21. Особенности оформления деловой корреспонденции по внешнеэкономической деятельности.

Деловая переписка - универсальное средство общения, широко применяемое во всем мире. Деловая переписка отражает особенности языка, культуры, традиций, сложившуюся практику делового общения различных стран. Это нужно учитывать при ведении переписки с зарубежными корреспондентами. Основным языком международного общения является английский, но даже в англоговорящих странах (Великобритания, США и др.) сохраняются различия в оформлении деловых писем.

Особенно существенны эти различия в сравнении с принятыми у нас правилами и касаются они практически всех сторон оформления делового письма: правил разработки бланка, состава реквизитов письма, оформления реквизитов и их расположения на бланке письма.

В результате усилий международных организаций многие элементы письменного делового общения к настоящему времени унифицированы и стандартизированы. Требования к бланкам документов, используемых в управлении, торговле и промышленности, установлены международным стандартом ИСО 8439-90 "Разработка бланков. Основные положения".

Форматы бумаги для изготовления бланков выбираются в соответствии с международными стандартами: ИСО 216-1975. "Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские формы рядов А и В"; ИСО 3535-1977 "Формуляр-образец и конструкционная сетка".

Торговая документация готовится в соответствии с ИСО 6422-1985 "Типовые бланки для торговой документации".

Размеры бланков выбираются в соответствии с ИСО 353-1975 "Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров".

При подготовке письменной корреспонденции межстрочный интервал и шаг письма устанавливаются согласно ИСО 4882-1979 "Оргтехника и машины для обработки информации. Отбивка и разрядка текста" (исходный интервал между строками - basic depth spacing (bds) составляет 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма - basic width spacing (bws)-2,54MM).

Требования к почтовым конвертам установлены стандартом ИСО 269-1985 "Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры".

Максимальные размеры почтового адреса и его размещение на бланке установлены ИСО 11180-1993 "Адресация почтовая".

Международной организацией по стандартизации издан межгосударственный стандарт ИСО 15489-2001 "Информация и документация – управление документацией" (Information and documentation – records management), который регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.

Стандарт состоит из двух частей.

Часть 1 "Общие положения" содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы. К этим принципам относятся

• установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации,

• распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процедур и технологий.

• создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Часть 2 "Руководящие указания" содержит описание процедур, помогающих обеспечивать управление документацией в соответствии с принципами, описанными в части первой стандарта. Под процедурами в данном случае понимаются такие делопроизводственные операции, как

• регистрация,

• контроль,

• классификация,

• хранение документов и др.

Часть 1 предназначена для использования менеджерами в организациях, специалистами по управлению документацией, информацией и технологиями, а также для всех других работников организаций и частных лиц, обязанных создавать и использовать документы в своей деятельности. Часть 2 предназначена для использования специалистами по управлению документацией и работниками, в обязанности которых входит управление документацией в организации.

Часть 2 обеспечивает единую методологию применения части 1 стандарта во всех организациях, желающих наладить процесс управления документацией в соответствии с требованиями ИСО. Кроме того, разработчики отмечают, что стандарт предназначен и для высшего руководства организаций.

В стандарте, в частности, определяется ответственность (responsibilities) организаций за документы и правильную работу с ними: основные правила работы с документами (policy) в организации должны быть определены и документально зафиксированы, подписаны высшим руководством организации. Обязанности должны быть распределены между всеми сотрудниками организации, которые в процессе своей деятельности создают документы, что должно отражаться в должностных инструкциях сотрудников.

В целом описываемые в международном стандарте процессы работы с документами осуществляются и в делопроизводственной практике российских организаций. В РФ стандарт ИСО 15489-2001 пока еще не является действующим нормативным документом, однако очевидно, что организации, взаимодействующие с зарубежными компаниями или рассчитывающие выйти на мировой рынок, должны учитывать требования данного документа и особенности деловой переписки наряду с положениями отечественной нормативно-правовой базы делопроизводства.

22. Общая характеристика документов личного характера. + СМ.ВОПР.18

Письма, дневники, личные заметки. К числу охраняемых законом литературных произведений, безусловно, относятся письма, дневники, личные записи и иные аналогичные документы личного характера, хотя закон и не выделяет их особо среди других литературных произведений.

Проблема охраны прав граждан, создающих или хранящих указанные документы, имеет три аспекта.

1. Первый из них связан с тем, что эти личные документы рассматриваются как произведения, охраняемые авторским правом. В этой связи право на письма, дневники, записки, заметки и т. п. принадлежит их автору, только с согласия которого и может быть осуществлено их опубликование.

2. Второй аспект данной проблемы состоит в том, что указанные документы, как правило, носят частный характер и затрагивают личную сферу человеческой жизни.

Поэтому правовая охрана писем, дневников и иных подобных документов связана с обеспечением конституционного права граждан на охрану их частной жизни. Согласно ст. 23—24 Конституции РФ «каждый имеет право на неприкосновенность его частной жизни, личную и семейную тайну, на тайну переписки, телефонных переговоров, телеграфных и иных сообщений... Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускается».

Тайна документов личного характера охраняется независимо от ценности содержащихся в них сведений.

В случае смерти кого-либо из указанных лиц подобные документы могут публиковаться с согласия пережившего супруга и детей умершего.

3. Третий аспект данной проблемы связан с правом собственности на письменные документы, содержащие сведения о частной жизни. Так, собственником письма, телеграммы или иного сообщения является лицо, которому они адресованы. Как собственник, он в принципе может по своему усмотрению распорядиться принадлежащим ему документом как материальным предметом, например, может его уничтожить, подарить, продать в качестве автографа и т.п. Однако в этом случае он несет ответственность за возможное распространение содержащихся в документе сведений частного характера. Если материалы дневников, заметок, писем без разрешения автора или его родственников готовятся к опубликованию, то эти лица могут обратиться в суд с иском о запрещении опубликования, об изъятии из обращения уже изданных материалов, а также о возмещении нанесенного морального вреда.

Личный документ это документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера.

Частные документы - это и документы личного характера (трудовые книжки, военные билеты, удостоверения личности) и документы, исходящие от иных лиц частного права, а именно граждан (гражданско-правовые договоры, подлинники и засвидетельствованные государственными нотариальными конторами копии личных документов о регистрации актов гражданского состояния, образовании, присуждении ученой степени, присвоении ученого звания и повышении квалификации, регистрации транспортных и других технических средств и праве управления ими, трудовом стаже, прохождении воинской службы, участии в Великой Отечественной войне, ранениях и лечении, наградах, пенсиях, наследстве и другие документы, касающиеся обеспечения прав и законных интересов граждан и лиц без гражданства), индивидуальных предпринимателей (коммерческие, торговые сделки), юридических лиц.

В состав личных документов по организации включается:

• резюме (сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место),

• заявление о приеме,

• переводе или

• увольнении с работы, а также

• анкета (составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально).

Требования к составлению и оформлению личных документов

Личное ЗАЯВЛЕНИЕ работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме на трафаретном бланке, разработанном в организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения. Наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. + СМ.ВОПР.18!

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д.

Анкета - документ, составленный работником при трудоустройстве. Все записи в анкете должны быть подтверждены соответствующими документами. Эти данные проверяются работником кадровой службы и заверяются его подписью и печатью предприятия. Анкета является составной частью личного дела (досье) работника.