3. Некоторые виды писем

Требуют ответа	Не требуют ответа
Письмо-запрос	Гарантийное письмо
Письмо-обращение	Письмо-извещение
Письмо-предложение	Письмо-напоминание
Письмо-просьба	Письмо-отказ
Письмо-требование и т.д.	Письмо-подтверждение
	Письмо-распоряжение
	Сопроводительное письмо

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

письмо-просьба может излагаться от

• -1 лица ед.числа ПРОШУ …

• 1 лица мн.числа ПРОСИМ

• 3 лица ед.числа. В этом случае используют сущ. с собирательным значением ДИРЕКЦИЯ, АДМИНИСТРАЦИЯ, СОВЕТ ФАКУЛЬТЕТА…

• 3 лицо мн.числа, если употребляется несколько сущ. с собирательным значением.

Словосочетания, часто встречающиеся в письмах-просьбах:

«Просим…»

«Вас проверить качество изготовления продукции»

«выслать в наш адрес подробную информацию по этому вопросу»

«включить в план изобретений»

«выслать в наш адрес личное дело студента …»

«Прошу …»

«принять меры …»

«направить нам договор»

«подтвердить по телефаксу получение документов»

Гарантийное письмо.

Гарантийные письма устанавливают или подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь название "Гарантийное письмо", подписи руководителя и гл.бухгалтера, печать.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема таких писем:

1. повторение просьбы, на которую составляется ответ

2. обоснование причины-отказа (если письмо-отказ)

3. констатация отказа

В письмах отказах часто встречаются следующие словосочетания:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам …»

«Считаем нужным сообщить Вам …»

«Ваше предложение не получило поддержки …»

«Предлагаемые Вами сроки проведения …»

Сопроводительные письма. Составляются организацией при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей, когда требуются дополнительные разъяснения к приложенным к ним документам. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе.

Для упрощения делопроизводства, все организации стремятся к уменьшению количества таких писем.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

«Направляем заявку на …»

«высылаем наложенным платежом …»

«Возвращаем проект «Бюджета» на 16 стр. со следующими замечаниями …»

«Предоставляю на утверждение проект плана совещаний…»

«В соответствии с нашей договоренностью направляем…»

В тексте сопроводительного письма обязательно указываются заголовки, индексы и даты направляемых документов.

Договорные письма являются разновидностью сопроводительного письма. Договорное письмо подтверждает факт отправки договора.

Направляем подписанный с нашей стороны договор № 12 от 02.09.98. Справка о финансировании будет выслана … Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор об оказании услуг № 12 на 3 л. в 3 экз.

Письмо-напоминание содержит напоминание об истечении или приближении установленного срока, в связи с чем необходимо принять определенные меры. Оформляют в случае, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Состоит из одной фразы "Напоминаем Вам, что срок … Предлагаем закончить …"

Письмо-извещение используется для сообщения или утверждения какого-либо факта и обычно начинается словами «сообщаем», «извещаем», «доводим до Вашего сведения», «ставим Вас в известность».