Документирование распорядительной деятельности. Характеристика распорядительного документа.

1. Общая характеристика и состав распорядительных документов.

2. Формуляр распорядительного документа.

3. Характеристика и особенности оформления приказов по основной деятельности, распоряжений и указаний.

1. Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы. Они обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам или организациям. Главным назначением распорядительных документов является регулирование деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функций м задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

Совершенствование организационной структуры учреждения, содержания, способов и средств осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов происходит при помощи распорядительных документов. Именно с пмщью их разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники.

К распорядительным документам относятся:

постановления,

приказы,

решения,

указания,

распоряжения.

Все данные документы являются правовыми актами. Правовой акт – документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядитлеьного документа, также принимается совметсно. На основе коллегиальности действуют Совет министров Республиуи Беларусь, госкомиссии и госкомитеты, коллегии министреств, ведомств, высшие органы управления АО. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имют право прнимать единоличные решения только по достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компеетнции другие виды распорядительных документов. Например, Совет министров РБ издает постановления, а премьер-министр – распоряжение.

В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает опеаритвность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют министерства, органыи испольнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.

В определнных управленческих ситуациях возникает необходимость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядитлеьного документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительых документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству.

Подоготовка всех видов распорядительных документов производится по схожим правилам. Выделяются следующие этапы данного процесса:

изучение существа вопроса;

подготовка проекта документа, его согласование и подписание. Для распорядительных документов, издаваемых еколлегиальными органами добавляется тсадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распоярдительных документов в организации желательно описать в инструкции по делопроизводству.

Подготовку проуектов распорядительных документов можно поручить струкутрному подразделению или должностному лицу. Главное условие – компетентность тех, кто готови проект.

Основанием для разработки распорядительного документа может быть издание нормативного акта органами власти или управления, поручение вышестоящего органа или потребности самой организации.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – это определение круга вопросов, которые предстои в нем отобразить. Это требует сбора необходимой информации по существу рассматирваемого вопроса. Только после этого можно приступать к составлению проекта распорядительного документа.

Сначала следует сформулировать основные положения документа, а заетм уже уточнить его вспомогательные части, согласовывая их с руководителем и другими компетентными лицами.

Завершающим этапом работы с проектами оаспорядительных документов является их согласование и подписание. Согласовывается проект документа с о всеми заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами, которых данный распорядительный документ касается. Согласование производится путем проставления реквизита «Виза» или «Гриф согласования». Визируется должностным лицом, составлявшим проект документа, указанными в проекте исполнителями, должностным лицом, ответственным за исполнение распорядительного документа в целом, юрисконсультом. Распорядительные документы, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Реквизиты «Виза» и «Гриф согласование» проставляются, как правило, на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное зключение.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить дополнения и изменения. Доработанные проекты документов выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписывает руководитель или его заместитель. Постановденимя и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (упарвляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия документа указывается в нем самом.