Данные пункты оформляются от 0-го положения табулятора. Заглавная буква прописная, остальные – строчные.

На собраниях, конференциях, съездах, где для принятия решения требуется определенный кворум, в строке «присутствовали» дополнительно указывается,с колько человек должно было присутствовать.

В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению (в предложном падеже.). После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в род.п.). Если на заседании рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется.

Повестка дня:

О проекте производства новой линии товаров народного потребления. Доклад – начальника конструкторского отдела А.Д.Дорофеева.

Если на заседание выносится два или более вопроса, то они нумеруются арабскими цифрами.

Повестка дня:

1. О проекте производства новой линии товаров народного потребления. Доклад – начальника конструкторского отдела А.Д.Дорофеева;

2. О новом ассортимент товаров. Доклад – главного товароведа А.К.Кириллова.

Последовательность расположения вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

В последнее время некоторыми документоведами оспаривается правомерность употребления формулировки «Повестка дня».

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами от 0-го положения табулятора. После них ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на следующей строке с отступа указывают фамилию и инициалы докладчика или выступающего (в р.п.). Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от 1-го л. без местоимения Я. Изложение каждой новой мыли целесообразно начинать с красной строки.

В случае приложения текста доклада к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается «Текст доклада прилагается».

Номер вопроса указывается только один раз перед словом «СЛУШАЛИ».

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения та же.

В этот раздел включаются кроме текстов выступлений вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы.

Изложени постановляющей части текста протокола должно быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Текст начинается с глагола в неопределенной форме («Возложить», «Поручить», «Организовать» и т.д.) и строится по схеме действие-исполнитель-срок (рекомендуется указывать с новой строки).

Если в ходе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифорой обозначается номер вопроса повестки дня, второй – порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1

1.2.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.2.

2.1.

Текст постановляющей части не делится на пункты, если по вопросу повестки дня принимается одно решение, независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня. Если два вопроса в повестке дня, то

ПОСТАНОВИЛИ:

1.

2.

Если в повестке дня только один вопрос, то

ПОСТАНОВИЛИ:

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль решений или их отдельных пунктов.

Протокол краткой формы строится по схеме: «СЛУШАЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» и не включает текстов выступлений. При возникновении разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

В протоколе сокращенной формы указываются только принятые решения по вопросам повестки дня. Сама поветска дня не указывается.

Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов, протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующая отметка.

РЕШИЛИ:

Одобрить прилагаемый проект Примерной инструкции пот делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органа управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь и направить его на согласование в облисполкомы.

Подписывается двумя лицами: перседателем и секретарем коллегиального органа. Указываются не должности, а обязанности, исполняемые данными лицам в коллегиальном органе.

В ряде случаев в организациях, действующих на приниципах единоначалия, протоколы подлежат утверждению руководителем организации. В наиболее важных случаях принятые решения оформляются приказами.