1. Функции и задачи секретарской деятельности

Орг. функция:

– иметь перед собой ясную картину событий и действий как на сегодня, так и на несколько месяцев;

- быть готовой к эффективным действиям внутри офиса и за его пределами.

Инф. функция:

- К коммуникация (двухсторонняя недокументир. форма связи между рук-лем и его деловым окружением);

- личная К – рук-ль вступает в контакт с собеседником в реальном времени;

- безличная К – общение рук-ль осуществляет с временным интервалом, исчисляемым в ч, мин, дн.

- документация (2сторонняя, документир. форма связи, предполагающая инф. обмен м/у рук-лем и его деловым окружением, основанной на док-х.

Обязанности:

1. Прием поступающей на рассм-е рук-ля корреспонденции, ее передача в соотв. с принятым решением в СП / конкр.исполнителям для использ-я в процессе работы или подготовки ответов.

2. Ведение тел.переговоров, передача и прием инф-и по техср-вам Коммуникации, запись инф-и, полученной в его отсутствие и своевременной доведение до сведения рук-ля.

3. Ведение д/п в офисе рук-ля, включающая формир-е дел в соотв. с утв. номенклатурой, обеспечение сохр-ти док-в, передача дел на хранение в архив/на уничтожение, их последующее подписание.

4. Сбор, обработка и представление рук-лю документир. инф-и, необходимой для подготовки и принятия решения.

5. Подготовка проектов писем (в т.ч. ответных) и др. док-в.

Задачи секретарской работы:

1. Орг-я заседаний и совещаний, проводимых рук-лем (вкл. сбор необходимых материалов, оповещение участников о месте и времени проведения совещания, о повестке дня, их регистрация, ведение и оформл-е протоколов).

2. Орг-я приема посетителей, содействие операт-ти рассм-я, поступающих просьб и предл-й.

3. Контроль своевременности рассм-я и представления СП-ями и отв.исполнителями док-в, поступивших на исполн-е, правильность оформл-я, подготовленных проектов док-в, передаваемых рук-лю на подпись, а в необходимых случаях их качественное и опер. редактир-е.

4. Контроль исполнения приказов и распор, контроль соблюдения сроков выполн-я указаний и поручений, взятых на контроль, ведение РКК.

5. Обесп-е усл-й, способствующих эфф.работе рук-ля (в т.ч. обесп-е канцпринадлежностями).

6. Печать, тиражир-е служ.док-в, ввод текущей инф-и в банк данных.

Допзадачи:

7. Выполн-е поручений от имени рук-ля путем оповещения отв. исполнителей и др.раб-в.

8. Планир-е рабочего дня рук-ля.

9. Участие в проведении оценки и анализа рез-тов работы отв. исполнителей и др. раб-в предпр-я, исполнявших поручения рук-ля.

3. Должностная инструкция секр-ря

Должностная инструкция – это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника (категории работников) и устанавливающий порядок применения им в процессе указанной деятельности с ответствующих положений законодательных, нормативных, правовых актов. Функциональное назначение должностной инструкции:

1. Рациональное разграничение служебно-деловых полномочий работников.

2. Установление соразмерной служебно-деловой загрузки работников.

3. Распределение работ в зависимости от их сложности и квалификации работников.

Структура текста должностной инструкции:

1. Общие положения (Секретарь должен знать). 2. Функции (Получение и отправка документов). 3. Должностные обязанности (Для обеспечения функции по сортировке документов:производит первичную сортировку документов на вскрываемые и не вскрываемые). 4. Права (Делопроизводитель наделен: Функциональными правами требовать от руководства обеспечения предметами и материалами, необходимыми для работы и соблюдения правил охраны труда. Трудовыми правами: требовать обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.). 5. Ответственность (Секр-рь привлекается к дисциплинарной ответственности за невыполнение требований настоящей инструкции). 6. Взаимоотношения (таблица: получает/отправляет). 7. Условия оплаты труда (Должностной оклад делопроизводителю устанавливается в соответствии со штатным расписанием Общества и указывается в трудовом договоре.). 8. Показатели оценки работы (Критериями оценки работы делопроизводителя являются: отсутствие замечаний по оформлению дел).

Должностная инструкция разрабатывается на основании квалификационного справочника должностей, руководителей, специалистов и других служащих.

Формуляр должностной инструкции состоит из реквизитов:

- реквизиты общего бланка; - заголовка; - текста; - подписи; - визы согласования; - визы ознакомления; - гриф утверждения.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения. Утверждается руководителем организации, либо заместителем руководителя, курирующим данное структурное подразделение. Визируется руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала (отдел кадров), юристом. Основной датой должностной инструкции является дата утверждения.

4. Деловые и личные качества секр-ря:

1. Профнавыки. Высокая квалификация в обл. машинописи, стенографии, выполнение секрет. обяз-й в орг-и свяей.

2. Опыт орг. работы. Высокий ур-нь самоорг-и, умение орг-ть ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоян. достижения высоких рез-в.

3. Эфф-ть, надежность, отв-ть. Готовность брать отв-ть по поставленным рук-лем задачам.

4. Самост-ть, инициатива. И. в работе и умение не дожидаясь указаний рук-ля, принимать самост. решения.

5. Тактичность, дипломатичность. Конфиденциальность при ответах на запросы, в разговорах по тел, беседах с посетителем. Секр-рь дб общительным с раб-ми всех ур-ней и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях.

6. Пунктуальность. Для рук-ля имеет большее значение, организация встреч, совещаний.

7. Лояльность и преданность. Для созд-я идеальных отн-й с рук-лем.

8. Предвидение. Умение предугадать желания своего рук-ля, что экономит и освобожд-т его от необходимости планир-ть свою работы.

Личные качества. Особенности хар-ра.

1. Любезность и внимание в тел. переговорах и при встречи посетителей.

2. Чувство юмора.

3. Отзывчивость, умение адаптироваться (готовность помочь в любое время).

4. Умение быстро переключаться с одной работы на другую.

6. Умение правильно рассчитывать время, необходимое для больших нагрузок.

7. Интересы. Стремление пополнить общие знания, любовь к книгам и газетам.

8. Вежливость. Она и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.

5. Организация рабочего место секр-ря.

РМС – помещение смежное с каб. рук-ля. Эмоц. воздействие могут оказывать окружающие цвета. Главное в цветовом решении – мягкие нейтральные цвета без резких цветов. Мебель – светлая, но не очень яркая (желательно цвет натур. дерева). Свет должен падать сверху слева. Шумы – уровень шума 50 – 60 Дб. Дверная обивка, двойные двери, звукоизоляцонные рамы – это не роскошь, а необходимость. Комп-р дб установлен так чтобы за ним было удобно работать. Стул – поворотный, со спинкой, подлокотниками. Монитор – на ур-не глаз, на расст-и не менее 40 см. Экран не должен бликовать. Желателен держатель док-в. Надо избегать контрастности м/у ярким экраном и окр. пространством. Копираппараты, принтеры и мониторы образуют вокруг себя элетрич. поле, притягивающее пыль. Их лучше рассредоточить друг от друга на неск-ко метров.

Линолеум способен накапливать статич. эл-во, собирать пыль. Поэтому надо выбирать покрытие с диэлектриками. На работоспособность влияют запахи. Запах лимона снижает произв-ть труда, а розы – наоборот. Помещение необходимо проветривать. Живые цветы. Эфф. усл-я труда: порядок на раб. месте. На столе дб только те док-ты, кот. необходимы в данный момент. Нужно помнить о дизайне папок, в кот. хранятся док-ты, т.к. их видят посторонние люди. Папки, кот. польз-ся постоянно, дб на расстоянии вытянутой руки.

6. Рабочее место рук-ля. РМР

состоит из 3 функциональных зон: рабочая зона, з. совещаний, з. отдыха. Раб.место – оснащение техср-ми зоны действия человека, в пределах кот. он может вып-ть свои функции. Площадь помещения рук-ля учреждения – 24 – 55 кв.м. У рук-ля отдела – 8 – 24 кв.м. Температура – 20 – 22 С. Ур-нь освещенности зависит от назнач-я помещения: в каб. и рабочих комнатах не менее 300 Лк (люкс). В приемных и на лестницах – 100 Лк. Для автоматизир. раб. места – 300 – 500 Лк. Для сотр-в страше 45 лет ур-нь освещенности в 1,5 – 2 раза выше.

7. Имидж. Культура внешнего вида

Стиль для деловой женщины предпочтителен классический и деловой. Недопустимы романтический, фольклорный, спортивный, фантазийный, авангардный стили.

Виды одежды. Наиболее предпочтительны деловые костюмы с блузкой.

Желательны строгие закрытые блузки, допустима блузка – топ, без явного декольте.

Жилет с юбкой и блузкой или юбка и блузка возможны, хотя имеют меньший рейтинг деловых качеств.

Можно носить немного модной качественной бижутерии, но не более двух вещей одного ансамбля.

Наиболее оптимальными для делового имиджа являются украшения из камней (платина, золото, серебро). Хороши камни приглушенных тонов (яшма, лазурит, оникс, агат, бирюза и т.д.). Великолепны изделия из жемчуга. Ювелирные изделия не должны привлекать внимание своей дороговизной.

Правила в подборе украшений для делового имиджа: не использовать слишком блестящие и яркие украшения; избегать очень крупных украшений; не надевать динамичных (качающихся, звенящих) украшений; избегать очевидно дешевых и низкокачественных украшений; не надевать очень редких (антикварных) и слишком дорогих украшений. Очки вносят свой существенный вклад в формирование имиджа деловой женщины.

Однако затемненные очки в деловом имидже приводят к противоположному эффекту. Обувь предпочтительнее классического стиля. Оптимальным считаются туфли – лодочки, на среднем каблуке.Сумки должны быть деловой стилистики. Прическа должна быть аккуратная.

Лак предпочтительнее в пастельной гамме цветов, сочетающийся с помадой и макияжем в целом, а также с одеждой.