37. См. Выше, с вопр. №№ 23, 24, 25.

38. Понятие "юридическая сила (статус) документа".

Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа - это свойство документа служить подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа определяет его способность порождать определенные правовые последствия.

Разные обстоятельства оказывают влияние на приобретение документом юридической силы.

• Требования законности документа. К ним можно отнести соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решения по тем или иным вопросам; компетенции; сроков, дающих право на разрешение вопроса; необходимости предварительного согласования вопроса с другими организациями или подразделениями и т.д.

• Соблюдение ответственными лицами требований, предъявляемых к форме документа, к его отдельным элементам (реквизитам). Юридически значимые реквизиты: наименование организации, дата его подписания (действия, описанного в документе), регистрационный номер документа, подпись (проверка права подписи) (на первом экземпляре документа), печать (не на всех). При отсутствии какого-либо реквизита, оказывающего влияние на обретение документов юридической силы, служащие организации вправе отказать в принятии такого документа, предложив заинтересованному лицу дооформить документ (поставить печать, номер или подпись).

В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой:

• Оригинал или подлинники. Это первые и единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором или соответствующим должностным лицом и имеющим юридическую силу;

• Копия или отпуск. Это документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все их внешние признаки, не имеющие, однако, юридической силы;

• Заверенные копии – копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу;

• Выписки – это часть документа. На ней обязательно указывается, из какого документа сделана выписка, ставиться подпись должностного лица и печать организации;

• Дубликаты – это повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник. Дубликаты выдаются при утере или уничтожении подлинника документа.

39.=31.

40. Правила и сроки хранения служебных документов.

Реквизит "срок хранения" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанном в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения дела.

По срокам хранения документы делятся на документы

• временного (до 10 лет) хранения; допускается

  • хранить в скоросшивателях,

  • не проводить пересистематизацию документов в деле,

  • листы дела не нумеровать,

  • заверительные надписи не составлять.

• долговременного (>10 лет) хранения;

• постоянного хранения.

  • На делах постоянного хранения пишется "хранить постоянно".

  • Архивный номер дела на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей (до этого он проставляется карандашом).

  • На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

  • Подлежат гос. хранению и передаются в соответствующие гос. архивы, установленные положением.

  • По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

  • Составляется внутренняя опись документов дела для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения,

    • учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела),

    • если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, к ней составляется итоговая запись, в которой указывается цифрой и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. В.О. подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного чтения текста всех документов.

Оперативное хранение.

С момента заведения и до передачи в архив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.

За сохранность документов и дел отвечают руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.

Дела хранятся в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих их от пыли и солнечного света.

Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течении 2х лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурного подразделения на срок не более 1 месяца, по истечении этого срока дело должно быть возвращено на место.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Передача дел в архив.

В архив организации передаются дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача производится по описям. Передаются по истечении двух лет.

При передаче дел в архив федерального органа исполнительной власти устраняются все найденные в деле недостатки.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив организации, как правило, не подлежат. По истечении сроков хранения они уничтожаются в установленном порядке.

В случае ликвидации/реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Для организации проведения работ по определению срока хранения и отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представителя соответствующего архивного учреждения.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службы порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации. Организуют экспертизу ценностей документов и осуществляют контроль над его проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в гос. архивы.

В своей работе экспертная комиссия руководствуется основными положениями ЕГСДОУ (единый государственный стандарт), правилами, инструкциями и указаниями главного архивного управления, нормативными и распорядительными документами руководствующего органа в своей ведомственной системе.

Для документов министерств, ведомств и других организаций срок хранения – 15 лет.

Для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения – 10 лет.

Для документов организаций районного и городского подчинения – 5 лет; для научно-технической организации – до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.

По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение передается в государственные архивы.

Документы, отобранные экспортной комиссией, на постоянное или длительное хранение описываются в соответствии с установленными требованиями описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в гос.архив в качестве контрольного документа. После утверждения описи архивным органом, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения, за период времени соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляются актами, утвержденными руководителями организации. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Организации, от которых документы поступают в государственные архивы, не подлежат уничтожению без согласования с архивными органами. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описи документов постоянного хранения является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.