Характеристика справочно-информационных документов, оформляемых на общем бланке. Характеристика и особенности оформления справок и докладных записок, их виды.

1. Общая характеристика справочно-информационных документов. Состав справочно-информационных документов.

2. Формуляр справочно-информационных документов.

3. Характеристика и особенности оформления справок. Их виды.

4. Характеристика и особенности оформления докладных записок, их виды.

1. Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, ывступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса-необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль.

К данной группе документов можно отнести:

Акт,

Справку,

Докладную записку,

Объяснительную записку,

Служебное письмо,

Телеграмму

Телефонограмму,

Заявление, предложение, жалобу,

Сводку, заключение, отзыв.

2. Одна часть данных документов (служебное письмо, акт, протокол, телефонограмма, внешняя докладная записка, справка) оформляется на общем бланке (кроме служебного письма, для которого предусмотрен специальный бланк для писем), а другая (заявление, объяснительная записка, внутренняя докладная записка) на чистом листе бумаги. Но оформление всех данных видов документов производится согласно требованиям СТБ 6.38-2004. Они всегда будут иметь все реквизиты общего бланка:

• изображение Государственного герба Республики Беларусь (эмблема или товарный знак для организаций негосударственной формы собственности);

• код по ОКОГУ и ОКЮЛП;

• код по ОКУД;

• наименование вышестоящей организации;

• полное и сокращенное наименование организации;

• наименование стркутурного подразделения;

• место составления или издания документа;

• ограничительные отметки и линии для реквизитов «код документа по ОКУД», «дата», «индекс документа», «отметка о контроле».

Возможно нанесение на общий бланк ограничительнх отметок для реквизитов «Заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения». На общем бланке предусмотрено свободное место для реквизита «Название вида документа».

Помимо выше перечисленных реквизитов данная группа документов имеет такие реквизиты как, «текст», «подпись», «отметка о наличии приложения» (если оно имеется), «визы». Для всех справочно-инфорационных документов, кроме служебного письма, в обязательном порядке указывается реквизит «название вида документа».

Особенности оформления вышеназванных реквизитов будут зависеть от вида справочно-информационного документа. Так, например, акт будет иметь не одну подпись, а несколько: председателя комиссии и членов комиссии.

Структура и размер текста также будут зависеть от вида справочно-информационного письма. Кроме того, некоторые виды справочно-инфомрационных документов требуют наличия реквизита «Печать» (гарантийное письмо, внешняя личная справка).

В большинстве своем данные докменты будут имть одну-две страницы. Исключение могут состалять внутренние служебные справки, отзывы, заключения, которые могут быть многостраничными.