Тема 2. Современное деловое письмо

1. Деловое письмо в условиях унификации

2. Правила оформления делового письма

3. Некоторые виды писем

4. Международные письма

1. Деловое письмо в условиях унификации

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, учреждения с внешним миром. Несмотря на наличие современных форм связи – телефона, телеграфа, факса, e-mail, - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, не беспределен и поддается четкой классификации.

Как правило, деловые письма отражают групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д. и чаще всего составляются от имени коллективного субъекта. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. Поскольку набор информации в служебной документации стандартен, его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправдано.

Основные правила составления делового письма.

Служебное письмо должно состоять из следующих частей:

1. введение

1. доказательство

2. заключение

Во введении излагаются причины и непосредственный повод, послужившие основанием для составления письма.

В доказательствах излагается история вопроса, приводятся доводы, факты, ссылки на законодательство, цифровые данные, делаются логические выводы.

В заключении излагается суть вопроса, основная мысль документа: просьба, предложение, согласие, отказ и т.д.

Если доказательство предшествует заключению, порядок изложения считается прямым, при обратном порядке заключение предшествует доказательству, объяснению.

Обратный порядок изложения применяется в письмах вышестоящих организаций к подчиненным.

Прямого порядка изложения должны придерживаться составители писем в вышестоящие и различные по положению предприятия.

Приветствуется тон письма - корректный, деловой; тщательно отобранная лексика; простота изложения.

Следует избегать - неточности, двусмысленности изложения, неправильного использования слов, использование профессионализмов, известных лишь узкому кругу специалистов.

2. Правила оформления делового письма

Для официального письма рекомендуется использовать реквизиты с1 по 17 включительно. Письма оформляются на бланках для писем. Реквизиты с1 по 9 печатаются, как правило типографским способом, с 10 – 12 оформляются трафаретным способом.

Остальные реквизиты оформляются по установленным правилам:

• адресат

• заголовок к тексту

• текст

• отметка о наличии приложения (если оно имеется)

• подпись руководителя

• фамилия исполнителя

• его телефон

Название вида документа в письмах не указывается, за исключением гарантийного письма. Письма составляются в 2-х экземплярах: первый экз. после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.

АДРЕСАТ – наименование и адрес получателя письма

• получатель – организация

• руководитель организации

• должностное лицо (не руководитель)

• частное лицо

Почтовый адрес не проставляется на документах, направленных в правительственные организации и постоянным корреспондентам – в этих случаях целесообразно применять конверты с напечатанными адресами.

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ – краткое содержание документа. Отражает основной вопрос, сформулирован в одной фразе, помещается перед текстом письма.

Кавычками заголовок не выделяется, пишется с заглавной буквы, начинается сразу от левого поля листа.

НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ в заголовке употреблять слов: «касательно», «касается», «по делу».

ТЕКСТ – основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам (~ 17 см).

Обычно строка занимает 60 –62 знака.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ

• о приложении в тексте не упоминается

• приложение упоминается в тексте

• приложение сброшюровано

ПОДПИСЬ

• одна подпись

• две подписи

• подпись несколькими должностными лицами

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организации должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте письма отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо. Например, И.О. ЗАМ. и его фамилия.

Нельзя подписывать письма с предлогом «ЗА» или проставлением / перед наименованием должности.