10. Сервировка торжественного приема

Яства, которые готовятся для блестящего торжественного приема, как правило, не только вкусны, но и эстетичны. Ведь праздничное меню должно подчинятся законом гармонии так же, как искусство сервировки. Вопиющей ошибкой считается при сервировке предложить гостю одну и ту же тарелку для холодных закусок и основного блюда. Перед его подачей нужно предложить не только новую посуду, но и столовые приборы. Их разновидности предусмотрены для каждого вида кушаний. Различают вилки и ножи для холодных закусок, обеденные, десертные, предназначенные для мяса и рыбы. Размещая их возле тарелки очень важно соблюсти верную последовательность сервировки. Принимаясь за каждое следующее блюдо участники торжества должны брать столовые приборы, которые лежат с внешней стороны, постепенно продвигаясь по направлению к тарелке. Десертные вилочка и ложечка при этом находятся за тарелкой. Ложка для супа размещается там же где и ножи – ни в коем случае не возле вилок. Все столовые приборы должны быть из одного комплекта.

Внешний вид каждого бокала зависит от особенностей напитка, который его наполняет. Форма­ сосудов создается с учетом вкусовых качеств разных видов алкоголя так, чтоб потребление напитка доставляло наибольшее удовольствие. По мнению знатоков, только соответствующий бокал и правильная сервировка позволят ощутить все тонкости и оттенки хорошего вина. Различают бокалы для шампанского, коньяка, красных и белых вин, мартини, стопки для водки, стаканы для виски, рюмки для ликера и т. д.Важные мелочи. Салфетки на торжественном приеме это не только функциональный предмет, но и выразительный элемент декора. Их цвет, материал, фактура и отделка должны соответствовать общей идее. Поэтому для элегантной, изысканной сервировки явно не подойдут стандартные бумажные салфетки из супермаркета. Нарядная салфеточка будет выглядеть особенно эффектно, если мы ее интересно сложим и сумеем удачно «вписать» при сервировке в композицию на столе.

Последние изысканные штрихи праздничному столу придадут утонченные композиции из цветов. И вазы, и букеты должны идеально гармонировать с сервировкой.

12. Когда звонят вам

1. Трубку звонящего тел. следует снимать после 1 – 2 гудков и лучше улыбнуться, тогда и голос у вас зазвучит приветливо.

2. Необходимо назвать свою организацию «Мост-банк. Доброе утро. Чем я могу вам помочь?». В некот. фирмах секр-рь должен назвать себя: «Компания Траст. Кузнецова Инна, добрый день».

3. Если абонент не назвал себя, то уместна фраза «Представьтесь, пожалуйста».

4. Тел.разговор – диалог. Образующиеся паузы необходимо умело заполнять след. фразами: «Я полагаю», «Если я не ошибаюсь», не упоминать слов-паразитов: «Ну вот», «Это самое» и т.д.

5. Если звонят постоянный деловой партнер, кот. секр-рь узнает по голосу, следует назвать его по имени, прежде чем он представится: «Рада Вас слышать, Олег Иванович».

6. При разговоре по тел. секр-рю следует говорить дружелюбным тоном, сочетая спокойствие и деловитость. Нерпав. тон беседы по тел. может привести к потере взаимопонимания и эфф-ти переговоров. Не следует говорить высокомерным тоном.

7. Во время тел. разговора не следует употреблять трудно выговариваемые слова, слушать собеседника. Если встречаются названия, имена, фамилии, кот. плохо восприним-ся на слух, нужно произносить по слогам.

8. Сохр-ть самообладание и быть терпеливым. Не отвечать грубостью на грубость, не спешить положить трубку, если тот не договорил.

9. Если абонент рассержен, прервать его: Простите, если я могу Вам чем-нибудь помочь, скажите, что я должна сейчас сделать?

10. Если нужно навести справку, то следует предупредить о продолжит-ти поиска. Желательно нажать на кнопку «R». Если быстро найти нужную инф. невозможно, лучше назвать абоненту точное время, чтобы перезвонил.

11. Секр-рь должен представлять хар-р вопросов, отн. к компетенции своего рук-ля и др. раб-в орг-ии. След-но секр-рь переадресует тел. вызов др. сотр-ку, абоненту следует назвать фамилию, имя, отчетливо этого сотр-ка, его должность и телефон.

12. Не нужно превышать своих полномочий и не откровенничать по телефону. Не следует проявлять осведомленность. Секр-рь может оградить себя: «Этот вопрос не в моей компетенции» или «По этому вопросу Вам необходимо переговорить с директорам».

13. В случае отсутствия рук-ля секр-рь должен спросить: «Что ему передать?» или продиктуйте, пожалуйста, я запишу». Нужно убедиться в правильности записанного сообщения и что разборчивы имя, № звонящего и время, когда ему нужно перезвонить.

14. В конце разговора следует подвести итог, выделить главное из сказанного. Заканчивает разговор тот, кто позвонил (он же перезванивает, если разговор был прерван).

11. Звонит секретарь

1. Продумать и четко представить цель звонка; опр-ть вопросы, подготовить док-ты. кот. могут пригодиться по ходу разговора; уточнить ФИО, должность нужного абонента, чтобы избежать искажения. Перед звонком обязательно следует продумать свою речь и сделать пометки.

2. Если секр-рь звонит от лица рук-ля, следует заранее узнать каких рез-тов он ожидает от этого разговора.

3. Очень важно опр-ть наиболее удобное время звонка. Не стоит звонить дел. партнеру в самом начале раб. дня. Не рекомендуется звонить в конце раб. дня или близко к обед. перерыву.

4. Нужно назвать себя, орг-ю, кот. вы представляете, и фамилию нужного раб-ка. В некот. случаях требуется указать должность.

5. Во время междугороднего тел. разговора важно назвать город, из кот. звонят, затем себя. должность своего рук-ля и наимен-е орг-и, потом следует назвать кого и по какому вопросу требуется пригласить для разговора. Если нужный сотрудник отсутствует, секр-рь повторяет свои данные и точно указывается время, когда будет звонить снова.

6. После взаимных представлений следует изложить причину, по кот. вы звоните. Начать разговор: «Мне поручено», «Мы вынуждены обратиться».

7. Не забывать о постановке вопроса.

8. Надо быть приятным собеседником. С раздраженным – спокойным тоном, с застенчивым – приветливым, с усталым – бодрым.

9. Не следует оставлять сообщений через 3-е лицо. Лучше неско-ко раз перезвонить.

10. Заключит. слова зависят от рез-та беседы. Следует польз-ся заранее заготовленными фразами. Если разговор затягивается, то нужно сост-ть вопросы так, чтобы «болтуну» ничего не осталось, кроме Да/Нет. Также можно попробовать отвечать «завершающими предложениями: «Таким образом, мы решили…».

13. Подготовка командировок руководителя

Успех командировок во многом зависит от того на ск-ко комфортно будет себя чувствовать рук-ль во время переездов м)у пунктами назн-я во время деловых встречи и переговоров. Для этого дб безупречно подготовлены док-ты, необходимые материалы, доклады, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, уточнена возможная разница во времени и клим. условия, предусм. подарки и сувениры.

Схема:

1. Узнать цель поездки, предполагаемые для решения вопросы, встречи и места посещения.

2. Разработать проект программы пребывания рук-ля и согласовать его с рук-лем.

3. Согласовать с принимающей стороной программу, оговорить сроки пребывания, откорректировать.

4. Сост-ть список необходимых док-в и материалов. Например:

паспорт, билеты, виза, необходимые док-ты, образцы продукции. Нужно: заказать билет, оформить все выездные док-ты, забронировать № в гостинице, подготовить служ. док-ты и ксерокопии оставить себе, продумать список подарков, закупить их, накануне отъезда вместе рук-лем проверить наличие всех материалов и док-в по списку, подготовить машину, получить указания от рук-ля о неотложных делах, кот. надо сделать в его отсутствие, отменить все назначенные встречи рук-ля, назначенные на время командировки; лично проводить рук-ля на вокзал. Убедившись, что он улетел, сообщить принимающей стороне №, время рейса, название авиа/ ж/д компании.

Если поездка местная или на 1 день, то предварит. программа может быть короткой:

1. Время (день отправления, прибытия). 2. Способ передвижения. 3. Все деловые встречи. 4. Бронир-е мест в гостинице. 5. Места посещения и места к ним. 6. Отд. лица/компании, с кот. нужно уст-ть связь (эта инф-я дб как можно подробнее).

Удобно иметь 2 программы поездок: 1. Представляет всю личную инф-ю. 2. В сжатой форме представить минимальный возможный план (время, имена, тел №, адреса) , оформленный на каталожных карточках: по одной карточке на один день поездки, кот. рук-ль может класть по 1 шт. в свой бумажник.

Составляются программы: 2 экз. для рук-ля; 1 экз. для его зам/И.О.; 1 экз. нужен для текущей работы. Мб использован как образец для будущих поездок.

Подготовку предварит. программы начинают с основных событий, у кот. время и место проведения уже жестко определены, а затем планир-ть остальной график.

В выборе транспорта главным фактором явл-ся время прибытия. Лучшее время поездки – в ночь, чтобы прибыть вовремя.

Если К. внеплановая, секр-рь обязан оповестить людей на отмен. прием. Если возникли проблемы, кот. может решить только рук-ль, то секр-рь должен связаться с рук-лем по тел. и на основе полученных указ-й организовать их исполнение.

Во время отсутствия рук-ля секр-рь выполняет все текущие дела.

При возвращении рук-ля инф-ть рук-ля о вопросах, возникших в его отсутствие. Рук-ль знакомит секр-ря с материалами командировки и передает из для отчета. В командировку нельзя отправлять несовершеннолетних и беременных.

14. Прием посетителей своего предприятия

Прием по текущим вопросам. Секр-рь должен довести до сведения всех сотр-в часы приема по текущим вопросам. Секр-рь должен направить к лицу, наиб. компетентному в решении вопроса. Прием сотр-в по личным вопросам. Больше внимания и тактичности. Приемы в конце недели. Во время проведения всех приемов секр-рь сам принимает тел. звонки. Тел. рук-ля мб подключен только в чрезвычайных обстоятельствах. Не пускать на прием посторонних сотр-в. Тогда направить их к зам-лям или назвать свободное время рук-ля. Рук-ль делает сам или поручает секр-рю сделать запись в журнале о рез-те беседы.

23. Организация презентаций.

1. Презентация организуется при открытии нового офиса, фирмы, филиала, демонстрации новых изделий, на которую приглашаются гости: партнеры, клиенты, а также высокопоставленные лица, решение которых может повлиять на бизнес фирмы; а также для придания солидного имиджа презентации.

2. Организация презентации включает:

- определение сроков проведения и количества гостей;

- составление и печатание программы;

- рассылка приглашений за 4 дня до начала;

- подготовка именных карточек с указанием Ф.И.О. и должности сотрудника;

- определение вида приема и соответствующая сервировка стола.

3. Проведение презентации обычно назначают после обеда в 15-16 час.

4. Открывает презентацию и ведет один из руководителей фирмы, который представляет сотрудников и сообщает о деятельности фирмы, ее перспективе развития. Для более наглядной иллюстрации деятельности гостям могут быть розданы проспекты с образцами продукции или продемонстрированы рекламные ролики или видеофильм.

5. Самое важное и интересное событие презентации - “изюминку” - необходимо провести, когда пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.

6. Угощают гостей во время презентации шампанским, вином или пуншом; непременно должно быть большое количество безалкогольных напитков.

7. Идеальный вариант закусок - когда можно брать их руками или салфетками (различные бутерброды).

8. Для презентации можно использовать муз. сопровождение, небольшой камерный или джазовый оркестр, но музыка должна быть ненавязчивой, а служить только фоном.

9. По окончании презентации гостям раздают рекламные издания, сувениры. Секретарь должна заранее рассчитать их количество, чтобы хватило всем.