Характеристика и ососбенности составления протоколов. Их виды

1. Назначение и виды протокола.

2. Формуляр протокола.

Одним из документов, традиционно входящих в систему ОРД, является протокол.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

В системе ОРД выделяется три оснвоные группы документов:

распорядительные;

организационные;

справочно-информационные.

Протокол часто относят к справочно-информационым документам, так как в нем фиксируется информация справочного характера., необходимая в первую очередь для принятия управленческих решений. Оданко в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа.

Еще одной особенностью протокола является то, что он исмпользуется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.д.) или постоянных (коллегии министреств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.д.). Протоколами оформляется также деятельность следственых, административных органов, органов охраны общественного порядка и т.д.

Обязанности по составлению и оформлению протокола возлагаются на секретарей соответствующих коллегиальных оргганов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь коллегиального органа наряду с председателем несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляеся на основании рукописных, в том числе и стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также на основани документов, подготовленных к заседанию, повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

Классификация протоколов

Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа, они дают возможность судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации целом. Кратикие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи. Расшифровки стенограмм, подписанные председателем и секретарем заседания (коллегиального органа), прилагаются к протоколу. Кратко рекомендуется протоколировать также оперативные совещания.

Стремясь к сокращению документооборота, в том числе за счет уменьшения физического объема документов, в некоторых органзиациях вовсе отказываются от составления полных протоколов, заменяя их протоколами краткой и сокращенной формы. Это влечет за сосбой ряд негативных тенденций:

Исчезает документальная гласность;

Обедняется информация, необходимая для принятия управленческих решений;

Исчезает один из источников, без которого трудно судить о правильности принятого конкретного решения или определить, как в нем отражено коллективное мнение, как оно повлияло на конечный результат. Поэтому при выборе формы протокола необходимо учитывать значимость протоколируемого мероприятия, юридические последствия принимаемых решений, а также другие факторы, оказывающие влияние на процессы документообразования.

Основным нормативным актом, регулирующим вопросы составления и оформления протокола является Примерная инструкция по делопроизводству. Кроме нее следует руководствоваться СТБ 6.38-2004 и УСОРД.

2. При составлении протокола необходимо обеспечить его юридическую полноценность. Она определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильностью их оформления и строгой достоверностью изложенной в протоколе информации.