3. Понятие и функции «Документа»

Понятие "документ" является фундаментальным в документоведении, оно широко используется во всех сферах производственной и общественной деятельности. В зависимости от специфики отрасли "документ" понимают по-разному. На международном уровне признано было определение "документа", разработанное Международной организацией по стандартизации (ИСО): документ – записанная информация, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Согласно стандарту ИСО информация может быть записана любым способом фиксирования (с точностью до знака, изображения, звука). Наиболее широкое определение по ГОСТу 8.04-98: документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Функции документа – это его место и роль в обществе, целепологание как материального объекта.

Общие функции:

1. Информационная – фиксация, хранение и передача информации во времени и пространстве.

2. Коммуникативная –передача, обмен информации.

3. Социально-культурная (кумулятивная) – накапливание информации с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения.

Специальные функции:

1. Правовая – одни документы – источники права, другие – доказательства и т.д.

2. Организационная – установка правовых отношений.

3. Управленческая – участие в реализации управленческих решений, имеющий гос.характер.

4. Обучающая – передача знаний между людьми и поколениями.

5. Познавательная – служить средством получения и передачи знаний в обществе для дальнейшего изучения процессов и явлений.

6. Мемориальная (памятниковая) – передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, док-ты, являющиеся историческим наследием.

4. Классификация документов.

Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределение документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация документов – это система соподчинения документов, используемая как средство установления сязей между классами документов, а также для ориентировки в многообразии докумнетов.

Классифицировать документы значит делить их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род - совокупность документов, имеющих определенный общий признак. Виды – второй уровень деления. Подвид – третий. Разновидность – четвертый.

Классификация документов – многоступенчатое, иерархическое и дихотомические деление документов на роды, виды, подвиды, разновидности и пр.

Иерархия – рсположение документов в порядке от высшего к низшему (документизданиенепериодическое изданиекнига).

Дихотомия – последовательное деление документов одного класса на 2 вида, подвида, разновидности и т.д. (опубликованный/неопубликованный документ, периодический/непериодический документ и т.д.)

В основе общей классификации 3 блока признаков: информационная составляющая, материальная составляющая, условия бытования документа.

Существует следующая общая классификация документов:

• по информационной составляющей,

• по содержанию,

• по уровню обобщения информации (первичные/вторичные),

• по характеру знаков средств фиксации информации (текстовые и не текстовые),

• по мерности записи информации,

• по предназначенности для восприятия информации (человеко-/машиночитаемые),

• по каналу восприятия информации (визуальный, тактильный, аудиальный, аудиовизуальный),

• по степени их распространенности (опубликованный, неопубликованный, непубликуемый),

• по способу документирования (рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, электронный),

• по физической составляющей документа,

• по материалу носителя информации (бумажный, пленочный, пластиночный),

• по материальной конструкции или форме носителя информации (листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковый, комбинированный),

• по обстоятельствам их бытования и внешней среде (регулярность выхода в свет: периодические/непериодические, место выхода в свет: оригинал/копия, место происхождения: региональный/национальный/),

Организационно-управленческие (деловые) документы делятся на:

1. Д. по общим и адм.вопросам. Составляются работниками всех подразделений предприятия.

2. Д. по функциям управления. Составляются работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

• По способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино- и фотодокументы).

• По сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, документы по труду, отчетно-статистические).

• По наименованию (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.).

• По содержанию (простые (посвящены одному вопросу)/сложные).

• По характеру содержания (первичные/вторичные (обобщаюи исходную информацию первичных документов)).

• По месту составления (внутренние/входящие/исходящие)

• По грифу ограничения (доступа) (открытые/с грифом ("ДСП", "комм.тайна", "конфиденциально", "секретно", "сов.секретно")).

• По происхождению (официальные или служебные (составленные юр. или физ.лицом и оформленные в установленном порядке, отража.щие интересы организации)/личные).

• По юридической силе (оригиналы=подлинники/копии/отпуски (под копирку с оригинала, подписью не заверяется)/заверенные копии/выписки (часть документа, заверенная подписью и печатью)/дубликаты (повторные экз.подлинника, имеющие такую же юр.силу)).

• По форме изложения (=степени унификации) (индивидуальные (разовый, в свободной форме)/трафаретные/типовые/примерные/унифицированные).

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

• По срокам исполнения (срочные/несрочные).

• По срокам хранения (временного (до 10 лет)/долговременного (>10 лет)/постоянного).

• По степени обязательности (информативные/директивные).