16. Гостевой цикл обслуживания. Операционный процесс обслуживания.
«Гостевой цикл» - это процесс обслуживания гостя во время его пребывания в отеле до окончательного выезда из него; последовательность затрат времени и сил на обслуживание одного гостя.
Этапы гостевого цикла. Первый вариант:
До прибытия гостя – бронирование (reservation).
Заезд (arrival), регистрация (check-in procedure) и размещение (accommodation).
Проживание (staying), предоставление основных и дополнительных услуг.
Выезд (departure), выписка гостя (check-out procedure).
Второй вариант:
1. Первая фаза гостевого цикла начинается еще задолго до прибытия гостя в отель или гостиницу. В современной индустрии гостеприимства гостевой цикл отчисляется с момента первого общения клиента с представителями отеля – отделом ресепшн, на счет возможности предоставления ему услуг. Это заполнение заявки клиентом и внесение ее в журнал календарного бронирования номеров.
2. Вторая фаза связана с окончательной подготовкой к приему гостей. Перед их приездом персонал гостиницы обзванивает гостей, чтобы подтвердить факт заезда. Первое впечатление об отеле – самое важное. Поэтому отель и сам забронированный номер должен выглядеть соответствующим образом.
3. Третья фаза – встреча гостей на вокзале или аэропорту и их трансфер в гостиницу. Или если гости прибывают на собственном транспорте – необходимо обеспечить их приезд без осложнений, предоставить место для парковки.
4. Четвертая фаза – организация поселения туристов. Эту фазу необходимо продумать так, чтобы у клиента не возникало никаких неудобств и дискомфорта. Халаты, мыло, полотенца – все должно быть подготовлено к приезду.
5. Пятая фаза гостевого цикла – информационная. Она подразумевает предоставление клиенту информации о проводимых экскурсиях, турах, музеях и т.д. Даже если гость уже заранее знает, чем будет заниматься, работникам отеля необходимо ненавязчиво рассказать ему о возможных способах развлечений.
6. Последний цикл – «прощальный». Гость покидает отель, персонал вежливо помогает ему перенести вещи, по желанию – трансфер и наилучшие пожелания дороги.
Операционный процесс обслуживания.
Гость получает обслуживание уже тогда, когда звонит или пишет в гостиницу, чтобы забронировать номер, поэтому мы считаем необходимым рассмотреть операционный процесс обслуживания и функции службы приема и размещения, который можно представить в виде следующих этапов:
- предварительный заказ мест в гостинице (бронирование);
- прием, регистрация и размещение гостей;
- предоставление услуг проживания и питания (уборка номера);
- предоставление дополнительных услуг проживающим;
- окончательный расчет и оформление выезда.
Предварительный заказ мест, регистрация при поселении, расчет за проживание и оказанные услуги, оформление выезда происходит в службе приема и размещения, где работают дежурный администратор, портье, кассир и паспортистка.
Услуги проживающим может оказывать персонал гостиницы (сервисное и номерное обслуживание) и персонал других предприятий (предприятия торговли, парикмахерская, медпункт и другое), расположенных в гостинице.
Согласно "Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ" №490, утвержденным Постановлением Правительства от 25 апреля 1997года, "исполнитель должен обеспечить круглосуточное оформление потребителей, прибывающих в гостиницу и убывающих из нее" (Приложение 11).
Должностные обязанности работников службы приема, а также навыки и знания, требуемые для их выполнения, определены профессиональным стандартом.
Процесс обслуживания гостей начинается с того, что они предварительно заказывают места или номера в гостинице, то есть бронируют. Заявки на бронирование от клиентов поступают в службу приема и размещения или в отдел бронирования. Они могут быть приняты посредством почтовой, телефонной и иной связи. Для гостя это удобно в том, что при въезде в гостиницу у него не возникает трудностей с заселением в понравившийся номер и с оформлением документов. При предварительном бронировании процесс регистрации занимает меньше времени, так как данные о клиенте администратору уже известны.
Следующая часть операционного процесса - расселение - состоит в свою очередь из встречи, регистрации, вручения ключа и сопровождения до номера.
Встреча гостя может быть двух видов: в аэропорту или на вокзале (на дальних подступах); около входа в гостиницу или в вестибюле (на ближних подступах).
Встреча на дальних подступах позволяет до прибытия в гостиницу познакомиться с гостем, составить или скорректировать программу обслуживания, рассказать о гостинице и предоставляемых услугах. О такой встрече договариваются при бронировании. В гостиницах высокого класса гостей встречает швейцар, который приветствует их у входа.
В небольших гостиницах гость подходит к стойке службы приема и размещения, где его приветствует администратор. Если клиент приезжает в гостиницу не в первый раз, то желательно обратиться к нему по имени. Это произведет положительное впечатление. Правилом для многих гостиниц является то, что администратор стоит за стойкой, а не сидит. Этим он подчеркивает свое уважение к гостю.
В процессе общения с гостем нужно обсудить такие вопросы, как стоимость номера, сроки размещения, порядок оплаты. А также корректно выяснить о платежеспособности гостя.
Согласно "Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ" "исполнитель обязан заключить с потребителем договор на предоставление услуг. Договор на предоставление услуг заключается при предъявлении потребителем паспорта, военного билета, удостоверения личности, иного документа, оформленного в установленном порядке и подтверждающего личность потребителя". Если подтверждение на размещение получено, гость заполняет регистрационную карточку, которая является договором между Исполнителем и Потребителем. В анкете гость указывает адрес своего постоянного места жительства, адрес организации, оплачивающей проживание, и вид платежа.
Заполнив карточку, гость подписывает ее, тем самым, заключая с гостиницей договор, подтверждающий вид размещения, продолжительность проживания и стоимость номера.
Далее администратор выписывает разрешение на поселение - документ, дающий право на занятие номера или места в номере. Затем гостю выписывают счет за проживание, который включает в себя тариф номера, умноженный на число суток, оплату бронирования, оплату дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации и различные гостиничные сборы. Согласно "Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ" оплата за проживание производится в соответствии с единым расчетным часом - 12 часов текущих суток по местному времени.
Затем администратор заполняет визитную карту (карту гостя), где указывается фамилия гостя, номер комнаты и сроки проживания - документ на право входа в гостиницу и получения ключа от номера.
По окончании оформления коридорный или посыльный провожают гостя до предоставленного ему номера, помогая поднести багаж. Во время регистрации багаж прибывающих в гостиницу находится в вестибюле. В номере коридорный показывает гостю, как пользоваться оборудованием и рассказывает правила безопасности.
Нужно помнить, что процесс регистрации индивидуальных туристов очень сильно различается от обслуживания туристских групп и иностранных туристов.
После регистрации и непосредственного заселения в номер происходит обслуживание гостя в жилой части гостиницы.