Отношения с общественностью и планирование мероприятий

Комитет должен обсудить аудиторию, размер и назначение каждого мероприятия. Мероприятия, предназначенные для тренировки и обучения членов АН, потребуют другого планирования, чем в случае мероприятия для информирования профессионалов об Анонимных Наркоманах. Мероприятия, на которые приходят вместе члены АН и празднуют свое выздоровление, имеют свои особенности. Все мероприятия АН – это возможность прямо или косвенно способствовать нашим отношениям с общественностью, и доверенные служащие могут планировать каждое мероприятие так, чтобы реализовать нашу цель, чтобы АН знали как позитивную, надежную и заслуживающую доверия возможность для зависимых.

Также важно рассмотреть, какими нас видит общество. Когда собрания АН только возникали, было незаконно собираться наркоманам вместе при любых обстоятельствах. Даже там, где собрания были законны, общественность зачастую относилась к группам наркоманов с подозрением. До тех пор, как АН не приобрела хорошую репутацию в обществе, у наркоманов могут быть трудности с поиском мест для собраний. Если наше поведение как членов АН остается деструктивным или эгоистическим, мы снова и снова будем иметь трудности с открытием групп. Мы защищаем нашу репутацию сообщества, когда используем помещения, где проходят группы с уважением, поддерживаем их в чистоте и сохранности. Мы должны действовать как хорошие соседи, ведя себя уважительно. Иногда даже такая мелочь, как выбор названия группы, может отразиться на АН в целом. Если репутации Анонимных Наркоманов каким-либо образом нанесен вред, наркоманы могут умереть.

"Это работает: как и почему"

Планирование и подготовка комитетов

Выделив время, чтобы понять, какой тип мероприятия нужен более всего, вы поможете себе распланировать мероприятия, которые больше подходят и специально предназначены для членов сообщества и профессионалов в этой местности.

􀀄 Планирование эффективного мероприятия означает рассмотрение потребностей местности. Какого рода мероприятия помогут сделать АН более доступным наркоманам, которые все еще страдают? Нужна ли членам АН возможность обсудить местные проблемы в служении и пути их решения? Эти вопросы помогут создать мероприятия, которые прямо соответствуют потребностям сообщества АН. Мероприятия, которые привязаны к потребностям местности – это более осознанное использование(трата) ресурсов АН и скорее соответствует нашей главной цели. Мероприятие АН всегда должно работать на главную цель АН.

􀀄 Местность должна рассмотреть аудитории мероприятия – например, является ли данное мероприятие семинаром для профессионалов или тренингом для членов АН. Особенности мероприятия, такие как место и материалы, могут быть определены или созданы, основываясь(исходя из) на потребностях аудитории. Например, семинар для работников здравоохранения потребует другого календарного планирования и материалов, чем семинар для членов АН.

􀀄 Определение целей и желаемого результата мероприятия поможет комитету понять, что необходимо сделать. Один из способов определения целей – видение и миссия. Видение – это устремления и цель комитета. Видение комитета может быть таким: чтобы однажды все члены общества узнали, что такое АН и как АН может помочь страдающим наркоманам. Миссия – это то, что комитет надеется достичь в рамках данного мероприятия. Например, миссия мероприятия может быть такой: тщательное информирование местных профессионалов выздоровления о том, что такое АН и что АН может предложить сообществу.

􀀄 Комитету нужно сотрудничать с группами, другими комитетами, местностью и регионом. Например, если комитет думает о проведении мероприятия в месте проведения собрания, нужно, чтобы группы участвовали в процессе планирования. Поскольку желательно участие ПГО в определении приоритетов мероприятия, важно, чтобы оставалось достаточно времени, чтобы напомнить группам о приближающемся мероприятии. Работа с привлечением местных групп дает членам местности возможности быть в служении и возможность поддерживать местные мероприятия АН.

􀀄 Местности или регионы могут вести календарь мероприятий, который распространяется среди ПГО. Подобный календарь способствует поддержке членами местности местных мероприятий АН и помогает избежать дублирования при планировании мероприятий.

􀀄 Отдельные члены не должны планировать мероприятия в одиночку – они должны искать помощи в структурах обслуживания. Это поможет провести мероприятие групповым сознанием и обеспечить подотчетность перед группой членов АН. Есть, однако, люди в развитии сообщества АН, которые должны возглавить планирование мероприятие АН, если какие либо действия предпринимаются вообще. Это предупреждение предназначено просто для того, чтобы содействовать подотчетности и групповому сознанию.

Мы должны помнить, чтобы мы ни предпринимали, мы всегда представляем АН на каком то уровне. Если мы

ведем себя недостойно, в то врем я как на нас надета футболка с логотипом АН, мы несем определенно непривлекательную весть о нашем сообществе публике.

Все, что мы говорим или делаем, отражается на нашем выздоровлении и сообществе АН. Будучи ответственными членами АН, мы хотим, чтобы это отражение служило для привлечения в АН, а не создавало трудности.

"Это работает: как и почему"

После того, как комитет решит, какое мероприятие нужно местности, начинается подготовка к мероприятию. Следующие пункты помогут предвидеть многие проблемы, которые возникают при планировании любого мероприятия, предназначенного для членов АН или же для большей аудитории. Предупреждение проблем поможет сделать мероприятия АН позитивным примером того, как работает АН и что может предложить АН.

􀀄 Необходимо выбрать место проведения (напр. парковка, публичный доступ, предполагаемая вместимость помещения, наличие аудиовизуального оборудования, и доступность для инвалидов). Вы должны определить, входит ли в назначенную вам цену предоставление стульев, уборка и использование кухни.

􀀄 Комитету нужно узнать о местных правилах и следовать им. Такие правила могут запрещать продажу чего-либо, правила по привлечению внешнего персонала, профсоюзные темы и т.д.

􀀄 Переговоры с местными предприятиями обычно требуют терпения и гибкости. Те, кто будет участвовать в переговорах, должны уравновесить любую делегированную им власть(полномочия), отчитываясь перед комитетом. Подотчетность может происходить посредством подробного и частого общения. Любые контакты должны быть сделаны доступны посредством письменных отчетов, вся юридическая документация перед подписанием должна быть просмотрена комитетом, и возможно юристом. Те, кто будет вести переговоры, должны помнить, что они ответственны за сохранению финансовой стабильности АН и что их поведение затрагивает имидж АН в глазах общества.

􀀄 Вы должны знать, с кем общаться, в АН и вне его. Должно быть ясно, кто в комитете является человеком, принимающим решения в комитете и в месте проведения. Создание отношений сотрудничества с персоналом учреждения, поможет обеспечить успех мероприятия и улучшит наши отношения с общественностью. Например, предоставление персонала на стенде с общей информацией об АН (через IP, расписания групп и т.д.) а также информации о мероприятии АН, проходящем в этом месте, может создать позитивное восприятие АН и может мотивировать персонал быть более полезным и поддерживающим в ходе мероприятия.

􀀄 Наше взаимодействие с персоналом помещений, где проходит собрание затрагивает репутацию АН в целом. Мероприятие АН может быть подходящим случаем, чтобы создать впечатление у членов общественности и местных деловых кругов. Вы не должны думать, что персоналу учреждения или профессионалам известно, кто мы такие. При планировании мероприятия, вы можете уделить время, чтобы объяснить, что такое Анонимные Наркоманы и какие услуги АН предоставляет.

􀀄 Вам необходимо вести себя профессионально с представителями бизнеса, с которым они взаимодействуют в ходе мероприятий. Такие принципы, как сотрудничество, уважение, коммуникация, и приспособляемость – очень важны при создании впечатления об АН у людей вне АН.

􀀄 Успешное мероприятие нуждается в людях с разными качествами и навыками. Некоторые идеальные качества - способность эффективно работать с людьми, находчивость, мудрость в предвидении и разрешении неожиданных проблем.

􀀄 Успех мероприятия зависит от наличия достаточного числа волонтеров. Должно быть достаточно людей для планирования и координации мероприятия и для подготовки и уборки помещения. Достаточное количество волонтеров поможет обеспечить, что никто не будет перегружен чрезмерным количеством задач.

􀀄 Мониторинг выполнения задач, которые были поручены – важно для успеха мероприятия. Задачи могут быть перепоручены, кто-то не справляется с их выполнением.

􀀄 Комитету нужно иметь план по поводу проблем с безопасностью, напр. воровство и сдерживание толпы. Иногда требуется привлечение сторонних услуг охраны. Неплохо купить страховку для мероприятия. Вам нужно узнать у сотрудников учреждения, требуется ли страхование мероприятия.

􀀄 Комитет может создать устойчивую связь между персоналом и волонтерами АН; приглашая администрацию или персонал к планированию мероприятия может быть способом взращивания хорошей коммуникации. Комитет может провести первичное и/или финальное встречу в учреждении, котором планируется проведение мероприятия. Встреча с персоналом учреждения дает вам возможность представить членов АН персоналу, а также время, чтобы ответить на любые вопросы.

􀀄 Создание документов, таких как временная диаграмма (см. приложение), принципы мероприятия, бюджета(человеческие и финансовые ресурсы) и финальный контрольный лист (которой включает все материалы, необходимые для мероприятия) поможет при общей координации мероприятия. Вы можете создать эффективный временной график и план мероприятия, начиная со дня мероприятия и отматывая назад.

􀀄 Если будут использоваться письменные документы вроде пресс-релизов, перед выпуском материалов их должно просмотреть минимум два человека. Это поможет минимизировать количество ошибок в печатных материалах. В Главе 4 содержится подробная информация о презентациях пред общественностью и профессионалами. Комитеты, планирующие подобные мероприятия, могут обратиться к этой главе за более подробной информацией. Следующие пункты для дополнительного рассмотрения при планировании мероприятия для внешней аудитории:

􀀄 Если комитет проводит мероприятие для профессионалов, важно рассмотреть актуальность участия в мероприятии для данной аудитории. Зачастую, профессионалы, посещающие мероприятие, делают это в личное время и за свой счет. Выбор удобного места и времени – это проявление уважения к участникам. Рассмотрение этих вопросов - это чрезвычайно важная часть успеха мероприятия. Как описано в Главе 4, подготовка к презентациям для профессионалов должна быть проведена с учетом аудитории и цели мероприятия. Материалы для тренинга модно создать, как способ прояснения цели конкретного мероприятия. Репетиция с использованием материалов презентации с помощью аудиовизуальных вспомогательных средств –это важно и необходимо.

􀀄 Как сказано в Главе 4, нужно, чтобы вспомогательные материалы подходили аудитории и материалу презентации. Это значит, визуальные вспомогательные материалы – не всегда самое подходящий инструмент. Определите, что за аудитория, каково содержание презентации, и как затронуть вовлечь аудиторию при помощи этих материалов.

􀀄 Общественное мероприятие – это когда члены АН организуют мероприятие для интересующихся членов общества (напр., семьи и друзья наркоманов, религиозные лидеры и т.д.). Можно использовать такие встречи как возможность дать членам местного сообщества информацию о АН как ресурсе этого сообщества.