Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский государственный университет

Исторический факультет

Реферат по теме: ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНАЛОГИИ ДЛЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Выполнил:

Студент 3 курса, 10 группы, Конюхов Виталий Александрович

Минск, 2011

Информационные технологии (от англ. information technology) — широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания, управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, информационные технологии имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. В данном реферате и пойдёт речь о данном программном обеспечении, которое используется в современном делопроизводстве.

Для современной организации делопроизводства характерно:

- компьютерная обработка информации по заданным алгоритмам;

- хранение больших объёмов информации на машинных носителях;

- передача информации на значительные расстояния в ограниченное время.

Эти задачи позволяет решать специальное программное обеспечение.

Текстовые редакторы и процессоры

Текстовые данные являются наиболее распространенным видом данных при работе с компьютером. Для работы с текстом используют два основных класса программного обеспечения:

- текстовые редакторы;

- текстовые процессоры.

Текстовый редактор — компьютерная программа, предназначенная для обработки текстовых файлов, такой как создание и внесение изменений.

Текстовые редакторы служат в основном для ввода и редактирования или правки текста. Они не имеют средств для оформления внешнего вида документа и применяются в тех случаях, когда эти средства являются лишними и отвлекают от творческой работы или не нужны (например, при подготовке документов, пересылаемых по электронной почте). При использовании текстового редактора создается текстовый файл, который содержит только коды символов, которые были введены.¹ Это означает, что все текстовые редакторы работают с текстом одинаково. Текст, введенный в одном редакторе, можно редактировать другим редактором, не испытывая при этом никаких затруднений.

Эти продукты, как правило, выполняют следующие функции:

– создание нового документа, открытие или закрытие существующего, сохранение документа на диске под старым или новым именем;

– перемещение и мультиплицирование фрагментов текста из одного места в другое (в ряде случаев – из одного файла в другой);

– добавление, удаление или модификацию текста в документе;

– контекстный поиск частей текста, а в ряде редакторов – и автоматическую замену;

– печать всего документа или его части.

Классическим примером текстового редактора является Блокнот. В

делопроизводстве данный тип программ фактически не используется,

поскольку функциональность ограничена.

Текстовый процессор — вид прикладной компьютерной программы, предназначенной для производства (включая набор, редактирование, форматирование, иногда печать) любого вида печатной информации.²

Текстовые процессоры используют в тех случаях, когда имеет значение не только содержание текста, но и его внешний вид (например, при подготовке официальных документов). Текстовый процессор позволяет управлять оформлением текста при его выдаче на экран или принтер. Документ, созданный текстовым процессором, содержит не только текст, но и информацию о том, как он должен быть оформлен. Эта информация заключена в невидимых кодах, которые не печатаются ни на экране, ни на бумаге, но влияют на то, как происходит печать. Для этого используется технология WYSIWYG (What You See Is What You Get, «что видишь, то и получишь») — свойство прикладных программ, в которых содержание отображается в процессе редактирования и выглядит максимально близко похожим на конечную продукцию, которая может быть печатным документом, веб-страницей, слайд-презентацией или даже использоваться для освещения театральных событий. Разные текстовые процессоры используют для оформления текста разные коды и их формат файло отличается. Поэтому перенос форматированных текстовых документов из одного текстового процессора в другой не всегда возможен и не всегда прост. В тех случаях, когда такой перенос сделать не удается, переносят только текст, без кодов форматирования, после чего вновь оформляют текст в новом текстовом процессоре. Или же используют специальные программы – конверторы, позволяющие перевести файл из одного формата в другой.

Редакторы документов, помимо функций редакторов текстов, обеспечивают более сложную модификацию документа:

– возможность использования различных шрифтов (размеров и

начертаний) символов и способов их выделения (цветом, утолщением

курсивом, подчеркиванием и др.);

– задание произвольных межстрочных интервалов и выравнивание краев абзацев абзаца;

– просмотр документа в том виде, в котором он будет распечатан;

– установку при печати размеров бумажного носителя и отступов;

– отмену и повторение предыдущих действий пользователя;

– печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов) и автоматическую нумерацию страниц;

– обработку и нумерацию сносок;

– построение оглавлений, индексов и т.д.

– набор текста в несколько колонок;

– создание простейших таблиц;

– удобный интерфейс и средства импорта документов, созданных в иных редакторах;

– включение в документ различных объектов (графических файлов, рисунков, формул, диаграмм и др.);

– поддержку автоматического переноса слов на новую строку;

– проверку правописания и подбор синонимов;

– работу с документами формата HTML и установку гипертекстовых ссылок.

Наиболее известными примерами текстовых процессоров являются Writer пакета OpenOffice (распространяется бесплатно) и Microsoft Word.

Практически во всех государственных органах и организациях различной формы собственности используется процессор MS Word, хотя Writer становится всё более популярным.

Это происходит в силу разных причин. Вот одни из них:

Writer, приложение, которое является очень хорошей альтернативой Microsoft Word. Им предлагаются практически не меньшие функциональные возможности (во всяком случае, базовые), и при этом Writer, как и весь OpenOffice, абсолютно бесплатен. И хотя кое-что реализовано не столь удобно (а кое-что наоборот – удобнее), в целом, для выполнения подавляющего большинства задач этой программы хватит. Writer имеет одно преимущество, которое невозможно найти у Word - это его философия, его цена, его доступность и непрерывные обновления.³

Тем не менее, если рассуждать в понятиях функциональности, кажется, что многие вещи прощаются Writer благодаря его репутации. Однако если такое положение дел продолжится, его превосходство может сойти на нет.

Текстовые процессоры, как уже говорилось, используются для создания официальных документов, а так же для их публикации документа в печатном виде. Для создания сложных документов, имеющих вставленные таблицы, рисунки или звуковые файлы, а так же для создания веб-страниц.