- •Вопросы для подготовки к зачёту
- •1. Предмет и задачи дисциплины «Документоведение. Процессуальная документация».
- •2. Возникновение и история развития делопроизводства в России.
- •3. Понятие и функции «Документа»
- •4. Классификация документов.
- •5. Понятие и значение делопроизводства.
- •6. Понятия официальный документ и служебный документ.
- •8. Понятие бланк документа и его виды, формуляры документов.
- •8. Основные реквизиты служебного документа.
- •8. Понятие реквизит документа.
- •9. Состав реквизитов документов.
- •13. Формат документа, размеры бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве.
- •14. Размеры полей, используемые в документах.
- •15. Способы нумерации страниц документа.
- •16. Корректурные знаки, используемые при правке текста.
- •18. Понятие документооборота и его принципы.
- •19. Состав кадровой документации.
- •21. Особенности оформления деловой корреспонденции по внешнеэкономической деятельности.
- •Часть 1 "Общие положения" содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы. К этим принципам относятся
- •23. Понятие процессуального документа. Требования к процессуальным документам.
- •24. Классификация процессуальных документов.
- •25. Требования, предъявляемые к составлению процессуальных документов.
- •37. Понятие "процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства".
- •Глава 56. Порядок применения бланков процессуальных документов – (упк)
- •26. Правила подачи жалоб.
- •27. 36. Порядок рассмотрения жалобы.
- •28. Номенклатура дела.
- •29. Понятие "экспертиза ценности документа"
- •30. Что включает в себя контроль исполнения документов.
- •31. 39. Понятие "приказ" и "судебный приказ".
- •Глава 11. Судебный приказ
- •32. Понятие "система документации" и "унифицированная система документации".
- •33. Суть унификации и стандартизации делопроизводства.
- •34. Макет и формуляр документа. Назначение макета
- •Структура файла макета
- •37. См. Выше, с вопр. №№ 23, 24, 25.
- •38. Понятие "юридическая сила (статус) документа".
- •40. Правила и сроки хранения служебных документов.
28. Номенклатура дела.
Номенклатура дел — это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура обязательна для всех предприятий. Номенклатура дел предназначена для классификации документов в дела. Используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения и зависит от специфики его области деятельности.
Примерная номенклатура составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру организаций. Является рекомендательной. Типовая номенклатура дел отражают документы категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной.
Работа по составлению номенклатур дел координируется делопроизводственной службой. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: 1 хранится в деле в службе делопроизводства, второй является рабочим в этой службе, третий передается в ведомственный архив предприятия. (4-ый может храниться в государственном архиве). Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации в порядке значимости. Каждому присваивается индекс. Внутри разделов располагаются заголовки дел и им тоже присваиваются индексы арабскими цифрами. В начале каждого раздела указываются наиболее важные документы.
Вопросы о хранении дел решаются архивистом или могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия
29. Понятие "экспертиза ценности документа"
При проведении экспертизы ценности документов определяется их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и др. значения.
Существуют несколько этапов экспертизы ценности: Первый – установление срока хранения документа при составлении номенклатуры; второй – подготовка к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. Третий этап – при отборе документов на государственное хранение. Для проведения экспертизы создается экспертная комиссия. (Для работы комиссии создается положение с прописанными функциями, правами и порядком работы). Включает не менее 3 человек (ведущий специалист, главбух и секретарь-референт). Комиссия – совещательный орган и положения вступают в силу после утверждения руководителя.
Комиссия также занимается: рассмотрения дел постоянного и долговременного хранения; составлением актов о выделении к уничтожению документов и дел; решением вопросов о неисправном движении документов; решением вопрос о не нахождении документов, рассмотрением перечней документов и т.д.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем: • отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации; • отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение; • выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение; • установление или изменение сроков хранения документов.
Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения. В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения: 1) постоянного хранения в государственных архивах; 2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); 3) временного хранения (до 10 лет); 4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям.
Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.