регистрации. В телеграмме указывают точный адрес (без индекса), который печатают прописными буквами. Существует ряд степеней срочности телеграмм: «срочная», «внеочередная», «правительственная» и т. д. Текст телеграммы печатают прописными буквами на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела. Пишут телеграмму особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка - тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки - квч, скобки - скб. Словами пишутся такие знаки: - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), № (номер), ? (вопросительный знак), % (проценты) и др. Даты обозначают арабскими цифрами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между цифрами не ставят. [4] . . . . ТЕЛЕГРАММА . . ОСИННИКИ СРОЧНАЯ . МИХАЙЛОВА 32 . ГНИ № 36 ЮВАО . ТАТАРИНОВУ . . . УВАЖАЕМЫЙ СЕРГЕЙ МИХАЙЛОВИЧ ЗПТ ПРОСИМ ВАС СРОЧНО НАПРАВИТЬ . СПЕЦИАЛИСТА НА УЧЕБНЫЙ СЕМИНАР КВЧ МЕРА НАКАЗАНИЯ . ЗА НАЛОГОВЫЕ ПРЕСТУПЛЕНИЯ КВЧ ЗПТ КОТОРЫЙ БУДЕТ ПРОВОДИТЬСЯ . 131 22004 ТЧК МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ МНС РФ ПО УФО ТЧК . ______________________________________________________________ . . 115184, Осинники, Ордынка М. ул., д. 33, стр. 1 . Межрегиональная инспекция МНС РФ по УФО . . Зам. начальника инспекции О.А. Крохин. . . №13 . 09.12.2010 . . . .

ТЕЛЕГРАММА

МАЛДАВИЯ

МИХАЙЛОВА 32

ГНИ № 36 ЮВАО

ТАТАРИНОВУ

УВАЖАЕМЫЙ СЕРГЕЙ МИХАЙЛОВИЧ ЗПТ ПРОСИМ ВАС СРОЧНО НАПРАВИТЬ

СПЕЦИАЛИСТА НА УЧЕБНЫЙ СЕМИНАР КВЧ МЕРА НАКАЗАНИЯ

ЗА НАЛОГОВЫЕ ПРЕСТУПЛЕНИЯ КВЧ ЗПТ КОТОРЫЙ БУДЕТ ПРОВОДИТЬСЯ

131 22004 ТЧК МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ МНС РФ ПО УФО ТЧК ______________________________________________________________

115184, Осинники, Ордынка М. ул., д. 33, стр. 1

Межрегиональная инспекция МНС РФ по УФО

Зам. начальника инспекции О.А. Крохин.

№13

09.12.2010