Документы на отпуск материалов.

Документальное оформление отпуска ПЗ со склада зависит от отраслевых особенностей, организации и технологии производства, частоты отпуска, направления расхода (для изготовления продукции, на ремонтные и хозяйственные нужды, на реализацию).

Основным документом, которым оформляется отпуск материалов на производство в промышленности, является лимитно-заборная карта.

ЛЗК (типовые формы № М-8,М-9) используются для оформления отпуска материалов систематически используемых в изготовлении продукции. ЛЗК выписываются планово-производственным отделом и визируются отделом снабжения на одно или несколько наименований материалов

В ЛЗК указывается: дата, № документа, наименование и номенклатурный номер материала, единица измерения, учетная цена, наименование заказа, количество отпуска, сумма и др. Кроме этого, обязательно указывается лимит отпуска материалов на конкретный вид продукции на месяц, который зависит от планируемого объема производства и действующих норм расхода материалов. Допускается выписывать ЛЗК на квартал, тогда она должна иметь отрывные талоны, в которых отражается отпуск материалов по каждому месяцу.

ЛЗК выписывается в 2-х экземплярах. Один – передается в цех (получателю материалов), 2 - складу. Отпуск осуществляется при предъявлении представителем цеха своего экземпляра ЛЗК.

ЛЗК формы № М-8 используется для отражения многоразового отпуска 1 номенклатурного номера материалов на один заказ на месяц, форма № М-9 – для отпуска 2-5 наименований лимитированных материалов, относящихся на один заказ.

В ЛЗК при отпуске материалов со склада кладовщиком указывается фактическое количество отпущенных материалов и определяется остаток неиспользованного лимита. При этом данные в ЛЗК приводятся только в натуральном выражении. При получении материалов по ЛЗК в экземпляре склада расписывается получатель (представитель цеха), а в экземпляре цеха – кладовщик, отпустивший материалы.

После использования лимита или в конце месяца ЛЗК сдаются в бухгалтерию, где их проверяют и обрабатывают.

ЛЗК сокращает количество расходных документов, позволяет накапливать данные в течение месяца об отпуске материалов по их видам и шифрам изделий, контролировать соблюдение норм расхода материалов и т.д. Однако, ЛЗК поступают в бухгалтерию только в конце месяца, что задерживает обработку данных о движении материалов и снижает их контрольное значение.

На некоторых предприятиях расход материалов отражают с помощью карточек складского учета. В таком случае лимитная карта выписывается в 1 экз. для получателя. При этом при отпуске материалов кладовщик делает отметку в карточке на основании лимитной карты. Представитель цеха расписывается в карточке, а кладовщик - в лимитной карте. По окончании месяца возникает необходимость сдачи карточек складского учета в бухгалтерию для их обработки и отражения данных об отпуске материалов в бухгалтерии.

ПЗ могут также отпускаться в производство на основании: актов-требований на замену (дополнительный отпуск) материалов (типовая форма № М-10), которые используются для учета отпуска сверх лимита или при замене одних материалов другими. Акт-требование выписывается на один вид материалов в 2-х экземплярах: один для получателя (цеха), другой – для склада. В акте-требовании указывается причина и виновник отклонений, а также общая их сумма.

На некоторых предприятиях (швейной промышленности, иногда в машиностроении), для отражения расхода материалов по технологии в заготовительные (раскройные) цеха используются раскройные карты, маршрутные листы и др. аналогичные документы.

Разовый отпуск материалов для хозяйственных нужд (краска, веники и т.д.), на текущий ремонт оборудования и др. цели осуществляется по разовым требованиям. Они могут быть однострочные и многострочные. В любом случае в требовании указывается, кто и для каких целей разрешил отпуск материалов, количество затребованного и отпущенного материала, направление расхода (шифр статьи затрат – 91. 92, 92 и др.) и т.д.

Перемещение материалов со склада на склад, из цеха в цех, отпуск материалов сторонним организациям на сторону оформляется Накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма № М-11). Она выписывается в 2 экз. (1 – складу, 2 – получателю)

При отпуске материалов подразделениям своего предприятия, а также на сторону в порядке реализации накладную-требование выписывают на основании договоров, нарядов и др. документов с письменного разрешения руководителя предприятия или лиц, на то уполномоченных. При отпуске материалов самовывозом накладную-требование, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки счета, если материалы отпускались с последующей оплатой.

В случае, если груз перевозится автотранспортом одновременно с накладной на отпуск выписывается товарно-транспортная накладная. Если перечень отгружаемых ТМЦ помещается в графы ТТН, накладную на отпуск на сторону можно не выписывать.

Отпуск материалов на сторону осуществляется при предъявлении получателем материалов доверенности. При реализации материалов также выписывается счет и налоговая накладная.